W celu zorganizowania działu administracyjnego najlepiej jest skupić się na najbardziej skutecznych sposobach poprawy wydajności, zminimalizowania marnotrawstwa i maksymalizacji indywidualnych talentów członków personelu administracyjnego. Podczas gdy niektóre procesy będą się różnić w zależności od potrzeb najwyższego kierownictwa i wielkości biura, możesz wdrożyć podstawowe techniki zapewniające płynniejszą pracę i bardziej wydajne biuro.
Zwiększyć efektywność. Wdrożyć podejście zorientowane na wydajność działań. Organizuj codzienne i cotygodniowe zadania, koncentrując się na wysokiej wydajności, a nie na wykonywaniu długich list zadań.
Struktura i integracja najważniejszej działalności administracyjnej biura wśród pracowników wyższego szczebla. Zlecaj pracownikom wyższego szczebla zarządzanie raportami wydatków i oferuj wsparcie administracyjne dla jednego lub więcej członków kierownictwa, a nie całego biura.
Deleguj zadania administracyjne, takie jak otwieranie poczty, odpowiadanie na telefony i pisanie na klawiaturze, do podstawowego personelu administracyjnego, w tym asystentów administracyjnych, sekretarek i praktykantów.
Przywoływanie działań, które nie przynoszą korzyści całej organizacji.Unikaj działań, które nie odpowiadają celom ustalonym przez najwyższy personel zarządzający. Na przykład wypróbuj praktykę planowania osobistych podróży w ostatniej chwili lub oddeleguj zadanie pracownikowi niższego szczebla, który może odbierać i upuszczać zadania bez negatywnego wpływu na przepływ pracy.
Wdrażaj chęć zarządzania zmianą. Często redukcja zatrudnienia jest niezbędnym elementem zmian w biurze administracyjnym, szczególnie jeśli dział administracyjny nie pracuje spójnie, aby przynieść korzyści całej organizacji. Przykładem jest biuro pełne asystentów wykonawczych pracujących indywidualnie, aby sprostać wymaganiom kadry zarządzającej wyższego szczebla, niezależnie od potrzeb organizacyjnych.
2016 Informacje o wynagrodzeniach dla sekretarzy i asystentów administracyjnych
Sekretarze i asystenci administracyjni uzyskali medianę rocznej pensji w wysokości 38 730 USD w 2016 r., Zgodnie z amerykańskim Biurem Statystyki Pracy. Na niskim poziomie sekretarze i asystenci administracyjni zarabiali 25 centymetrową pensję w wysokości 30 500 $, co oznacza, że 75 procent zarabia więcej niż ta kwota. 75. percentyl wynagrodzenia to 48 680 $, co oznacza, że 25% zarabia więcej. W 2016 r. 3 994 400 osób zostało zatrudnionych w USA jako sekretarze i asystenci administracyjni.
