Protokoły z posiedzeń kościelnych stanowią oficjalny, legalny zapis działań zarządu lub komisji. Są one ważne wewnętrznie dla dokładności historycznej i są również wykorzystywane przez strony zewnętrzne; na przykład udzielając pożyczek instytucjom, aby ustalić, że kościół zatwierdził projekt budowlany przed udzieleniem mu pożyczki. Audytorzy a IRS również uwzględniają protokół jako dowód, że pewne transakcje finansowe zostały zatwierdzone. W większości organizacji sekretarz lub sekretarka nagraniowa przyjmuje minuty.
Zawartość
Podczas gdy poszczególne treści różnią się w zależności od komisji, w protokołach wszystkich organizacji kościelnych znajdują się:
- Dane dotyczące spotkania, takie jak godzina, data, miejsce, kto uczestniczył i kto przewodniczył.
- Czy spotkanie odbywa się w regularnych odstępach czasu, czy jest to spotkanie specjalne oraz, jeśli jest specjalne, kto zwołał spotkanie i w jakim celu - dołączając kopię zawiadomienia o spotkaniu.
- Uporządkowany zapis tego, co wydarzyło się na spotkaniu.
- Przerwa i czas.
- Podpis sekretarza i po zatwierdzeniu protokołu oficer przewodniczącego.
Jednym z najtrudniejszych aspektów robienia minut jest określenie, ile detali do zapisania. Komisja historyczna ds. Braci menonickich sugeruje zapisywanie głównych punktów dyskusji prowadzących do decyzji, a także rozważanych alternatyw i podsumowanie, dlaczego komisja wybrała jedną alternatywę względem innych. Ewangeliczna Rada ds. Odpowiedzialności Finansowej sugeruje, że zarząd ustanawia politykę dotyczącą szczegółów, która jest spójna niezależnie od indywidualnego sekretarza. Sugeruje to dodanie wystarczającej ilości szczegółów, aby pokazać, że tablica jest rozważna, ale nie tak bardzo, że protokół czyta się jak powieść.
Biorąc protokół
Przed rozpoczęciem spotkania uzyskaj kopię porządku obrad. W trakcie spotkania sporządzanie szczegółowych notatek dotyczących szczegółowych danych ze spotkania, sprawozdań zarządu, dyskusji i działań jak zarząd przechodzi przez każdy punkt porządku obrad. Nagrywaj wnioski, rezolucje i decyzje w dosłownym brzmieniu, ale podsumowuj dyskusje. Pamiętaj, aby podać imię i nazwisko każdej osoby, która wniosła wniosek lub kto inicjuje działanie, oraz wszelkie stwierdzone konflikty interesów. Po zakończeniu spotkania przepisz i skondensuj notatki, aby uwzględnić odpowiednie szczegóły i umieść je we właściwym formacie, zaczynając od szczegółów spotkania, a następnie postępując zgodnie z porządkiem obrad.
Zachowanie protokołu
Po zakończeniu projektu protokołu, rozprowadź dokument wśród członków. Protokół, który napisałeś na tym spotkaniu, zostanie zatwierdzony, z poprawkami lub bez, na następnym spotkaniu. Po zatwierdzeniu minut przygotuj ostateczną kopię, a następnie podpisz dokument i poproś oficera przewodniczącego o podpisanie go. Przechowuj minuty chronologicznie w krótkiej książce z minutami, wraz z planem spotkania. Ta luźna książka również powinna zawierać spis treści oraz kopie regulaminu i kościoła. W pewnym momencie, być może co roku, minuty mogą być zawodowo związane.
