Oszczędź czas i pieniądze
Płace mogą być przygotowywane przez pracowników w firmie lub mogą być zlecane na zewnątrz w ramach usługi płacowej. Wiele firm odkryło, że outsourcing płac do profesjonalnej usługi faktycznie oszczędza czas i pieniądze firmy.
Koszty pracownicze w przypadku płac pracowniczych
Gdy firma decyduje się na przygotowanie swojej listy płac w firmie, koszty przygotowawcze pracownika są takie jak: płace, ubezpieczenie społeczne i składki Medicare, ubezpieczenie od odszkodowania pracownika, ewentualne świadczenia medyczne lub emerytalne oraz szkolenia. Gdy firma zatrudnia pracownika do obsługi listy płac firmy, pracownik ten musi być przeszkolony w zakresie rachunkowości i być w stanie obliczyć listę płac i odliczeń, wraz z przygotowywaniem raportów płacowych i dokonywaniem terminowych wpłat podatkowych.
Unikaj wysokich kar
Firma będzie odpowiedzialna za wszelkie błędy popełnione przez pracownika. Błędy te mogą być kosztowne, jeśli podatki nie są składane lub zdeponowane, a obliczenia zawierają błędy. Renomowane usługi płacowe gwarantują ich pracę i będą płacić kary, pod warunkiem że był to ich błąd. Jest całkowicie możliwe, że firma faktycznie będzie płacić więcej kar pieniężnych w każdym roku, niż koszt byłby dla outsourcingu płac. Gdyby skorzystali z usług płacowych, albo uniknęliby błędów, albo firma płaciliby odpowiedzialność za kary.
Obowiązki płac
Obowiązki kadry obejmują wypisywanie czeków dla pracowników, prawidłowe naliczanie podatków od wynagrodzeń i wynagrodzeń, nadzorowanie terminowych wpłat podatkowych i prowadzenie dokładnych raportów. Jeśli pracownik odpowiedzialny za przygotowanie wypłaty jest chory, nadal trzeba wydawać wypłaty. Usługi kadrowo-płacowe gwarantują, że listy płac są wydawane na czas w każdym okresie rozliczeniowym, przy minimalnym wysiłku pracowników wewnętrznych firmy.
Koszt outsourcingu
Koszt wynajmu usługi płacowej jest zazwyczaj oparty na liczbie pracowników. Gdy firma zarejestruje się w usłudze, tworzone są konta w banku firmowym i serwisie płac, dzięki czemu służba płac może wydawać wypłaty i depozyty podatkowe. Niektóre firmy decydują się na dostarczanie wypłat bezpośrednio do firmy, gdzie kontrole mogą być podpisywane i wydawane pracownikom. Inne firmy zezwalają firmie płacowej na bezpośrednie dostarczanie lub składanie czeków pracownikom.
Pierwsze kroki
Podczas zakładania konta w serwisie płacowym, informacje o podatku od przedsiębiorstw i formularzu pracownika W-4 są przekazywane do usługi wraz z stawką wynagrodzenia dla każdego pracownika. W każdym okresie rozliczeniowym firma kontaktuje się z usługą płac i informuje ich o liczbie godzin pracy każdego pracownika w ostatnim okresie rozliczeniowym. Następnie usługa płac oblicza wynagrodzenie, wszelkie odliczenia od wynagrodzeń, a także uruchamia federalną ulgę podatkową. Usługi kadrowe będą również przygotowywać i wydawać końcówki roku W-2 i 1099, a także składać miesięczne, kwartalne i roczne raporty płacowe i podatkowe.
