Pisemne instrukcje dla pracowników są często bardziej pomocne niż instrukcje werbalne. Pismo zawierające szczegółowe informacje na temat nowej polityki lub procedury daje pracownikom dokument do wykorzystania w przyszłości. Oprócz pomagania im w pamiętaniu, jak postępować zgodnie z nową procedurą, pismo w sprawie dyrektywy spełnia wymóg prawny dotyczący oficjalnego powiadamiania o nowej polityce nakazanej przez prawo. Na przykład na początku 2011 r. Wiele miast wprowadziło zakazy palenia, które mają wpływ na firmy w danym regionie. Obowiązkiem pracodawcy jest informowanie pracowników o tym, jak stosować się do nowej polityki w zakresie palenia.
Umieść firmowy papier firmowy w drukarce. Ta dyrektywa jest oficjalnym powiadomieniem, a papier firmowy wzmocni formalny charakter informacji.
Wpisz pełną datę. Zawsze musisz zawrzeć datę na dyrektywie, ponieważ określa ona czas powiadomienia. Pomiń linię.
Wpisz nazwę odbiorcy i jej adres, jeśli dyrektywa dotyczy tylko jednej osoby. Jeśli jest to zwykły list do wszystkich pracowników, pomiń nazwę i adres.
Wpisz "Drodzy wartościowani pracownicy", a następnie dwukropek, jeśli list trafi do wszystkich pracowników. Wpisz konkretną nazwę, jeśli odwiedza ją jedna osoba.
Rozpocznij pismo z bezpośrednim stwierdzeniem, o co chodzi w instrukcjach. Podaj odpowiednie szczegóły dotyczące polityki lub procedury, np. Kiedy wejdzie ona w życie i na kogo wpływa ta polityka.
Wymień czynności, które należy wykonać, aby wykonać zadanie lub aby zachować zgodność z nowymi zasadami. Używaj przejrzystego, łatwego do odczytania języka, którego mogą przestrzegać pracownicy.
Wyjaśnij, w jaki sposób nowa polityka przyniesie korzyści odbiorcy (-ów) i podziękuj za współpracę. Wyjaśnij, co się stanie, jeśli pracownik zdecyduje się nie przestrzegać dyrektywy.
Podaj odpowiednie terminy lub dane kontaktowe w ostatnim akapicie. Opisz metodę oceny przestrzegania przez pracowników, jeśli dotyczy. Zaproponuj odpowiedź na wszelkie pytania, które mogą mieć odbiorcy.
Zamknij list, wpisując pełne szacunku zamknięcie i wpisując swoje pełne imię i nazwisko oraz tytuł. Wpisz powyżej wpisaną nazwę.
Poproś innego przełożonego, aby przeczytał list, aby upewnić się, że nie przegapiłeś żadnych informacji.
Wyślij list (y). Jeśli dyrektywa jest wynikiem zmiany prawa, rozważ prośbę o potwierdzenie podpisu od odbiorcy (-ów), aby dowieść, że dyrektywa została przyjęta.
