Silne i zdrowe relacje biznesowe mogą zaczynać się od formalnego listu. Jest to szczególnie ważne w przypadku współpracy z międzynarodowymi importerami i eksporterami. Możesz nie mieć możliwości spotkania się z nimi twarzą w twarz, więc profesjonalny list może być najlepszym substytutem. Pisanie tego listu wymaga staranności i uwagi.
Sformatuj swój list profesjonalnie, korzystając z logo firmy, informacji kontaktowych i danych osobowych znajdujących się u góry strony. Należy również podać dane kontaktowe firmy importera oraz właściwą zwrot grzecznościowy. Tekst powinien być wyrównany do lewej strony bez wcięć akapitów i odstępów między wierszami.
Przyciągnij uwagę importera w pierwszym akapicie, podkreślając swój kluczowy punkt sprzedaży. Podkreśl punkt różnicowania, który sprawia, że Twoje produkty są najlepsze na rynku. Możesz mieć najniższą cenę, najlepsze funkcje lub najkrótszy czas realizacji zamówienia od zamówienia do dostawy. Nie musisz przesadzać, ale pamiętaj, aby wyraźnie podkreślić zalety swojej firmy.
Podaj więcej informacji o Twojej firmie i jej tle w drugim akapicie. Wyjaśnij, jak długo pracujesz i gdzie się znajdujesz. Opisz dokładnie, co produkujesz iw jakiej objętości. Wyjaśnij także, kim są niektórzy z Twoich obecnych klientów i udostępnij je jako punkt odniesienia.
Podaj dodatkowe informacje o funkcjach swoich produktów. Jest to szczególnie ważne w przypadku produktów technicznych, takich jak sprzęt komputerowy, sprzęt sieciowy lub produkty farmaceutyczne. Importer będzie chciał poznać jak najwięcej specyfikacji, jak to możliwe. Możesz nawet dołączyć diagramy lub modele do osobnego załącznika.
Przekonaj czytelnika, że twoja firma jest najlepsza do pracy i że możesz dostarczać zgodnie z obietnicą. Określ warunki płatności, czas realizacji, informacje logistyczne i ceny. Pozostaw list otwarty do negocjacji i dalszych działań. Zamknij notatkę z uprzejmym podpisaniem.
