Pracownicy na wszystkich poziomach mogą być zmuszeni do pisania memorandów z obwieszczeniem (zwykle nazywanych notatkami) jako części swoich zadań. Pisanie skutecznych notatek pozytywnie odbija się na osobie, która je pisała, ponieważ jest oznaką dobrych umiejętności komunikacyjnych. Notatki z ogłoszeń dają pozytywne i negatywne wiadomości dla pracowników w całej organizacji. Ogłoszenia o awansie i ogłoszeniu o pracę są często odbierane z podekscytowaniem, a zmiany w polityce i ogłoszenia o ograniczeniach mogą powodować niepokój i stres. Stworzenie solidnej wiadomości pomaga w przekazywaniu wiadomości w sposób jasny i pozytywny.
Zidentyfikuj kluczową wiadomość, którą próbujesz przekazać. Zastanów się, czy wiadomości będą mile widziane, czy nie, i wykorzystaj te informacje, aby zdecydować, jak najlepiej ustawić ramkę dostarczanej wiadomości. Wiadomości negatywne będą potrzebować więcej informacji o tym, dlaczego coś się robi, podczas gdy pozytywne wiadomości mogą skupiać się na dostarczanych wiadomościach bez dodawania szczegółowych informacji o przyczynach tego wydarzenia.
Dowiedz się, jak cztery podstawowe elementy notatki. Najlepsze noty pozostają w akceptowanym formacie uznanym w pisaniu biznesowym. Robiąc to, autorzy pisma pozostają neutralni w swoich zapowiedziach i nie wydają się stronniczy. Notatki zawierają cztery kluczowe sekcje: nagłówek, otwarcie, treść i zakończenie.
Utwórz swój nagłówek. Nagłówki obejmują cztery główne sekcje: do, z, daty i tematu. Pole "Do:" zawiera listę odbiorców i ich tytułów. Pole "Od:" zawiera nazwę i tytuł osoby, z której pochodzi notatka. Pole "Data:" jest najczęściej datą dostarczenia notatki, w porównaniu z datą jej utworzenia lub utworzenia. Pole "Subject:" mówi odbiorcom o celu notatki. Te pola są podobne do pól powszechnie używanych w wiadomościach e-mail i powinny wyglądać następująco:
Do: Od: Data: Temat:
Napisz otwarcie notatki. Pierwszy akapit dotyczy celu komunikacji. w tym wszelkie dodatkowe informacje potrzebne, aby pomóc odbiorcom w zrozumieniu ogłoszenia.
Napisz treść notatki. Organ zawiera wszelkie szczegółowe informacje, które muszą znać odbiorcy. Promocje mogą obejmować informacje o nowej pracy i obowiązkach pracownika, a także o tym, kiedy podejmą się nowej roli. Zmiany w polityce powinny zawierać informacje o tym, kiedy nowa polityka stanie się skuteczna i jak wpłynie ona na pracowników.
Napisz wniosek z notatki. Dobry wniosek mówi pracownikom, co powinni zrobić, aby przygotować się na zmiany.
Poświęć trochę czasu z notatki, a następnie wróć do niej, aby edytować ze świeżymi oczami. Dobrze napisane notatki są wolne od błędów gramatycznych i dostarczają przejrzystych wiadomości.
