Skuteczne wdrażanie nowych polityk i procedur zależy od starannego rozważenia bieżących problemów i jasnego sformułowania działań mających na celu ich rozwiązanie. Decydenci i menedżerowie muszą wyraźnie komunikować się z wszystkimi osobami, których to dotyczy, w tym osobami spoza organizacji, i wykorzystywać wiele sposobów przekazywania nowych zasad i procedur.
Efektywna komunikacja
Zastanów się, na kogo wpływ będą mieć nowe zasady i procedury, patrząc nie tylko na personel w Twojej organizacji, ale także na populacje zewnętrzne, na które wpływ mają nowe środki. Znajomość wszystkich stron, które zostaną dotknięte, pomoże określić środki, za pomocą których się komunikujesz. Przywódcy organizacji często zakładają, że nowe procedury wpłyną tylko na praktyki organizacji i zaniedbują rozważenie większych konsekwencji.
Wyznacz pracownika o silnym zrozumieniu technicznych pism i komunikacji, aby ogłosić nowe zasady / procedury. Wybór takiej osoby do obsługi komunikacji nowych środków gwarantuje, że wszystkie poziomy organizacji, niezależnie od wiedzy technicznej lub doświadczenia, zrozumieją nowe zasady i procedury.
Zapowiedz nowe zasady i procedury, korzystając z wielu sposobów komunikacji, aby dotrzeć do wszystkich zamierzonych odbiorców. Podejście uniwersalne nie działa. Organizacja może powiadamiać klientów i innych odbiorców za pomocą listów, e-maili i reklam. Memoranda, spotkania pracowników, broszury i podręczniki mogą być używane do powiadamiania pracowników. Komunikacja z członkami personelu powinna nie tylko wyrażać nowe środki, ale także ogłaszać nowe programy szkoleniowe i wyjaśniać, w jaki sposób nowe procedury wpłyną na istniejące działania. Kierownictwo powinno również zapewniać pracownikom informacje o tym, gdzie uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące nowych zasad i procedur.
