Audyt jest formalną procedurą, którą przeprowadza urzędnik audytu, aby sprawdzić, jak funkcjonuje firma i jak może się poprawić. Istnieją różne rodzaje audytów, takich jak wydajność i finanse, ale wszystkie są zgodne z tą samą podstawową procedurą. Procedura jest zwykle podzielona na cztery główne sekcje, w tym wstępne planowanie, prace w terenie, raportowanie i działania następcze z zamknięciem.
Skomponuj i wyślij wstępne powiadomienie do klienta lub działu podlegającego audytowi. Szczegółowy, kiedy przeprowadzany będzie audyt, jak długo będzie on trwał, zlecenie audytorskie, jeśli oficer nie jest tobą, oraz lista kontrolna rodzajów danych, których będziesz szukać i których potrzebujesz podczas audytu.
Zaplanuj spotkanie z menedżerami firmy lub działu. Zdefiniuj cele i zakres audytu z menedżerami i dowiedz się, jakie zasoby są dostępne. Uzyskaj również szczegółowe informacje na temat procesów firmy lub działu. Pozwól menedżerom wyrazić wszelkie obawy dotyczące audytu lub zadawać pytania.
Przeprowadzić podstawowe badanie firmy lub działu. Celem ankiety jest uzupełnienie wiedzy zdobytej na spotkaniu menedżera i lepsze zrozumienie celów, operacji i bieżących mechanizmów kontrolnych firmy, takich jak procedury autoryzacji.Różne dane, takie jak podręcznik firmy i oświadczenia pracowników mogą być przydatne na tym etapie.
Sformułuj podstawowy plan pracy w terenie oparty na informacjach uzyskanych podczas spotkania i ankiety. Plan pracy terenowej określa, w jaki sposób uzyskasz resztę danych, których będziesz używać. Może się różnić w zależności od takich elementów, jak siła kontroli firmy.
Porozmawiaj z członkami personelu, aby zebrać dokumenty - te różnią się w zależności od rodzaju przeprowadzonego audytu - i uzyskaj informacje o tym, co dzieje się w firmie. Zapytaj, co sądzą, że firma ma się dobrze, a co można poprawić i dlaczego.
Przejrzyj dokumenty zebrane od członków personelu. Sprawdź błędy wprowadzania lub sprzeczne informacje. Sprawdź z pracownikami, czy mają odpowiednie wyjaśnienie błędów lub konfliktów.
Sprawdź, czy dokumentacja i procedury są zgodne z polityką firmy i innymi lokalnymi, stanowymi lub federalnymi przepisami.
Przetestuj kontrolę nad firmą lub działem. Testowanie oznacza po prostu, że patrzysz na dokumentację konkretnych transakcji - zwykle gdzieś w sąsiedztwie od 24 do 36 - ściślej. Im więcej błędów lub rozbieżności znajdziesz w dokumentacji i wywiadach, tym ważniejsze jest to. Jeśli na początku dokumentacja pokazuje, że kontrole działają dobrze, w tym kroku może nie być konieczności wykonywania wielu czynności. Audyty, które nie testują kontroli, są zgodne z podejściem merytorycznym.
Sformułować początkowe opinie o firmie lub dziale oraz o tym, jak działa lub może się poprawić. Prześlij informacje zwrotne do firmy lub kierowników działów i poproś ich o pisemną odpowiedź na Twoje zalecenia i wstępne ustalenia. Odpowiedź powinna wyjaśnić, w jaki sposób menedżerowie zamierzają rozwiązać problemy, które wyizolowałeś.
Utwórz wstępną wersję swojego raportu z audytu. Raport musi zawierać podstawowe informacje i określić zakres audytu. Musi także pokazać, co znalazłeś i jakie rekomendacje zostały oparte na tych ustaleniach, a także kopie lub fragmenty odpowiedzi menedżerów.
Spotkaj się z menedżerami jeszcze raz i porozmawiaj o swoim szorstkim raporcie. Dostarcz im kopie i odpowiedz na wszelkie pytania kierowników. Celem tego spotkania jest upewnienie się, że menedżerowie rozumieją wszystko, co zrobiliście i co powinni zrobić, aby poprawić.
Popraw i edytuj raport, aby utworzyć ostateczną wersję roboczą. Ostateczny projekt powinien zawierać wyniki przeglądu przeglądu. Prześlij ostateczną wersję roboczą do menedżerów.
W ciągu sześciu do 12 miesięcy należy skontaktować się z działem lub firmą, aby dowiedzieć się, czy firma lub dział wprowadził zmiany w celu rozwiązania problemów zidentyfikowanych podczas audytu.
Napisz oficjalny list do menedżerów, wskazując, czego nauczyłeś się w trakcie obserwacji i jakąkolwiek dodatkową pracę, która będzie konieczna. Jeśli firma lub dział spełnił oczekiwania, zaznacz to w piśmie i stwierdz, że po spełnieniu celów audytu zamykasz audyt.
Wskazówki
-
Przygotuj się na pewne napięcie podczas procesu audytu. Ludzie często obawiają się błędów, które możesz napotkać, nawet jeśli błędy są niewinne, ponieważ zbyt wiele błędów może oznaczać, że ich praca jest na linii. Zapewnij ich, że Twoim zadaniem jest po prostu zbadanie, a nie nagradzanie czy karanie. Zawsze wyjaśniaj dokładny powód, dla którego żądasz określonych danych, aby pracownicy zrozumieli Twoje uzasadnienie.
