Czasami zdarza się, że wizualizacja, jak coś się robi, ułatwia zrozumienie. Schematyczne schematy procesu identyfikują każdy krok w procesie w formie pisemnej, która jest podobna do mapy. Procesowe schematy blokowe mogą być szczególnie przydatne, gdy organizacje chcą usprawnić przepływ pracy. Schemat blokowy pozwala decydentom zidentyfikować każdy etap procesu, a także zobaczyć interakcję poszczególnych etapów. Schematy procesów są czymś, co można osiągnąć w każdej organizacji.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Miejsce spotkań
-
Papier
-
Ołówki
-
Biała tablica ze znacznikami
-
Uwagi "Post it type"
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
-
Oprogramowanie Flowchart
Zbierz członków zespołu w cichym miejscu spotkań. Przestrzeń powinna być wystarczająco duża, aby członkowie zespołu mogli się poruszać, odpowiednio odizolowani, aby dyskusja nie miała wpływu na resztę biura i aby biała tablica pokazywała przebieg procesu, jak to jest omawiane. Każdy członek zespołu powinien również mieć papier / ołówek i notatki "post it type".
Poinformuj zespół o procesie, który ma zostać przedstawiony na wykresie. Niech zespół przeprowadzi burzę mózgów na wszystkich etapach procesu. Napisz kroki na białej tablicy. Nie przejmuj się tym, jakie kroki są najważniejsze - po prostu zapisz każdy krok w procesie. Po wyświetleniu wszystkich kroków w procesie, dojdź do porozumienia z zespołem, że każdy krok został zapisany. Napisz każdy krok na osobnej notatce "post it type". Wymaż białą planszę.
Zdecyduj, który krok rozpoczyna proces. Przyklej ten krok na planszy po lewej stronie. Zdecyduj, który krok kończy proces. Przyklej ten krok po prawej stronie planszy. Określ drugi etap procesu i umieść go po prawej stronie od pierwszego kroku. Kontynuuj ten proces z każdym krokiem, aż wszystkie kroki w procesie zostaną umieszczone w ich kolejnej kolejności od pierwszego kroku po lewej do ostatniego kroku po prawej stronie. Proces ten zazwyczaj wymaga pewnej akceptacji wśród członków zespołu w celu osiągnięcia konsensusu.
Przypisuj odpowiednie symbole do każdego kroku procesu. Owalny symbol jest używany na początku i na końcu procesu. Napisz owal nad notatką "post-it type" na pierwszym i ostatnim etapie procesu. Każde kolejne podjęte działanie jest identyfikowane za pomocą kwadratu. Każda decyzja jest identyfikowana za pomocą diamentu. Przyjdź do konsensusu z każdym członkiem zespołu, na jakim typie symbolu chodzi, w której notatce. Po zakończeniu narysuj linie od każdej nuty do następnej nuty w procesie.
Przeanalizuj schemat blokowy. Większość procesów może być bardziej wydajna, gdy proces można przeglądać na wykresie. Sprawdź powtarzające się kroki lub niepotrzebne przestoje przepływu pracy, takie jak zatwierdzenia menedżera lub niepotrzebne poprawki.
Użyj oprogramowania do edycji tekstu lub oprogramowania do tworzenia wykresów, aby utworzyć trwałą kopię procesu workflow. Zapisz diagram przepływu procesu jako miejsce początkowe dla przyszłych usprawnień przepływu procesu.
