Wszystkie organizacje wymagają dobrego zarządzania rekordami, od momentu wygenerowania rekordów, dopóki nie zostaną usunięte z systemu. Nieistniejące lub źle zaplanowane systemy zgłoszenia prowadzą do trudności w wypełnianiu i odzyskiwaniu dokumentacji lub do braku wydajności w zarządzaniu przepływem informacji. Mogą również ustanowić kwestie prawne z powodu zaginięcia dokumentacji lub niechlujstwa w prowadzeniu dokumentacji. Dobrze zaprojektowane systemy archiwizacji wykorzystują alfabetyczne, alfanumeryczne lub numeryczne etykiety kodowe, generując efektywne zarządzanie rekordami i produkując bardziej profesjonalne organizacje.
Objaśnienia dotyczące systemów numerycznych
Numeryczne systemy plików przypisują numery do każdego pliku lub rekordu zawierającego informacje. Numerację można pobrać z samego rekordu (np. Numery zamówień), numerując pliki w kolejności generowania rekordów (od 1 do 1000), używając numeracji przekrojów, gdzie pliki ponumerowane w sekcjach - lub kategoriach - jako 100, 200, 300 itd.., należą do określonych podpunktów tematycznych lub używają liczb dziesiętnych (podobnie jak system dziesiętny Deweya). Numeryczne systemy plików często zawierają indeks plików, aby pomóc w odzyskaniu rekordów.
Organizacja i utrzymanie porządku
Kodowanie numeryczne umożliwia przesuwanie całych sekcji rekordów przy zachowaniu odpowiedniej kolejności. Rejestry są składane kolejno, od prawej do lewej i od góry do dołu. Pliki prosto-numeryczne są uporządkowane w kolejności rosnącej - od najniższej do najwyższej. Pliki dupleksowo-numeryczne mają dwa lub więcej zestawów liczb rozdzielonych myślnikami, przecinkami lub spacjami i wypełniane przez zestaw otwierający, po którym następują kolejne numery. Chronologiczno-numeryczne pliki indeksów według roku, miesiąca i dnia.Terminal-cyfrowe-numeryczne systemy pozwalają na grupowanie plików na półkach, organizowanie plików według ostatniego numeru (od dwóch do czterech cyfr) jako podstawowego elementu archiwizacji, i zapisywanie rekordów kolejno po ostatnim numerze, środkowym numerze, a następnie pierwszym numerze. Wymagania dotyczące przestrzeni na półki można łatwo określić, grupując rekordy według sekcji numerycznych - 10, 100, 1000 rekordów na półkę lub regał. Dodatkowo organizacja nagrań jest dodatkowo powiększana o indeksowanie plików.
Precyzja
Wielostronicowe systemy archiwizacji - często pobierane i uzupełniane pliki - w połączeniu z kolorowymi etykietami umożliwiają szybsze pobieranie i ponowne przechowywanie plików oraz eliminują zamieszanie, gdy liczba spada w sekwencji. Na przykład w systemach z terminalem cyfrowym końcowa liczba jest kodowana jednym kolorem, środkowa liczba otrzymuje oddzielny kolor, a pierwsza liczba ma swój własny kolor. Gdy zmienia się pierwsza, środkowa i ostatnia liczba, zmienia się kolor. Kolor działa jak wizualna wskazówka, aby zwiększyć szybkość i efektywność w wypełnianiu.
Szybkość składania
Numeryczne systemy segregacji w połączeniu z kodowaniem kolorami zwiększają szybkość zapisu i odzyskiwania rekordów - nawet jeśli pobieranie pliku oznacza odwołanie się do indeksu w celu zidentyfikowania numeru pliku - ponieważ administrator plików ma natychmiastową świadomość lokalizacji pliku według grup plików. W przypadku fuzji organizacji, w których poszczególne organizacje mają różne systemy numerowania, kody numeryczne nie muszą być zmieniane. Dodawanie plików do pokoju plików jest szybsze, ponieważ pliki o mniejszych numerach (6 cyfr) są umieszczane po lewej stronie plików z wyższym numerem (7 cyfr).
Poufność
Numeryczne systemy plików pozytywnie identyfikują określone zapisy przy zachowaniu poufności, co jest szczególnie ważne w dokumentacji medycznej, klienta i pracownika, poprzez wyeliminowanie jakichkolwiek osobistych znaków tożsamości. Numeryczne systemy archiwizacji są zgodne z zasadami HIPAA.
