Konsolidacja i centralizacja to metody łączenia funkcji kilku działów organizacji w jeden dział. Przykładem może być technologia informacyjna - wiele organizacji najpierw zaczęło nabywać komputery w poszczególnych działach, z "ekspertami" w każdym dziale odpowiedzialnym za instalację i konserwację. Gdy sieć stała się praktyczną rzeczywistością, większość z tych organizacji skonsolidowała odpowiedzialność za obsługę i utrzymanie swojej sieci, a także utrzymanie poszczególnych komputerów w jednym dziale IT.
Obniżanie kosztów dzięki korzyściom skali
Jedną z najbardziej znaczących korzyści konsolidacji i centralizacji jest aspekt ekonomiczny. Obciążenie ilościowe ogólnie zmniejsza koszt jednostkowy, niezależnie od tego, czy jest to biurko i krzesło, komputer, koszty kserowania czy usługa telefoniczna. Firma może nawet potrzebować mniejszej ilości sprzętu, ponieważ urządzenia takie jak routery bezprzewodowe i kserokopiarki dużej pojemności mogą obsługiwać więcej użytkowników. Te same korzyści skali dotyczą także pracowników - recepcjoniści i inni pracownicy pomocniczy często obsługują skonsolidowane biuro z niewielką lub żadną stratą wydajności.
Eliminowanie nadmiarowości
Konsolidacja i centralizacja redukują nadmiarowość. Na przykład, różne działy w firmie mogą mieć konta dla materiałów biurowych u lokalnego dostawcy i przypisać kogoś, kto będzie odpowiedzialny za przechowywanie i monitorowanie zapasów oraz uzupełnianie zapasów w razie potrzeby. Ujednolicony system pozyskiwania materiałów biurowych również przynosi korzyści firmie, oferując korzyści skali, a także redukując całkowity czas poświęcony na materiały biurowe.
Ustanawianie jednolitych procedur
Dzięki konsolidacji niektórych funkcji w ramach jednego działu firma eliminuje możliwość stosowania różnych standardów i praktyk w różnych obszarach. Każdy dział w firmie ma na przykład inne wymagania dotyczące personelu. Jednak proces zatrudniania w większości firm jest scentralizowany w dziale kadr, zapewniając jednolite procedury dla wszystkich wnioskodawców, a tym samym zmniejszając potencjalną odpowiedzialność firmy. Nawet jeśli firma ma wiele lokalizacji i musi utrzymywać obecność HR w każdej z nich, funkcja ta jest zazwyczaj ściśle monitorowana przez centralę firmy.
Obniżenie kosztów ogólnych
Konsolidacja może obniżyć koszty nieruchomości i inne koszty ogólne. Niektóre firmy przeniosły funkcje back office, a czasem nawet biura sprzedaży i biura wykonawczego, z kosztownych lokalizacji miejskich i skonsolidowały je z centrami magazynowymi i dystrybucyjnymi na obszarach podmiejskich lub wiejskich, znacznie zmniejszając ich koszty, zwiększając swoją przestrzeń. Korzyści skali mogą również mieć zastosowanie, jeśli działy mogą dzielić zaopatrzenie, sprzęt i personel pomocniczy.
Rozważania
Myśl i planowanie powinny przejść do każdego procesu konsolidacji i centralizacji, ponieważ mają one sens w wielu różnych okolicznościach, ale nie we wszystkich. Na przykład konsolidacja procesu rekrutacji i rekrutacji w centrali firmy z wieloma lokalizacjami ostatecznie doprowadzi do większej nieefektywności i kosztów.
