Tak wiele firm polega na recepcjonistce, która nadaje im ton, ale spędzają oni najmniej czasu na zajmowaniu tej konkretnej pozycji, skupiając się na "profesjonalnym" personelu.
Określony typ osoby ma spotykać się i witać klientów oraz odbierać telefony. Pracownik, który nigdy nie ma nic złego do powiedzenia o kimś, jest przyjazny i optymistyczny i lubi sprawiać przyjemność ludziom, którzy najlepiej nadają się do tego stanowiska.
Dobry recepcjonista odbiera telefon z wyjątkowym talentem, podkreślając pewne słowo. Na telefon należy odpowiedzieć uśmiechem na twarzy i prawdziwym zainteresowaniem tym, co osoba z drugiego końca ma do powiedzenia. Często biura korzystają z systemów poczty głosowej. To pewny sposób, by przegrać z radosnym, przyjaznym, żywym głosem na drugim końcu linii.
Potrzebujesz recepcjonistki, która ubierze się, by zaimponować klientom i być dumna ze swojego biura.
Ważne jest, aby dobry recepcjonista był buforem dla pracowników. Jeśli ktoś z personelu jest bardzo zajęty, recepcjonista powinien to wiedzieć. Recepcjonista, który jest informowany, może pomóc pracownikom uniknąć niepotrzebnych wpadek w ostatniej chwili, bez odmawiania legalnych spotkań.
Wskazane jest, aby recepcjonista przywoływał dyskusję z klientami, o ile nie jest kontrowersyjny. Nie chcesz, aby twój klient zakładał, że filozofia recepcjonisty odzwierciedla działalność firmy jako całości. Ogólne pytania i małe tematy są w porządku.
Recepcjonistka powinna być przedłużeniem twojego zespołu marketingowego. Śledzenie ważnych dat, podawanie informacji, o których klient ma wiedzieć, ale przekazywanie ich w sposób, który sprawia, że klient jest wyjątkowy, jest darem, a dobry recepcjonista go otrzyma.
Recepcjonistka powinna upewnić się, że broszury firmowe są przy stoliku do kawy i utrzymywać pełną i świeżą kawę, misę z cukierkami załadowaną, a klienci poruszać się płynnie po obszarze recepcji.
Jeśli nie ustanowiłeś wspólnego kalendarza, aby recepcjonista miał dostęp do zaplanowanych spotkań, dobrze byłoby, aby tak się stało. Możesz to łatwo zrobić, jeśli jesteś w sieci; po prostu pozwól recepcjonistce w twojej sieci. Jeśli twój system e-mail na to nie pozwala, możesz skonfigurować kalendarz w Internecie i poprosić wszystkich o opublikowanie wizyt, o których recepcjonista musi wiedzieć w witrynie.
