Wiele paczek prasowych trafia prosto do kosza na śmieci. Niektóre z tych pakietów po prostu nie zainteresowałyby czytelników, ale inne były po prostu źle przygotowane. Prawidłowe formatowanie pakietu prasowego zwiększy szanse na opublikowanie informacji. Wysyłanie pocztą e-mail pakietu zwiększa również możliwość uzyskania informacji wydrukowanych - nie tylko szybkie uzyskanie tych informacji, ale także umożliwienie ich łatwego reprodukowania.
Określ swoje cele związane z wysłaniem pakietu prasowego, a następnie zbadaj organizacje informacyjne, które mogą pomóc w osiągnięciu tych celów. Redaktorzy mają bardzo mało czasu, więc nie marnuj go. Mała gazeta w Ohio, która publikuje tylko lokalne wiadomości, nie jest zainteresowana zestawem prasowym z wydarzenia w Kalifornii. Stacja informacyjna skupiająca się na finansach nie jest zainteresowana zestawem prasowym o koncercie rockowym. Po zidentyfikowaniu właściwych mediów, zlokalizuj adres e-mail i nazwę redaktora, jeśli to możliwe, przeszukując Internet lub dzwoniąc do organizacji. Ogólny adres e-mail firmy może być użyty, jeśli adres e-mail redakcji nie jest dostępny. Zapoznaj się nie tylko z gniazdami mediów, ale także ze stylem mediów. Im bliższy jest zestaw prasowy do stylu organizacji medialnej, tym lepiej.
Napisz krótkie oświadczenie (od 3 do 10 słów) na temat tego, co wysyłasz w temacie wiadomości e-mail. Jeśli to możliwe, postaraj się pokazać, dlaczego dane media byłyby zainteresowane tymi informacjami. Na przykład, jeśli zestaw jest wysyłany do papieru skoncentrowanego lokalnie, należy podać lokalizację wydarzenia lub firmy w temacie.
Natychmiast wskaż punkt w treści wiadomości e-mail, a jeśli to możliwe, połącz ten główny punkt ze stylem i zainteresowaniami mediów. To, co uwzględnisz w treści e-maila, będzie się różnić w zależności od tego, co jest zawarte w zestawie prasowym. Jeśli zestaw nośników jest tylko komunikatem prasowym, dołącz tekst komunikatu do treści wiadomości e-mail i dołącz wersję do wygody. Jeśli zestaw prasowy jest pakietem o zdarzeniu, napisz krótką informację o tym, co to jest wydarzenie, kiedy jest i jakie jest załączone. Jeśli zestaw prasowy dotyczy lokalnej firmy, napisz krótką informację o tym, dlaczego wysyłasz zestaw.
Załącz plik zestawu prasowego do wiadomości e-mail. Bądź jednak ostrożny z jakim formatem plików wysyłasz, ponieważ nie wszystkie media mogą otwierać każdy rodzaj pliku. Ogólnie pliki PDF (przenośne formaty dokumentów) mogą być otwierane przez prawie wszystkich użytkowników, a oprogramowanie przeglądarki jest do pobrania bezpłatnie. PDF zapewnia również, że to, co widzisz na ekranie komputera, widzi odbiorca, bez formatowania zmian z różnych komputerów. RTF (Rich Text Format) są również łatwe do otwarcia; jednak format nie jest zachowywany w pliku RTF i nie jest najlepszy dla dokumentów z grafiką.
Upewnij się, że wszystkie zdjęcia przeznaczone do reprodukcji są wystarczająco duże, aby można je było przedrukować w wysokiej jakości; nie kompresuj obrazu, aby wysłać e-mail szybciej. Dokumenty tekstowe można łączyć w jeden plik, ale zdjęcia, które mają być uwzględnione w publikacji, należy dołączyć jako osobne pliki, ponieważ obrazów nie można łatwo oddzielić od dokumentu. Format pliku JPG jest często najlepszy dla obrazów.
Wróć do treści wiadomości e-mail. Podsumuj, wylistuj dokumenty, które dołączyłeś i dlaczego; wspomnij także, czy pliki są dostępne w innym formacie. Na samym końcu e-maila podaj pełne dane kontaktowe.
Przed wysłaniem wiadomości sprawdź dokładnie wszystkie aspekty. Upewnij się, że adres e-mail jest poprawny, treść wiadomości e-mail nie zawiera błędów i załączniki są poprawne.
