Aby zdefiniować administrację umowy w najprostszy sposób, zadaniem jest dopilnowanie, aby każdy wykonawca spełniał swoje obowiązki zgodnie z warunkami i postanowieniami zapisanymi w umowie. Posiadanie nadzoru nad złapaniem odchyleń i niespełnionych warunków w momencie ich wystąpienia oznacza, że projekt lub osoba ma większe szanse na powodzenie w realizacji zamówienia w celu skorygowania problemów lub pominięć długo po tym fakcie, niż niedługo po ich wystąpieniu. Doskonałe umiejętności zarządzania kontraktami są nieocenione w firmach, które regularnie zatrudniają wykonawców.
Czym jest procedura kontraktowa?
Podczas tworzenia umowy rozpoczyna się siedmiostopniowy proces. Wszystkie siedem z tych etapów objęte są parasolem zarządzania umowami, a administracja kontraktowa tak naprawdę nie osiąga pełnej gotowości aż do około piątego kroku. Kierownik kontraktu może być zatrudniony do nadzorowania umowy, a ich rola rozpoczyna się, gdy tylko zaczyna się rozmowa o umowie. Ale dzięki świetnemu zespołowi nadzoru kontraktowego menedżer i administrator mogą pracować w tandemie na wszystkich siedmiu etapach.
Pierwszym krokiem jest ustalenie, jaki będzie cel umowy. Jakie są zagrożenia i oczekiwania? Jakie są potrzeby i czas trwania? Dlaczego umowa jest potrzebna?
Drugi krok polega na opracowaniu umowy. Zespół prawników powinien znajdować się na pokładzie, aby uniknąć jakichkolwiek niejasności, ponieważ brak jasności może sprawić, że umowa będzie narażona na niespełnienie lub słabe wyniki.
Krok trzeci to proces negocjacji. Druga strona otrzymuje umowę i korzysta z okazji, aby wyeliminować wszelkie problemy, które mogą mieć, lub wyeliminować wszystko, co postrzegają jako nierealne lub niesprawiedliwe. Aby uniknąć trudnych negocjacji kontraktowych, mądrze jest podpisać umowę po komunikacie, aby zrozumieć oczekiwania drugiej strony. Po rozpoczęciu negocjacji i wymianie zdań, nazywa się to "redlining" i może się skomplikować, jeśli zespół nie jest na szczycie zmian. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania umowami może znacznie ułatwić proces ten, a także nadzór administracyjny. Istnieje kilka tuzin dobrze zalecanych systemów oprogramowania do zarządzania, które mogą ułatwić zawarcie umowy, w zależności od potrzeb.
Zatwierdzenie następuje w kroku czwartym. W przypadku większych firm może być wymagany proces audytu lub spotkanie zarządu wymagane do zawarcia umowy i uzyskania zgody. Oprogramowanie do zarządzania może uprościć to poprzez umożliwienie zatwierdzania w czasie rzeczywistym przez tych, którzy mają uprawnienia do ich udzielania.
Krok piąty polega na podpisaniu linii przerywanej. Realizacja zamówienia oznacza uzyskanie podpisów i ostatecznych umów. Dating i świadków mogą być wymagane. Prawnie wiążące podpisy elektroniczne są przydatne, gdy strony nie są w tym samym mieście lub kraju. Administrator upewnia się, że wszyscy mają ustalony harmonogram, aby ukończyć proces wykonania przed podpisaniem umówionych terminów.
Po zaakceptowaniu i wykonaniu umowy konieczne mogą być poprawki i rewizje w miarę wprowadzania projektów i zadań. Zarządzanie nimi może być częścią roli administratora kontraktu i może być uproszczone za pomocą programów zarządzania umowami. Nadążanie za zmianami i zmianami jest szóstym etapem procesu kontraktowego.
Administrator kontraktu jest teraz głównym i centralnym obszarem odpowiedzialności, ponieważ rozpoczyna się siódmy etap procesu zawierania umów. Po drodze administrator powinien monitorować postępy i sukcesy związane z zakontraktowanymi usługami. Regularne audyty oznaczają łapanie niedoborów lub wykorzystywanie okazji, które mogą pojawić się po drodze. Powinny istnieć przypomnienia i alarmy dotyczące takich rzeczy jak odnowienia i etapy realizacji, które powinny być przekazywane wszystkim kierownictwu wyższego szczebla, który musi być informowany o postępie umownym. Administrator i kierownik kontraktu muszą być komunikatywni i proaktywni, aby uniknąć upływu czasu lub upływu terminu bez podjęcia działań.
Jakie są funkcje administracji kontraktowej?
W tej pracy jest znacznie więcej niż to, co na pierwszy rzut oka. Doskonałe zarządzanie kontraktem oznacza dobrą współpracę z kadrą kierowniczą i personelem na wszystkich poziomach. Bycie doskonałym komunikatorem może oznaczać pomoc w tworzeniu bardziej skutecznych umów i zapewnieniu spełnienia wszystkich potrzeb i życzeń. W tym celu będą musieli sprawnie współpracować zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Może to wymagać umiejętności współpracy z partiami na całym świecie i prawie na pewno będzie wymagać współpracy z zespołami prawnymi i ds. Zamówień.
Umiejętności negocjacyjne administratora kontraktu nie będą dyskusyjne. Będą wykorzystywać wiedzę i wgląd, aby wyłudzać ceny, warunki spełnienia i warunki, będąc jednocześnie monitorem hali, który upewnia się, że wszystkie są spełnione w miarę upływu czasu. Będą także pewnymi analizatorami ryzyka, które będą w stanie ustalić, czy poprawki lub korekty mogą być sprzeczne z najlepszym interesem ich firmy.
Administratorzy kontraktów muszą dobrze radzić sobie nie tylko z rozwiązywaniem konfliktów, ale także z ich zauważaniem przed ich eskalacją. Może to oznaczać pracę nad stworzeniem jasnego języka i reguł, które mogą być stosowane do przyszłych kontraktów, a nawet obecnych, w celu rozwiązania lub uniknięcia problemów.
Wymagane jest zgłaszanie postępów w zarządzaniu i innych ważnych graczach, nawet jeśli wszystko idzie gładko, ponieważ wiele innych aspektów działalności firmy może być dotkniętych jakimkolwiek sukcesem lub czkawką w umowie.
Wreszcie będą monitorować przepływ środków pieniężnych, aby upewnić się, że wypłaty i inne płatności wynikające z umowy są dokonywane prawidłowo i zgodnie z harmonogramem oraz, że zostały one otrzymane przez odpowiednie strony.
Kariera w administracji kontraktowej
Zarządzanie kontraktami to rozwijająca się dziedzina, a Biuro Statystyki Pracy sugerujące możliwości zatrudnienia może wzrosnąć o 10 procent między 2016 a 2026 r., A trajektoria wzrostu jest wyższa niż w większości karier. Biorąc pod uwagę, jak bardzo odnosi się to do sukcesu kontraktowego, jest to praca, która wymaga wyższego wykształcenia, przy czym minimum to stopień bakałarza połączony z dużym doświadczeniem związanym z pracą zawodową lub magistrem zarządzania biznesem z pokrewnymi stopniami. w księgowości, ekonomii i matematyce. Studia licencjackie często również dobrze nadają się do tej kariery.
Branże, które wymagają administratorów kontraktów, są szeroko rozpowszechnione. Budownictwo to ogromny obszar zarządzania kontraktami i administracji, a wnioskodawcy mogą korzystać z wykształcenia inżynieryjnego lub architektonicznego oprócz dyplomu biznesowego. Sport jest świetnym podziałem administracyjnym kontraktów, z każdym od dostawców żywności po graczy, którzy muszą być pod kontraktem. Każdy rodzaj firmy produkcyjnej lub inżynieryjnej będzie potrzebował stałej ręki z umowami. Instytucje edukacyjne, takie jak uczelnie i szkoły, nieustannie zajmują się wszelkiego rodzaju umowami, tak jak każde przedsiębiorstwo rządowe. Specjaliści zajmujący się zasobami ludzkimi regularnie zajmują się również administrowaniem kontraktami i zarządzaniem.
Umiejętności Każdy administrator kontraktu potrzebuje
Może istnieć zespół prawny zaangażowany w tworzenie umów, ale zadaniem administratora jest wspieranie wszystkich poziomów procesu kontraktowego. W rezultacie muszą mieć wyjątkowe umiejętności pisemne i ustne. Rzeczywistość umów jest taka, że nawet niewłaściwie umieszczony przecinek może radykalnie zmienić znaczenie linii, co może przynieść poważny zryw. Oznacza to, że umiejętności czytania ze zrozumieniem muszą być na najwyższym poziomie.
Nadzór administratora przyniesie drobiazgową dbałość o szczegóły - są to osoby, które prawdopodobnie zauważają błędy w menu restauracji. Dostrzegają także jakość pracy i łatwo zauważają niespójności.
Administrator kontraktu musi mieć zarówno sprawdzone umiejętności przywódcze, jak i być solidnym graczem zespołowym. Te umiejętności gry zespołowej i tendencje w zakresie zarządzania będą im dobrze służyć, gdy przychodzi czas na tworzenie raportów, negocjowanie między stronami i działami oraz pełne nadzorowanie realizacji umów.
Jeśli masz umiejętności, które posiadasz i kochasz ideę trudnej kariery w rozwijającej się dziedzinie, administracja kontraktowa może być dla ciebie karierą.
Biuro Statystyki Pracy zawiera administratorów kontraktów pod kierownictwem administratorów usług administracyjnych i stwierdza, że średni dochód w tych rolach administracyjnych w 2017 roku wyniósł 94,020 USD.
