Scenariusz biznesowy jest teraz oparty na projektach. Projekty obejmują zespoły interdyscyplinarne, a różnorodność opinii pomaga w innowacjach. Celem wielu projektów biznesowych jest spełnianie i przekraczanie oczekiwań klientów. Zintegrowane zarządzanie projektem to nowa mantra biznesowa, w której zarządzanie projektem jest integralnym procesem realizacji planu strategicznego. Zrozumienie procesu cyklu życia projektu ma kluczowe znaczenie dla wszystkich obszarów pracy, ponieważ przekłada się na lepszą efektywność.
Definicja projektu
Firmy często polegają na "projektach", aby zaspokoić potrzeby klientów. "Projekt" różni się od codziennych rutynowych czynności i długotrwałych "programów" pod pewnymi cechami. Aby można go było nazwać "projektem", zadanie powinno mieć konkretny cel, powinno być jednorazowym wysiłkiem o ustalonej żywotności. Projekty mają również specyfikacje wydajności i są ograniczone czasem, pieniędzmi, zasobami ludzkimi i innymi zasobami. Każdy cykl życia projektu charakteryzuje się czterema etapami: etapem definiowania, etapem planowania, etapem realizacji i dostarczania.
Zarządzanie projektem
Zarządzanie projektem to proces planowania, planowania i kontrolowania projektów. Kilka czynników doprowadziło do zwiększenia nacisku na efektywne zarządzanie projektem. Rosnąca globalna konkurencja doprowadziła do skompresowanych cykli życia produktu. Firmy mają do czynienia z krótszymi scenariuszami rozwoju produktu "time to market". Eksplozja wiedzy w ramach współdzielonych sieci informacyjnych i zwiększenie koncentracji na kliencie przyczyniły się do większej złożoności natury projektów. Wymaga to sprawnego zarządzania międzyfunkcyjnymi zespołami projektowymi. Firmy wykonują jednocześnie wiele projektów. Dlatego też przydział zasobów i sprawne zarządzanie projektem mają strategiczne znaczenie.
Planowanie
Planowanie w kontekście projektu wymaga dostarczenia mapy drogowej dla prawidłowego wykonania projektu. Proces planowania obejmuje zdefiniowanie projektu, w tym proponowanego rezultatu projektu. Proces planowania obejmuje również jasne określenie celów projektu, specyfikacji jakości, budżetu i szacunków czasowych oraz parametrów kontrolnych. Krótko mówiąc, etap planowania jest etapem, który pozwala na przeglądanie i potwierdzanie celów projektu i wytycznych oraz rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z podważaniem. Podejścia awaryjne są również projektowane podczas procesu planowania, aby uniknąć pułapek. Najlepiej, gdyby proces planowania obejmował wszystkich członków zespołu.
Planowanie
Planowanie projektów polega na rozbiciu projektu na jasno określone, prostsze zadania. Jest to również znane jako "struktura podziału pracy". Struktura ta pozwala członkom zespołu zrozumieć złożony projekt pod kątem prostych, możliwych do zrealizowania zadań. Planowanie obejmuje również przypisanie tych zadań do odpowiedniego personelu i ustalenie czasu, pieniędzy i innych ograniczeń zasobów dla każdego zadania. Na przykład, jeśli projekt ma na celu zorganizowanie konwencji, struktura podziału pracy będzie obejmować takie zadania, jak rezerwacja sali lub drukowanie broszur. Określone osoby są przypisane do każdego zadania z ograniczeniami czasu, pieniędzy i jakości.
Kontrola
Realizacja projektu wiąże się z nieoczekiwanymi zdarzeniami. Ustanawiając jasny plan i proces planowania minimalizuje niejasności, kierownictwo projektu musi przeprowadzić staranną kontrolę w celu utrzymania czasu, jakości i wymagań budżetowych. Dwa elementy kontroli projektu obejmują ustanowienie i osiągnięcie jasno określonych etapów projektu i utrzymanie jasnych linii komunikacji. Kamienie milowe pomagają monitorować postęp, a komunikacja pomaga w nadzorowaniu i usprawnianiu pracy zespołowej.
