Polityki to zasady, zasady i wytyczne, które kierownictwo organizacji stosuje, aby osiągnąć długoterminowe cele, zgodnie z witryną businessdirectory.com. Kształtują wszystkie ważne decyzje i działania. Procedury to kroki, które pracownicy przeprowadzają w codziennych operacjach, aby zapewnić, że to, co robią, odzwierciedla i wspiera istniejące polityki. Gdy są wiernie przestrzegane, dobrze napisane zasady i procedury promują efektywność, skuteczność i spójność przy jednoczesnym zachowaniu filozofii lub "wizji" organizacji.
Wytyczne z góry do dołu
Według AME Info, środkowo-wschodniej strony internetowej poświęconej informacjom biznesowym, strategie określają i dostarczają wskazówek, jak osiągnąć cele biznesowe, strategie i cele. "Polityki identyfikują kluczowe działania i zapewniają ogólną strategię dla decydentów, w jaki sposób radzić sobie z problemami w miarę ich pojawiania się" - dodaje AME. Zasady opisują akceptowalne i niedopuszczalne wybory i zachowania oraz określają kontekst i granice, w obrębie których można opracować procedury. polityka niedyskryminowania jakiegokolwiek kandydata na stanowisko ze względu na rasę, płeć, wiek lub kraj pochodzenia pomaga działowi zasobów ludzkich w opracowaniu procedur zapewniających równe traktowanie wszystkich kandydatów.
Narzędzie zarządzania
Procedury wyjaśniają obowiązki zawodowe pracowników i wskazują zakres ich obowiązków. Wskazówki te pomagają pracownikom nie przeszkadzać sobie nawzajem lub przekraczają ich granice, co może prowadzić do błędów i nieporozumień. Są to również zestawy instrukcji, które pracownicy wykonują, aby zapewnić, że wykonują określone zadania w sposób dokładny i spójny. Przestrzeganie dobrze napisanego zestawu procedur pomaga pracownikom w samodzielnym poznawaniu i wykonywaniu wielu lub wszystkich aspektów ich pracy, co zmniejsza potrzebę interwencji menedżerów w sposób często lub w sposób mikromanażowy. Przykładem procedur będą czynności podejmowane przez pracownika w celu naprawy uszkodzonej maszyny. Mogą to być: zorganizowanie oceny szkód ekspertów, uzyskanie zgody na zakup niezbędnych części i robocizny, identyfikacja odpowiedniego dostawcy i koordynacja płatności za produkty lub świadczone usługi.
Konsystencja
Ustanowione zasady i procedury zapewniają, że sposób prowadzenia działalności przez organizację nie zmienia się w czasie, nawet jeśli odchodzą główni liderzy lub inni pracownicy. Są dostosowane do organizacji i pracy, a nie do konkretnego pracownika. Podążając za nimi, nawet najnowszy pracownik może szybko dowiedzieć się, jak działa organizacja i dlaczego, czego oczekuje się od każdej osoby na tym stanowisku i jakie są jej zadania. Jednak menedżerowie powinni okresowo przeglądać i aktualizować zasady i procedury, aby odzwierciedlić zamierzone zmiany organizacyjne, mówi Gene Levine, konsultant do spraw zarządzania przedsiębiorstwem, na stronie internetowej Gene Levine Associates.
Odpowiedzialność
Posiadanie ugruntowanych zasad i procedur może pomóc firmie w odpieraniu zarzutów o prawne lub regulacyjne naruszenia, które pracownicy lub klienci mogą zgłaszać przeciwko nim, podkreśla Levine. Stanowią one dowód intencji, ale muszą mu towarzyszyć autentyczne wysiłki zmierzające do przestrzegania federalnych, stanowych i lokalnych przepisów. Menedżerowie, którzy nalegają i weryfikują przestrzeganie przepisów i przepisów w całej organizacji, mogą pomóc w zapobieganiu egzekwowaniu prawa przez Urząd ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, Departament Pracy, Komisję ds. Równości Szans, Urząd Skarbowy lub lokalne wydziały zdrowia. Może to również pomóc w odstąpieniu od pozwów sądowych.
