Zapytanie ofertowe, zwane również zapytaniem ofertowym, to dokument, który tworzysz, gdy potrzebujesz zdobyć nowe towary lub usługi dla swojej firmy. Zapytanie ofertowe określa Twoje konkretne potrzeby potencjalnym dostawcom i zachęca ich do składania ofert do sprawdzenia, co pozwala wybrać dostawcę, który może zapewnić najlepszy poziom usług dla Twojej firmy w ramach dozwolonego budżetu. Chociaż nie ma standardowego formatu do pisania zapytań ofertowych, te instrukcje krok po kroku pomogą Ci stworzyć efektywne i jasne zapytanie ofertowe do wszelkich potrzeb biznesowych.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer z edytorem tekstu
-
Drukarka (do wysyłki)
-
Papier (do korespondencji)
-
Koperty / przesyłki (do korespondencji)
-
Dostęp do Internetu (do poczty elektronicznej)
Określ swoje potrzeby. Chcesz poświęcić trochę czasu na dokładne ustalenie, o co prosisz i ile jesteś w stanie za to zapłacić. Zapytanie ofertowe obejmuje zarówno niezbędne "rzeczy do życzenia" (twoje wymagania), jak i "życzliwe osoby" (twoje potrzeby), ale upewnij się, że identyfikujesz to, co dostawca musi dostarczyć lub dostarczyć w celu zdobycia firmy. Jest to niezbędna część procesu - jeśli nie potrafisz jednoznacznie określić swoich potrzeb, nie otrzymasz żadnych propozycji, które zaspokoją te potrzeby.
Przygotuj szkic. Ponownie, chociaż nie ma trudnych i szybkich zasad tworzenia zapytania ofertowego, podaj najdokładniejsze i najbardziej szczegółowe informacje. Najprawdopodobniej prawdopodobnie wykorzystasz nagłówki sekcji, które zawierają wprowadzenie (a nie tylko wprowadzenie do Twojej firmy, ale do projektu / potrzeby i tego, jak chcesz, aby ta potrzeba została uwzględniona), wymagania (" -to-haves "), kryteria wyboru, których użyjesz do ustalenia, komu przyznasz ofertę, budżet (ile jesteś gotów wydać) i terminy (jak szybko to zrobisz). Może się okazać, że dodasz lub odejmiesz sekcje, zgodnie z potrzebą konkretnego zapytania ofertowego, a nawet dodasz podsekcje dla dodatkowych informacji, które sprzedawca musiałby znać przed licytowaniem.
Wypełnij swoją sekcję wymagań. Jest to zwykle najdłuższa sekcja i ta, która wymaga największej uwagi. Pamiętaj, aby określić, czego potrzebujesz, a nie w jaki sposób tego potrzebujesz - chyba że proces jest specyficzną i istotną częścią projektu. Używaj też jasnych słów, aby odróżnić swoje "potrzebne" (używaj woli, musi i wymagane) i "miłe-do-posiadania" (może, może i opcjonalnie).
Napisz swoje zapytanie ofertowe. Możesz wyszukiwać w trybie online dla przykładowych zapytań ofertowych, jeśli posiadasz blokadę pisarza.
Sprawdzanie pisowni i sprawdzanie swojego zapytania ofertowego. W niektórych branżach niewłaściwie umieszczony przecinek dziesiętny może mieć ogromne znaczenie.
Przekaż swoje zapytanie ofertowe. Możesz wysłać pocztą lub e-mailem do potencjalnych znajomych, których znasz, lub udostępnić na inne sposoby, na przykład na stronie internetowej Twojej firmy.
Wybierz wygrywającą ofertę.
Wskazówki
-
Przygotuj swoje zapytanie ofertowe w ciągu 8-10 tygodni, zanim będziesz potrzebować projektu lub usługi. Pozwala to na czas, w którym wnioski będą filtrowane i aby najlepsza decyzja była możliwa.
Zdecyduj z wyprzedzeniem, jakie kryteria wyboru użyjesz do określenia zwycięskiej oferty. Wszystkie firmy mają różną siłę i dostosują swoją propozycję gry do tych mocnych stron. Szukasz najlepszej ceny, najbardziej doświadczonego dostawcy lub najkrótszego czasu realizacji?
Możesz wymagać od sprzedawców, aby przygotowali swoje propozycje w określony sposób lub formacie, ale powiedz im to w zapytaniu ofertowym.
Ostrzeżenie
Sprzedawca zazwyczaj płaci za przygotowanie własnej propozycji / oferty jako powszechnej praktyki w większości branż. Możesz jednak wyraźnie to wyjaśnić w swoim zapytaniu ofertowym.
