Według strony internetowej grupy użytkowników Microsoft Project zarządzanie projektami jest działaniem obejmującym zaplanowane części projektu w logiczną sekwencję. Projekt jest następnie zarządzany, tak aby projekt został ukończony na czas i przy budżecie. Zarządzanie projektem może być wykorzystane do opracowania nowego produktu lub usługi.
Definicja
Projekt musi zostać zdefiniowany tak, aby zespół projektowy działał jako spójna grupa i aby osoby alokujące zasoby do projektu wiedziały, czego się spodziewać. Według strony internetowej Spotty Dog definicja projektu obejmuje określenie celu projektu i korzyści z niego płynących. Kolejnym elementem jest określenie zakresu projektu. Zakres projektu określa, co będzie i nie będzie zawarte w projekcie. Na przykład, jeśli istnieje projekt mający na celu zbadanie efektywności firmy produkcyjnej z lokalizacjami na całym świecie, zakres projektu można zdefiniować jako badanie skuteczności witryn USA.
Podejście
Należy opracować listę kroków do wykonania kroków w projekcie z szacowaną datą rozpoczęcia i zakończenia każdego etapu. Ponadto należy odnotować wyniki dla każdego etapu. Element wynikowy jest wynikiem kroku. Na przykład, jeśli krok polegał na informowaniu o ustaleniach i zaleceniach, dostarczeniem tego kroku byłoby sprawozdanie z ustaleń i zaleceń. Oprócz zadań należy określić wzajemne powiązania każdego zadania z drugim. Na przykład, jeśli rozpoczęcie jednego zadania jest zależne od ukończenia innego, które należy odnotować. Kolejną ważną koncepcją w wyznaczaniu zadań jest koncepcja ścieżki krytycznej. Według strony Project Management Knowledge, ścieżka krytyczna jest sekwencją zadań, która jest równa ramce czasu kalendarzowego dla ukończenia projektu w kalendarzu. Kierownik projektu przywiązuje dużą wagę do zadań znajdujących się na krytycznej ścieżce, ponieważ jeśli którekolwiek z tych zadań zostanie opóźnione, do ukończenia projektu będzie potrzebny więcej czasu kalendarzowego.
Personel
Część personelu projektu to wybór sponsora projektu. Sponsor projektu jest kierownikiem wyższego szczebla, który zapewnia, że projekt jest akceptowany przez innych w organizacji, rozwiązuje wszelkie problemy polityczne, które powstają i wspiera projekt z innymi w organizacji. Ludzie przypisani do projektu są krytyczni dla jego sukcesu. Należy wybrać kierownika projektu, który jest wysoce zorganizowany, ma umiejętności w zakresie zarządzania członkami zespołu i ma wystarczającą wiedzę techniczną na temat obszarów, na które kieruje się projekt, aby zrozumieć plan projektu i bieżące działania. Członkowie zespołu projektowego powinni być wybierani w oparciu o wymagane umiejętności - na przykład w przypadku projektu tworzenia oprogramowania potrzebna byłaby osoba zajmująca się testowaniem oprogramowania i kontrolą jakości.
Kontrola projektu
Aby skutecznie kontrolować projekt, często używanym narzędziem jest oprogramowanie do zarządzania projektami. To oprogramowanie śledzi planowane i rzeczywiste ukończenie zadań projektowych oraz wpływ opóźnionych zadań na ogólne ukończenie projektu. Takie oprogramowanie często śledzi również rzeczywiste koszty w stosunku do planowanych wydatków.
