Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, który pisze raport dla swojego szefa, czy też jesteś właścicielem firmy, który raportuje do Twojego dyrektora generalnego, najlepszym narzędziem jest struktura "dlaczego-co-jak". Dlaczego piszesz ten raport? Jakie informacje musi znać czytelnik? W jaki sposób zamierzasz przedstawić swoje zalecenia lub wnioski? Przestrzeganie tej struktury zapewni logiczny przepływ do dokumentu. Da to Twojemu szefowi lub dyrektorowi precyzyjne informacje potrzebne do podjęcia świadomej decyzji biznesowej.
Skup się na tym, dlaczego
Dowiedz się, dlaczego piszesz raport. Istotne jest, aby jasno określić cel raportu, w przeciwnym razie możesz dostosować swój tekst do niewłaściwych odbiorców lub pominąć ważne informacje. Jeśli to konieczne, zadawaj pytania. Jeśli raport zostanie rozesłany do wielu działów, zastanów się, czy powinieneś uwzględnić poszczególne sekcje dotyczące problemów każdego działu.
Zdecyduj, jakie informacje uwzględnić
Zbierz potrzebne informacje, takie jak dane finansowe, wykresy i wykresy. Wywiaduj osoby, których opinie dotyczą twojego raportu. Następnie zdecyduj o najważniejszym punkcie lub punktach, które Twoim zdaniem muszą znać publiczność. Zacznij od napisania kilku akapitów, które wyróżniają istotne punkty lub uporządkuj informacje na listę pozycji z punktorami.
Zdecyduj, jak zaprezentować swoje zalecenie
Nadaj raportowi tytuł. Krótko opisz szczegóły zlecenia lub powód napisania raportu. Opisz swoją metodę zbierania informacji. Zorganizuj treść raportu w sposób logiczny, na przykład według głównych tematów. Pamiętaj, aby podać wystarczającą ilość informacji, aby pokazać, że dokładnie zbadałeś temat. Zakończ raport ze swoim wnioskiem lub zaleceniem, na podstawie swoich ustaleń.
Dodaj streszczenie wykonawcze
Wróć na początek raportu i dodaj akapit lub dwa, które podsumowują główne punkty raportu. Możesz również użyć punktorów, aby uporządkować swoje pomysły. Podsumowanie może być wszystkim, co twój szef ma czasu, aby przeczytać, więc należy podać wszystkie istotne informacje. Krótko mówiąc, o czym jest ten raport? Jakie są główne ustalenia? Co proponujesz lub polecasz? Co się potem dzieje? Edytuj swoje podsumowanie, dopóki nie przedstawi istoty raportu w czasie czytania jednej lub dwóch minut.
Sformatuj raport
Jeśli masz przewodnik po stylu firmowym, postaraj się go przestrzegać. W przeciwnym razie sformatuj raport w łatwym do odczytania stylu, dzięki czemu kopia będzie jak najłatwiejsza do zeskanowania. Używaj jasnych nagłówków do oddzielania tematów; to ułatwia szefowi znalezienie odpowiedniej strony w raporcie. Rozważ wyróżnienie ważnych faktów dużymi czcionkami lub pogrubionym drukiem. Uporządkuj wszelkie sprawozdania finansowe, materiały drukowane lub inne dokumenty uzupełniające w załączniku na końcu raportu.
Sprawdź i sprawdź
Sprawdź raport pod kątem poprawnej pisowni i gramatyki. Sprawdzanie pisowni online i sprawdzanie gramatyki są pomocne, ale nie zawsze pozwalają na kontekst.Jeśli to możliwe, niech ktoś sprawdzi raport pod kątem błędów. Poproś weryfikatora, aby ogólnie skrytykował raport. Czy pozostawiłeś niedokończoną myśl? Czy konsekwentnie stosowałeś terminologię branżową? Czy łatwo to zrozumieć? Nie próbuj imponować swoim gwiezdnym słownictwem - zamiast tego staraj się zachować jasność.
