W biznesie wchodzimy i wychodzimy ze spotkań, podczas których podejmujemy wiele decyzji. Pod koniec spotkania w protokołach spotkań podejmowane są decyzje mające na celu zapewnienie, że wszyscy uczestnicy podejmą dalsze działania. Protokół ze spotkań obejmuje cały aspekt spotkania, od listy uczestników i porządku obrad, po działania, które należy podjąć, i decyzje, które należy podjąć w celu dalszych spotkań. Podjęcie określonych kroków w celu ustalenia protokołów spotkań zapewni, że Twój zespół, rówieśnicy i menedżerowie poznają tematy dyskusji i oczekiwania na dalsze działania.
Skorzystaj z agendy spotkania jako wskazówki do napisania minut spotkania. Program spotkania jest wytyczną spotkania. Aktualizuje uczestników i pozwala im poznać cele, ich role w ich osiągnięciu i jakie konkretne elementy są im przypisane. Ponieważ spotkanie jest oparte na porządku obrad, porządek obrad staje się przewodnikiem do sporządzania protokołu.
Krótko opisz role uczestników na spotkaniu lub projekty do dyskusji. Wyjaśnij rolę każdego uczestnika, aby pomóc nie-uczestnikom wiedzieć, kto uczestniczył w danym dziale i w jakim konkretnym celu. Przedstawienie ról uczestników gwarantuje, że każda osoba uczestniczy w spotkaniu w sposób celowy. Role uczestników są ważne dla facylitatora spotkania i uczestników, więc dyskusje na temat spotkań idą do przodu, bez ugrzęznięcia w omówionych wcześniej tematach.
Podkreśl cele spotkania, wyraźnie je określając. Na przykład: podejmowanie decyzji, zbieranie pomysłów lub aktualizacja zespołu o postępach. Cele aukcji pomagają czytelnikom protokołu jasno zrozumieć cel spotkania. Część celów lub celów jest tym, co wielu starszych menedżerów czyta; jeśli nie muszą być zaangażowani w realizację celów, nie jest potrzebne dalsze czytanie. Jeśli menedżer ma żywotny interes w realizacji celów, może wybrać udział w następnym spotkaniu.
Napisz decyzje podjęte na spotkaniu. Zwróć uwagę na wszystkie decyzje podjęte i omówione w celu ustalenia porządku obrad następnego posiedzenia. Zapisywanie decyzji umożliwia uczestnikom i nie-uczestnikom sprawdzenie, czy od nich wymagane są dalsze działania, na które następnie mogą się przygotować. Decyzje podświetlone na posiedzeniu zostaną podjęte, chyba że konieczna jest dalsza dyskusja na innym posiedzeniu, które byłoby decyzją samą w sobie. Przechwytywanie i dzielenie się decyzjami podjętymi podczas spotkania ma kluczowe znaczenie dla dokładnych, użytecznych minut.
Pisz zadania "Następny krok", dołączając do nich nazwisko osoby odpowiedzialnej. Te kroki umożliwiają moderatorowi spotkania przygotowanie się do następnego spotkania, a także dla uczestników i nie-uczestników, aby byli świadomi tego, za co odpowiadają po spotkaniu. To zapewnia, że osoby przygotowują się do następnego spotkania, wypełniając zadania lub przekazując je komuś, kto może je wypełnić i uczestniczyć w następnym spotkaniu.
Wyślij uczestnikom listę roboczą protokołu spotkania. Projekt umożliwi uczestnikom edycję protokołów, aktualizując notatki, kolejne kroki i decyzje. Wersja robocza zapewnia, że wszystkie informacje zostały poprawnie zarejestrowane, a osoby zarządzające przydzielonymi zadaniami lub działem. W ramach procesu oceny projektu podaj wszystkim uczestnikom termin zgłaszania uwag. Jeśli nie zostaną wprowadzone żadne zmiany, protokół zostanie zaakceptowany przez wszystkie strony.
Wyślij minutę spotkania. Po zebraniu wszystkich opinii wyślij protokół ze spotkania wszystkim osobom zaproszonym na spotkanie. Skopiuj innych pracowników lub uczestników, którzy muszą być poinformowani. Protokół powinien zostać wysłany w ciągu 24 godzin od zakończenia spotkania lub 12 godzin przed następnym spotkaniem, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
Wskazówki
-
Nie wszystkie informacje muszą zostać przechwycone w protokole ze spotkania, wystarczy podkreślić. Protokół ze spotkania jest skuteczny, gdy podsumowuje spotkanie z decyzjami i obowiązkami. Jeśli ułatwiasz spotkanie, poproś kogoś o sporządzenie notatek dla zespołu.
