Instrukcje procedur są ważnym dokumentem dla firm każdej wielkości.Podręcznik proceduralny to przewodnik "jak" zapewniający jednolitość i spójność w codziennych zadaniach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Treść zależy od rodzaju projektowanej procedury. Operacje są ustandaryzowane, decyzje łatwiejsze do wykonania, oferują kontrolę jakości i rozliczalność.
Opracowanie podręcznika procedur
Określ cel swojej instrukcji postępowania. Rozważ problemy i cele, które należy uwzględnić w podręczniku. Zbierz informacje wymagane do napisania instrukcji procedur, uwzględnij kwestie prawne, dotyczące bezpieczeństwa i inne kwestie dotyczące Twojej branży.
Napisz szkic ręczny procedury, zaczynając od konspektu. Tematy mogą obejmować "Cel", "Referencje", "Warunki", "Zasady", ze spisem treści i stroną tytułową. Używaj jasnego i zwięzłego języka, w razie potrzeby wyjaśnij pojęcia, określ oczekiwane wyniki podręczników procedur.
Zapoznaj się z instrukcją postępowania z osobami, które ona działa i innymi osobami zaangażowanymi w implementację. Przekaż podręcznik do użytku próbnego przez kogoś, kto nie był zaangażowany w rozwój. Określ słabe obszary, potrzebę poprawy i luk.
Przepisz instrukcję postępowania na podstawie użycia próbnego i sporządzonych uwag. Sprawdzanie ostatecznego tekstu pod kątem błędów i pominięć. Prześlij do zatwierdzenia, jeśli jest to wymagane. Ustaw datę przeglądu, aby przejrzeć aktualizacje instrukcji procedury.
Prześlij instrukcję procedury drukowania. Wdrożyć procedurę ręcznego rozpowszechniania kopii w razie potrzeby. Przeprowadzaj ocenę jakości raz na tydzień, a następnie co kwartał, dostosowując ją w razie potrzeby.
Wskazówki
-
Napisz swoją instrukcję postępowania, używając języka, który jednoznacznie kreuje treści, które są jasne, spójne i spójne. Używaj zdań, które można podjąć, opisując procesy w przyjaznym dla użytkownika języku i formacie. Pozwól na audyt przez użytkownika, dostarczając formularz opinii i sugestii.
