Spotkania odbywają się regularnie w świecie biznesu, a protokoły to oficjalne dokumenty wykorzystywane do rejestrowania podjętych działań i podjętych decyzji. Ponieważ minuty stają się oficjalnymi dokumentami w oczach firmy, wszelkie zmiany, które należy wprowadzić do protokołu, wymagają uzupełnienia. Kiedy tworzysz załącznik, musisz wiedzieć, kiedy i jak przedstawić go komitetowi spotkania i dodać go do oficjalnych protokołów, aby nie wprowadzać tych zmian samemu.
Przygotuj kopie oficjalnych minut z ostatniego spotkania, aby każdy uczestnik spotkania mógł je przejrzeć.
Podaj minuty na następnym spotkaniu. Przewodniczącym spotkania jest zwyczajowo rozpoczynanie rzeczy od recenzji protokołu z poprzedniego spotkania. Wszyscy uczestnicy muszą przeczytać protokoły i zatwierdzić je, zanim przejdą dalej. Jeśli ktoś ma coś do dodania, zmiany lub poprawienia, to jest odpowiedni moment, aby to powiedzieć.
Zapisz zmiany w protokole. Możesz zapisać zmiany bezpośrednio na swojej kopii protokołu lub usunąć notatki na oddzielnej kartce papieru.
Pozwól wszystkim uczestnikom spotkania uzgodnić proponowane zmiany w protokole, które zostaną przedstawione w addendum. Jeśli wszyscy się z tym zgadzają, możesz przejść do przodu, tworząc addendum do protokołu.
Utwórz załącznik po odroczeniu spotkania. Najlepiej jest zrobić załącznik zaraz po spotkaniu, aby informacje były wciąż świeże. Użyj szablonu minut, aby zapisać w informacji o addendum.
Opublikuj oficjalne protokoły z dołączonym dodatkiem za nimi do członków grupy spotkania. Możesz nie chcieć czekać do następnego spotkania, aby to zrobić, na wypadek, gdyby było daleko w przyszłości. Zamiast tego prześlij do grupy elektroniczną kopię protokołu i uzupełnienia pocztą e-mail, a także niech członkowie wiedzą, że ich opinie lub zatwierdzenie są mile widziane. Jeśli wszyscy członkowie grupy zaakceptują protokół z dodatkiem, stanie się on twoim nowym dokumentem roboczym.
Przywołaj protokół i uzupełnienie do następnego spotkania, aby uzyskać podpis przewodniczącego. Protokół staje się oficjalny dopiero, gdy przewodniczący się na nich podpisuje.
