Jak zaplanować połączenie konferencyjne. W świecie korporacyjnym spotkania są istotną częścią komunikacji. Jednym ze sposobów prowadzenia spotkań, w których uczestnicy mogą być w różnych urzędach lub nawet w różnych częściach świata, jest zaplanowanie połączenia konferencyjnego. Chociaż połączenia konferencyjne mogą być wygodnym sposobem komunikowania się, istnieje kilka kroków, które powinieneś podjąć, aby skutecznie je zaplanować. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zaplanować połączenie konferencyjne.
Wybierz datę i godzinę połączenia konferencyjnego. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wszystkich uczestników, którzy mieszkają w różnych strefach czasowych podczas planowania czasu.Nie chcesz planować połączenia konferencyjnego przez jakiś czas przed lub po tym, jak twoi współpracownicy zwykle będą w biurze.
Umów się na numer telekonferencji z centrum konferencyjnego Twojej firmy lub skontaktuj się z dostawcą online, który ułatwia połączenia konferencyjne. Często wiąże się to z zakładaniem konta i płaceniem niewielkiej opłaty, ale jest to wygodna opcja, jeśli Twoja firma nie oferuje usług konferencyjnych.
Przygotuj wezwanie na spotkanie, podając datę, godzinę i proponowany temat. Powinien zostać wysłany e-mailem do uczestników konferencji z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, aby dać im wystarczająco dużo czasu na połączenie konferencyjne. Pamiętaj, aby podać szczegółowe instrukcje wybierania numeru i wszelkie numery PIN, które uczestnicy będą potrzebować, aby uzyskać dostęp do połączenia.
Utwórz agendę dla połączenia konferencyjnego. Twój program powinien obejmować to, co chciałbyś osiągnąć podczas połączenia konferencyjnego, jakie rezultaty będą wymagane po zakończeniu połączenia i którzy uczestnicy będą odpowiedzialni za kolejne kroki.
Wyślij agendę i wszelkie dodatkowe informacje, które uczestnicy będą musieli przeczytać kilka dni przed rozmową. Możesz dołączyć arkusze kalkulacyjne lub raporty, które stanowią tło dla tematu, który chcesz rozwiązać.
Śledź osobiście wszystkich uczestników, którzy nie otrzymali potwierdzenia od dnia przed konferencją. W tym przypadku najlepiej jest zadzwonić, ponieważ uczestnik mógł nie otrzymać Twojego e-maila z prośbą o spotkanie.
