Najlepsze praktyki zarządzania kontraktami zalecają regularne kontrole zgodności kontraktów. Jednak w przeciwieństwie do audytów sprawozdań finansowych, które zwykle mają miejsce corocznie, przeglądy umów zdarzają się częściej. Na przykład harmonogram audytu dla kontraktów inżynieryjnych i budowlanych często obejmuje comiesięczne audyty płatnicze, a także audyty kwartalne, półroczne lub roczne dla dłuższych projektów. Pełne zrozumienie procedur kontroli zgodności zwiększa szansę na złapanie błędów, które w przeciwnym razie mogłyby spowodować marnotrawstwo wydatków i przekroczenie kosztów.
Ustal cele audytu
W przypadku gdy przegląd odbywa się w ramach umowy, cykl życia określa cele audytu. Audyt kontrolny - taki, który ma miejsce na wczesnym etapie cyklu życia umowy - zazwyczaj koncentruje się na ocenie procesów wykonawcy i wewnętrznych kontroli. Celem jest poprawa komunikacji oraz identyfikacja i usprawnienie procesów zagrożonych nadmiernymi wydatkami. Audyt odzyskiwania - taki, który ma miejsce co miesiąc lub przed końcem płatnej umowy - szuka rozbieżności w rozliczeniach, takich jak nieprawidłowe, zawyżone i zduplikowane obciążenia. Celem jest zapobieganie błędom rozliczeniowym i odzyskiwanie nadpłat.
Zmontuj zespół audytu
Decydując o wielkości i składzie zespołu przeprowadzającego audyt, należy zwrócić uwagę na wielkość i złożoność umowy. Co najmniej dwa zespoły kontroli i kontroli powinny obejmować menedżera kontraktu, przedstawiciela działu księgowości i neutralną stronę trzecią. Jednak duże lub złożone umowy mogą wymagać dodatkowych członków zespołu, którzy znają procedury zarządzania umowami i audytu. Jeśli kontrola ujawni nieuczciwe działania, może być konieczne posiadanie doświadczonego księgowego lub oszusta.
Kontroluj procedury audytu
Audyt kontrolny dotyczy głównie procedur rozliczeniowych i płatności oraz kontroli prewencyjnych. Procedury obejmują intensywny przegląd umowy, a także kontrakty dla wykonawców i rachunków oraz procedury wprowadzania danych dotyczących płatności. W przeglądzie szuka się odpowiednich kontroli wewnętrznych, takich jak rozdział obowiązków, system zezwoleń i bezpieczeństwo informacji. Testy mogą obejmować tworzenie, przetwarzanie i płacenie przykładowej faktury, często wprowadzając zamierzone błędy, aby sprawdzić, czy istniejące kontrole są skuteczne.
Procedury audytu odzysku
Miesięczne audyty naprawcze uzgadniają ostatni raport kosztów pracy kontrahenta z kwotami naliczonymi w bieżącym okresie. Audytorzy rozpoczynają od przeglądu raportu o kosztach pracy i porównują go z fakturowaniem i warunkami płatności. W oparciu o obecność jakichkolwiek czerwonych flag, audytorzy mogą wybrać i przetestować tylko kilka lub wiele przykładowych transakcji dla różnych rodzajów kosztów, takich jak koszty pracy, koszty materiałowe, administracyjne i ogólne. Testy transakcyjne zazwyczaj polegają na ponownych obliczeniach i tworzeniu ścieżek audytu. Według KPMG, firmy audytorskiej, podatkowej i doradczej, audytorzy poszukują rozbieżności, takich jak znaczne nadgodziny, reklasyfikacje kosztów, naliczanie kosztów, nietypowe lub brakujące opisy kosztów, duże lub nietypowe kwoty w dolarach, koszty poniesione przed rozpoczęciem umowy i koszty administracyjne w domu koszty.
Utwórz raport uzupełniający
Po zakończeniu audytu zespół przygotowuje i przedkłada końcowy raport właścicielowi firmy i kontrahentowi, zazwyczaj podczas bezpośredniego spotkania. Chociaż ustalenia określają ilość informacji zawartych w raporcie, koncentrują się na identyfikacji, wyjaśnianiu i przedstawianiu zaleceń dotyczących korygowania rozbieżności lub nieskutecznych procedur. Audytorzy określają również cele, a także wyjaśniają przegląd umów i procedury testów audytowych.
