Jak obliczyć poziomy siły roboczej?

Najbardziej kosztowną częścią działalności firmy jest płacenie za pracę pod względem płac, oferowanie korzyści i premii oraz opracowywanie programów szkoleniowych, dlatego tak ważne jest obliczanie poziomu siły roboczej. Wiele firm korzysta z programu prognozowania popytu, który uwzględnia przeszłą liczbę pracowników, liczbę zwolnionych pracowników i oczekujące na przejście na emeryturę. Podczas gdy oprogramowanie może wyświetlać prognozę bieżącego zapotrzebowania, może nie mieć zastosowania, biorąc pod uwagę ogólną strategię firmy. Dla pewności należy wziąć pod uwagę sezonowe skoki, godzinowe potrzeby, zaplanowane czasy wakacji i trendy rynkowe podczas obliczania poziomów siły roboczej. Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi jest ważne dla firmy, która chce zminimalizować koszty i poprawić swoją rentowność.

Przedmioty, które będą potrzebne

• Przyszłe prognozy zamówień

• Opisy stanowisk pracy

• Czasy przetwarzania

Sprawdź poziomy makro i mikroprzedsiębiorstw, aby zrozumieć poziomy siły roboczej potrzebne do efektywnego działania. Poziomy makr przedsiębiorstwa są podzielone na kategorie grup funkcjonalnych, takie jak przywództwo wykonawcze, obsługa klienta, sprzedaż, operacje, finanse, zarządzanie łańcuchem dostaw i relacje międzyludzkie.

Poziomy mikro firmy są podzielone na opisy stanowisk i umiejętności potrzebne do wykonywania określonej pracy. Zdefiniuj, jakie są oczekiwania klientów dotyczące Twojego czasu realizacji i sprawdź, czy jesteś na czas, późno lub wcześnie. Jeśli nie spełniasz oczekiwań klientów, możesz tracić sprzedaż, co oznacza, że ​​musisz zbadać swoje metody operacyjne i znaleźć sposób na zaspokojenie potrzeb klientów. Prawidłowe zmierzenie aspektów ludzkiego intelektu w firmie nie jest łatwe i może się okresowo zmieniać w zależności od cyklu życia biznesu i trendów rynkowych. Ale powinieneś być w stanie skutecznie obliczyć poziom siły roboczej za pomocą tych kroków.

Mniejsze firmy zazwyczaj zatrudniają osoby, które mogą pełnić kilka funkcji, podczas gdy większe firmy mają skłonność do zatrudniania pracowników, którzy są w stanie wykonywać określone zadania w kółko po ogromnej ilości pracy. Określić strategię działania w odniesieniu do ogólnych potrzeb kadrowych.

Spójrz na przewidywany strumień zamówień firmy i sprawdź wąskie gardła, które mają tendencję do tworzenia kopii zapasowych i wpływają na cały proces. Przeanalizuj zaległości biznesowe i sprawdź, czy wpływa to na satysfakcję klienta lub zyski z działalności operacyjnej, ponieważ firma jest zbyt wolna, aby sprostać potrzebom klientów. Jeśli pracownicy są bezczynni w ponad 50 procentach czasu, przejrzyj opisy stanowisk pracy i sprawdź, czy istnieje sposób, w jaki inni pracownicy lub wykonawca mogą wykonać tę pracę. Albo ustalić, czy jest inna praca, którą należy wykonać, aby pracownik mógł obsłużyć pozostałe 50 procent swojej pracy i uniknąć zatrudniania kogoś innego.

Przejrzyj cele firmy dotyczące wspierania podstawowych i dodatkowych działań związanych z pracą. Niektóre firmy decydują się na zatrudnienie pracowników tymczasowych na sezonowe skoki. Inni decydują się na outsourcing takich rzeczy, jak płace, administrowanie zasiłkami, a nawet obsługa klienta, aby złagodzić potrzebę zatrudniania stałych pracowników pełnoetatowych i zapewnić im świadczenia zdrowotne, plany emerytalne i nadgodziny.

Niektóre firmy uważają się za przedsiębiorstwa szkoleniowe, w których oczekują wyższych obrotów, niższych wynagrodzeń i mniej wykwalifikowanych pracowników. Inne firmy mogą inwestować znaczne środki w swoich pracowników poprzez edukację i szkolenia, ponieważ są w wysoce technicznej dziedzinie. Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi zaczyna się od wizji firmy i przechodzi w sposób, w jaki pracownicy są zatrudniani, szkoleni, zatrzymywani i wykorzystywani.

Środowiska unijne mogą być restrykcyjne pod względem kategoryzacji, opłacania i zarządzania pracownikami. Negocjuj umowę o pracę, która pozwala na elastyczność, aby Twój biznes działał sprawnie.

Wskaźniki wykorzystania pracowników są jednym ze sposobów, w jaki firma może ocenić efektywność swojego personelu, ale należy pamiętać o pułapkach, takich jak zepsucie sprzętu lub czasy szczytu, które mogą zakłócać tę projekcję. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę typu fast-food i obsługujesz 200 klientów dziennie, możesz zaprojektować, że zajmuje to pół godziny, aby obsłużyć każdego klienta od początku do końca. Może to obejmować przyjmowanie zamówienia klienta, przetwarzanie zamówienia, otrzymywanie zapłaty za zamówienie i sprzątanie lub utrzymanie obszaru publicznego po odejściu klienta.

Na poziomie zagregowanym możesz wyświetlać to w przypadku 200 klientów, z których każdy zajmuje pół godziny, a będziesz potrzebować siły roboczej, aby pokryć 60 godzin pracy w ciągu ośmiu godzin. Dzieląc osiem godzin do całkowitego wymaganego czasu (60 godzin), potrzebujesz 7,5 osoby do obsłużenia tej pracy. Jednakże, używając prostego wskaźnika wykorzystania takiego, jak ten może nie dać Ci wszystkich informacji, które musisz odpowiednio zaplanować. Może się okazać, że między 11 a 2 po południu. Twój biznes osiąga szczyt, podczas gdy w innych porach dnia jesteś mniej zajęty.

Zamiast korzystać z ośmiogodzinnego okna, rozważ użycie czterogodzinnego okna dla swoich szczytowych czasów z tymi samymi obliczeniami. Przetwarzanie 200 klientów w ciągu czterech godzin po pół godziny na transakcję nadal daje w sumie 60 roboczogodzin, ale gdy 60 dzieli się na cztery godziny, okazuje się, że potrzeba 15 osób.

Pamiętaj, że doskonalenie procesu początkowego bez zmiany środka lub końca procesu nie zapewni Ci tego, czego potrzebujesz. Chcesz zminimalizować marnotrawstwo. W godzinach szczytu pracownicy muszą stać w jednym miejscu i wykonać jedno zadanie przed przekazaniem zlecenia kolejnej osobie, która wykonuje również jedno zadanie i przekazuje je dalej. To wyeliminuje ludzi potykających się o siebie nawzajem.

Najlepiej jest wyszczególnić czas przetwarzania na każdym etapie (przyjmowanie zamówienia, dostarczanie zmian i pokwitowanie, gotowanie zamówienia, podawanie zamówienia, czyszczenie) i uwzględnianie w obliczeniach czasu oczekiwania (czasu oczekiwania), czasu instalacji i czasu przestoju ludzi lub maszyn. W ten sposób możesz lepiej zrozumieć, gdzie twój personel musi być w trakcie procesu. Chcesz, aby zlecenia klientów przepływały równomiernie w procesach, aby jedna stacja lub obszar nie został zablokowany.

Wskazówki

• Brak wystarczających pracowników może oznaczać problemy z jakością i wymaganiami produkcyjnymi. Zbyt duża liczba pracowników może zwiększyć koszty ogólne. Posiadanie niektórych pracowników, którzy są przepracowani, a inni mają zbyt dużo przestojów, może powodować problemy z morale i rotacją pracowników.

  Nadprodukcja i utrzymywanie pracowników "zajętych" ze względu na utrzymanie ich w zatrudnieniu może być kosztowne. Niektóre firmy wykorzystują przestoje pracowników do edukacji lub możliwości przekwalifikowania. Inne zapewniają elastyczne harmonogramy pracy, które pozwalają pracownikom na wzięcie czasu pracy, gdy jest on dostępny, i nadal są na bieżąco, gdy są potrzebne.

  Dla wysoko wykwalifikowanych pracowników, dostrajanie szkoleń, zatrudnianie i premiowanie struktur w celu zatrzymania najlepszych pracowników i minimalizacji kosztów związanych z obrotem.