Jako firma musisz przechowywać określone dokumenty, takie jak rejestry zatrudnienia i faktury, zarówno z powodów biznesowych, jak i prawnych. W niektórych przypadkach akceptant musi również przechowywać kopie wyciągów z karty kredytowej przez pewien czas. Dowiedz się, kiedy bezpiecznie można rzucić te rachunki w trakcie prowadzenia działalności.
Wpływy z kart kredytowych
Gdy klient kupuje produkt lub usługę od twojej firmy za pomocą karty kredytowej, zwykle musi dostarczyć jej wydrukowany rachunek dla swoich danych - szczególnie w przypadku transakcji bezpośredniej. Pokwitowanie zawiera kwotę transakcji, kod zatwierdzenia, nazwę posiadacza karty kredytowej oraz miejsce na podpis klienta. Zachowujesz także kopię podpisanego pokwitowania dla swoich rekordów.
Dlaczego warto je przechowywać?
Jeśli powstaje sprawa, w której klient kwestionuje opłatę za kartą kredytową od twojej firmy, odpowiadasz jako kupiec za udowodnienie, że jest ona ważna. Jedną z pierwszych rzeczy, o które poprosi bank klienta, jest kopia potwierdzenia przyjęcia karty kredytowej związanej z transakcją. Dostawca usługi handlowej musi również zobaczyć podpisane potwierdzenie, aby zbadać spór w Twoim imieniu. Jeśli spór klienta zostanie zatwierdzony, ponieważ nie możesz dostarczyć kopii podpisanego dowodu zakupu, będziesz musiał zapłacić drogie opłaty za zwrot towaru, a także stracić kwotę sprzedaży, a także sprzedany produkt lub usługę.
Kiedy rzucić
Ze względu na możliwość sporów z klientami nie jest rozsądnie wyrzucać paragonu z kartą kredytową tylko dlatego, że transakcja wyczyściła twoje konto handlowe - nawet jeśli już otrzymałeś środki ze sprzedaży. Banki zazwyczaj udzielają klientom około 60 dni na zakwestionowanie opłaty zgodnie z ustawą o sprawiedliwym rozliczaniu kredytu. Jest to bezpieczny sposób na utrzymanie rachunku karty kredytowej przez co najmniej trzy miesiące. Jeśli potrzebujesz paragonów sprzedaży specjalnie dla celów sprawozdawczości podatkowej, przechowuj je przez co najmniej sześć lat.
Przechowywanie paragonów
Jeśli musisz przechowywać te paragony, przechowuj je w bezpiecznym, zablokowanym miejscu, ponieważ zawierają poufne informacje o klientach. Przechowuj te poufne dane poza zasięgiem nieautoryzowanych pracowników i osób z zewnątrz, aby uniknąć problemów związanych z oszustwami związanymi z kartami kredytowymi lub zidentyfikować kradzież. Twoja umowa o świadczenie usług handlowych może określać szczegółowe zasady dotyczące zarządzania i przechowywania wrażliwych danych karty kredytowej dla klientów zgodnie z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa danych w ramach karty płatniczej. PCI DSS to organizacja, która zapewnia wskazówki dotyczące zarządzania danymi kart kredytowych klientów.
