Jak organizować i śledzić wiele zmieniających się zadań

Zadanie jest jednostką pracy. Zakres zadania może wahać się od kwestii wymagających minimalnej pracy do wymagającej znacznej pracy, która wymaga mnóstwa podzadań do jej wykonania. Zadania są zazwyczaj związane z konkretnymi, ograniczonymi w czasie celami i celami. W związku z tym organizowanie i śledzenie zadań jest ważne dla osiągnięcia celów i zadań. Poprzez wykonywanie zadań na papierze lub program komputerowy przejmujesz kontrolę nad swoim czasem, a ostatecznie celami i celami krótko- i długoterminowymi.

Przedmioty, które będą potrzebne

Lista rzeczy do zrobienia
Kalendarz

Przejdź przez listę zadań i umieść wartość liczbową dla każdej pozycji na podstawie jej zmierzonego priorytetu. Nakazuje to twoje działania w sposób, który daje największą szansę, aby wywrzeć największy wpływ w ciągu dnia. Nadaj priorytet zadaniom, decydując o znaczeniu każdego zadania dla swoich celów. Niektóre zadania będą miały naturalne poczucie pilności, podczas gdy inne mogą dać ci chwilę wytchnienia, aby ocenić, czy mają one w ogóle jakiekolwiek znaczenie.

Oszacuj czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Ustaw zakres czasowy określający minimalny i maksymalny przydział czasu na wykonanie każdego zadania. Czas potrzebny na wykonanie zadania może mieć wpływ na jego priorytet w danym dniu. Na przykład prosta czynność, która zajmuje pięć minut, może mieć pierwszeństwo przed zadaniem o względnie większym znaczeniu, które wymaga trzech do pięciu godzin. Zadania wymagające dłuższego czasu będą oczywiście musiały być kalenda- wane w dłuższym czasie.

Ustaw terminy dla każdego zadania. Terminy skupiają uwagę i zachęcają do przestrzegania przepisów. Niektóre zadania będą miały ustalone terminy przez strony zewnętrzne, takie jak te ustanowione przez klientów lub instytucje zewnętrzne. Inne zadania będą wymagać ustalenia terminu. Będzie to kształtowane przez takie czynniki, jak ilość czasu potrzebnego do wykonania zadania oraz to, czy praca wymagająca innych osób jest niezbędna do wykonania zadania. Ponadto przy delegowaniu zadań pomaga dostarczać żądania z terminami, które są nieco wcześniejsze niż Twój własny termin wykonania zadania.

Zaplanuj zadania. Obejmuje to podejmowanie decyzji, jak rozmieścić zadania i czynności w kalendarzu. Rozważ naturalny związek między zadaniami podczas planowania ich. Zyskujesz największą wydajność, łącząc podobne zadania - na przykład, wypełniając faktury dla różnych projektów w jednym ustawionym czasie. Weź także pod uwagę swoje osobiste maksima energii w ciągu dnia podczas planowania zadań. Jeśli siła psychiczna osiąga maksimum w godzinach rannych, zaplanuj zadania, które wymagają optymalnej uwagi psychicznej w tym czasie. Jeśli Twoja energia spadnie o 3 po południu, może to być najlepszy czas na zaplanowanie prostych czynności.

Bądź elastyczny. Możesz ustalać priorytety, ustalać terminy i planować zadania w sposób, który najbardziej efektywnie wykorzystuje Twój czas, aby uzyskać połączenie od kogoś, którego własna pilna lista wymaga czasu i uwagi. Nie pozwól, aby to wykończyło twoje wysiłki. Techniki zarządzania czasem obejmują faktoring w elastycznym czasie w swoim codziennym harmonogramie. Ponadto, jeśli jest to realna opcja, ustal pewne okresy jako "czas wolny od zakłóceń" dla zadań wymagających wysokiego poziomu koncentracji.

Śledź i oznaczaj swoje postępy. Opracuj wizualną kartę przepływu lub wykres listy zadań, która sekwencjonuje działania. Opracuj indywidualne wykresy działań dla głównych zadań obejmujących serię podzadań. Wykonując zadania i podzadania, wykreśl je ze swojej listy. Pod koniec każdego dnia i końca każdego tygodnia pracy przejrzyj swoje postępy i uporządkuj zadania, korzystając ze świeżych list i wykresów na nowy dzień i nowy tydzień.