Używamy listów biznesowych prawie codziennie w naszych transakcjach.Czy jednak zastanowiłeś się chwilę nad definicją listu biznesowego? Ta wszechobecna forma komunikacji ma wiele cech, których używamy na co dzień, ale często nie myślimy o ich specyficznych konwencjach.
Wskazówki
-
Listy biznesowe są formalne i są używane w korespondencji handlowej.
Definicja listu biznesowego
List firmowy to jeden z wielu rodzajów listów. Jest to po prostu specjalny rodzaj formalnego listu, którego nadawcy i odbiorcy używają do korespondowania między sobą w transakcjach biznesowych, których mogą nie być w stanie skutecznie przeprowadzić ustnie. Listy biznesowe mogą być używane do komunikacji między firmami, między firmami i klientami oraz między klientami i firmami. Istnieje kilka ważnych elementów składających się na wspólny format listów biznesowych. Po zidentyfikowaniu w liście są one tym, co skutecznie kwalifikuje je jako list handlowy.
Data i adres nadawcy
Każde pismo biznesowe ma wyjątkową jakość, że pierwsza linia listu jest datą. Wskazuje datę, kiedy list został napisany lub kiedy list został wypełniony. Oczywiście nie musi to być data otrzymania listu przez odbiorcę. Tuż poniżej daty listu należy podać adres nadawcy. Nie należy podawać nazwy nadawcy w tej części. Później będzie na to miejsce. Czasami, gdy drukujesz list na oficjalnym papierze firmowym dla swojej firmy, Twój adres będzie już uwzględniony w nagłówku. W takim przypadku nie należy podawać adresu nadawcy pod datą. To byłoby zbędne.
Adres odbiorcy
Następnie przychodzi adres odbiorcy. Jeśli znasz nazwę odbiorcy, powinieneś podać nazwisko tej osoby w swoim adresie. Powinieneś również podać odpowiedni tytuł dla tej osoby, taki jak Pani, Pani, Pan, Dr itd. Podczas pisania adresu odbiorcy należy podać jego kraj. Jest to szczególnie ważne w przypadku międzynarodowych listów biznesowych. Nie zapomnij wpisać całej nazwy kraju, a nie tylko pierwszej litery. Jeśli nie znasz nazwy odbiorcy, możesz odnieść się do tej osoby na podstawie jej stanowiska w firmie, w której pracuje, np. "Dyrektor generalny", "dyrektor" i tak dalej. To zawsze bezpieczniejsze niż zakładanie założeń dotyczących jego nazwiska lub tytułu, gdy nie znasz go zbyt dobrze.
Zwrot grzecznościowy listu
Po adresie odbiorcy przychodzi powitanie listu. Oczywiście powinieneś zachować pozdrowienie zgodne z nazwą użytą dla odbiorcy na adres odbiorcy. Może pojawić się spór o to, jakiego rodzaju pozdrowienia użyć, gdy znasz imię tej osoby. Czy nazywasz tę osobę "Panem" lub "Pani", czy też odnosi się Pan do niej po imieniu? Najlepiej traktować sytuację, w jaki sposób traktować ją w prawdziwym życiu. Jest mało prawdopodobne, aby osoba ta była na nazwisko osoby, której nie znasz osobiście. Tak więc, jeśli osobiście znasz odbiorcę i zazwyczaj powołujesz się na nią po imieniu, możesz użyć jej imienia. W przeciwnym razie najlepiej jest nazywać ją "Madam". Ponadto, jeśli nie znasz płci tej osoby, powinieneś użyć "do kogo to dotyczy" jako grzeczności.
Ciało i zamknięcie listu
Ciało powinno być napisane formalnie. Twoje linie powinny być pojedynczymi odstępami, z wyjątkiem sytuacji, gdy wstawisz podwójną spację między akapitami. Ostatni akapit powinien być zwięzłym podsumowaniem tego, co stwierdzono w piśmie.
Aby zamknąć literę, powinieneś używać zwrotów takich jak "pozdrawiam" lub "dziękuję" z przecinkiem po. Po zamknięciu powinny znajdować się cztery wiersze, po których napiszesz imię i nazwisko nadawcy. Tam, gdzie wydrukujesz list, umieszczasz swój podpis.
