Wiele firm, które nie mają gotówki, może nosić należności w swoich książkach. Są to kwoty, które klienci zawdzięczają firmie i zazwyczaj są ujmowane jako przychody w rachunku zysków i strat. Proces ten może stanowić wyzwanie i często otrzymywane są pieniądze, których nie można łatwo zastosować do konta klienta. Procedury w tym obszarze określają techniki, które usprawnią tę pracę i będą mniej czasochłonne.
Procedura 1: Fundusze depozytowe
Wpłać wszystkie czeki i gotówkę otrzymane, nawet jeśli nie można ich zidentyfikować w systemie należności. Szybko przetwarzaj płatności kartą kredytową. Możesz złożyć notatkę na kwicie depozytowym dotyczącym niezidentyfikowanego czeku, aby udokumentować sytuację. Kopie dowodu wpłaty są zwykle dostępne w Internecie, ale nie w depozytach. Wykonuj kopie przedmiotów, których nie można zidentyfikować od razu, i zarchiwizuj je według daty otrzymania.
Procedura 2: Badania
Wybierz plik z najstarszymi przedmiotami i nad nimi pracuj. Spróbuj znaleźć podobne nazwy w systemie; nazwa klienta mogła zostać błędnie napisana. Możesz przeszukiwać wszystkie otwarte faktury, które pasują do kwoty płatności lub innego szczegółu o płatności. Niektóre działy księgowości mają pliki niezidentyfikowanych produktów, które zostały rozwiązane, więc jeśli otrzymasz kolejną kontrolę od tego samego klienta, nie musisz tracić czasu na problemy z identyfikacją.
Procedura 3: skontaktuj się z działem sprzedaży
Skontaktuj się z pracownikami działu sprzedaży i zapytaj o płatności, których nie można dopasować w systemie. Ponieważ wierzytelności pochodzą od działu sprzedaży, sprzedawcy prawdopodobnie zapamiętają sprzedaż i będą w stanie dostarczyć Państwu pewnych użytecznych informacji.Pieniądze mogą być przeznaczone na zaliczkę na sprzedaż, która jeszcze nie została uznana, a jeśli tak jest, dział sprzedaży musi utworzyć należność w systemie. Jeśli okaże się, że środki zostały otrzymane na sprzedaż niezwiązaną z działem sprzedaży, powiadom departament zaangażowany i kierownika działu księgowości.
Procedura 4: Konto szczególne
Utwórz specjalne konto księgi głównej, które będzie używane w przypadku niezidentyfikowanych należności. To konto jest często tworzone jako zobowiązanie z saldem kredytowym. Po otrzymaniu nieznanej płatności obciążasz środki pieniężne i uznajesz niezidentyfikowane konto należności. Po zidentyfikowaniu klienta, do którego można zastosować pieniądze, można cofnąć zapis księgowy i wprowadzić dane do modułu należności. Ewentualnie możesz użyć noty kredytowej do spłaty należności i wyzerować zobowiązanie.
Procedura 5: Skontaktuj się z klientem
Jeśli nie można znaleźć należności w dziale handlowym, następnym krokiem jest skontaktowanie się z klientem i uzyskanie informacji o sprzedaży. Czasami właściciel małej firmy może użyć własnego nazwiska do sprzedaży, ale płaci z czekiem biznesowym, którego nie można powiązać z żadnym kontem. Jeśli numer telefonu nie znajduje się na czeku, może być konieczne skorzystanie z Internetu w celu znalezienia informacji kontaktowych. Podczas rozmowy z klientem należy sprawdzić czek lub kopię czeku, aby podać jak najwięcej informacji.
Procedura 6: Nowa należność
Jeśli po rozsądnym czasie nadal nie możesz znaleźć klienta w systemie, poproś administratora o pozwolenie na utworzenie nowej należności w systemie, dodaj notatkę o sytuacji i zastosuj czek do nowego konta. W zależności od kwoty czeku, nie warto poświęcać więcej niż godzinę, starając się zastosować środki na odpowiednie konto. Jeśli masz zbyt wiele takich przedmiotów, skontaktuj się z personelem działu sprzedaży, aby ustalić, co kryje się za tym problemem i spróbuj go poprawić.
