Podstawowe funkcje rachunkowe to nie tylko ważne umiejętności życiowe; mają kluczowe znaczenie dla właściwego zarządzania firmą. Dokładne prowadzenie dokumentacji jest niezbędne dla zapewnienia zgodności, z możliwością zobrazowania wzrostu i postępu w czasie oraz odpowiedzialności przed inwestorami firmy lub instytucjami kredytowymi. Zawsze ważne jest wiedzieć, ile pieniędzy wydano, na co i kiedy. Posiadanie tych informacji i przechowywanie ich w sposób zorganizowany ułatwia firmom i grupom uzyskanie informacji na temat tego, co działa finansowo i co może wymagać zmiany, aby zapewnić poprawę w przyszłości.
Omówienie funkcji rachunkowości
Trzy główne funkcje rachunkowości to:
- Gromadzenie i przechowywanie danych dotyczących działalności finansowej przedsiębiorstwa. Informacje są zbierane z dokumentów źródłowych, zapisywane najpierw w dziennikach, a następnie publikowane w księgach ręcznie lub za pomocą oprogramowania księgowego.
- Dostarczanie informacji, które można wykorzystać do raportów zarządczych, sprawozdań finansowych, planowania strategicznego i podejmowania decyzji.
- Zapewnienie kontroli, które efektywnie, skutecznie i dokładnie rejestrują i przetwarzają dane.
Rola rachunkowości w biznesie
Rachunkowość odgrywa kluczową rolę w biznesie. Kompleksowe prowadzenie dokumentacji zapewnia możliwość dostarczania dokładnych raportów finansowych, które mogą być wymagane podczas audytu, dla kwartalnych raportów dla inwestorów lub instytucji kredytowych. Wszystko, od rocznych lub kwartalnych zeznań podatkowych do audytów i wniosków o kredyt będzie prawdopodobnie wymagać szczegółowych sprawozdań finansowych. Tylko dzięki zachowaniu dokładnych zapisów księgowych informacje te mogą być łatwo dostępne w razie potrzeby.
Możliwość analizowania aspektów kondycji finansowej firmy, takich jak przepływy pieniężne, rentowność i zaległe pożyczki, jest kluczową częścią prowadzenia firmy. Dzięki tym informacjom menedżerowie lub właściciele mogą określić, co działa dla ich firmy, a co nie, a także, w jakich obszarach mogą pracować, aby poprawić ogólny stan finansowy firmy w przyszłości.
Specjalny rodzaj rachunkowości nazywany rachunkowością zarządczą jest szczególnie przydatny dla liderów firm. W przypadku rachunkowości zarządczej księgowi mają za zadanie przygotowywać sprawozdania finansowe, które pomogą menedżerom w podejmowaniu ważnych decyzji, które będą wyznaczać kierunek rozwoju firmy. Różni się to od rachunkowości finansowej tym, że księgowi zarządcy udzielają wskazówek, jak prowadzić firmę. Z drugiej strony, księgowi finansowi dostarczają raporty, które wskazują, jak dobrze firma jest prowadzona. Ogólnie rzecz biorąc, zarówno kierownictwo, jak i księgowi finansowi stosują te same złote zasady rachunkowości i muszą przestrzegać tych samych standardów branżowych i ogólnych zasad rachunkowości.
Jakie są główne funkcje księgowego
Jeśli interesuje Cię kariera w dziedzinie rachunkowości, możesz zastanawiać się, jakie są główne funkcje księgowego? Księgowi są niezbędni dla przedsiębiorstw każdej wielkości i typu, ponieważ są odpowiedzialni za zbieranie, dokładność, rejestrowanie, analizę i raportowanie informacji finansowych firmy. Czasami księgowi pełnią znaczną rolę administracyjną, pobierając informacje z dokumentów finansowych i wprowadzając je do czasopism lub oprogramowania księgowego. W innych przypadkach księgowi służą jako doradcy firmy, analizując zapisy finansowe i sugerując rozwiązania, które firma może podjąć, aby zaoszczędzić pieniądze lub zachęcić do wzrostu. Większe firmy mogą mieć całe działy księgowości, z pracownikami, którzy wypełniają każdą z tych ról. W niektórych przypadkach małe firmy mogą zlecać na zewnątrz księgowych. Jest to możliwe, ponieważ podstawowe zasady rachunkowości nie różnią się między branżami lub między firmami.
Niezależnie od branży, księgowi są zwykle obciążani pobieraniem, organizowaniem i utrzymywaniem dokumentacji finansowej firmy. Ważną częścią tego zadania jest zapewnienie, że zapisy są zestawiane w granicach prawa i przepisów branżowych. Dla firm z wieloma oddziałami i księgowymi w każdej z nich obowiązkiem księgowego jest również zapewnienie przestrzegania systemów organizacyjnych i standardów rachunkowości korporacyjnej. Dla zachowania spójności ważne jest, aby cała firma zachowała swoje zapisy w ten sam sposób.
Księgowi mogą być zobowiązani do sporządzania formularzy podatkowych kwartalnie lub rocznie, w zależności od potrzeb firmy. W zależności od wielkości firmy, ktoś w tej roli może również pełnić funkcje związane z zasobami ludzkimi i zajmować się dystrybucją rocznych dokumentów podatkowych dla pracowników. Wiele działów księgowych jest również odpowiedzialnych za przygotowywanie wypłat pracowników.
Jeśli firma korzysta z zewnętrznych certyfikowanych publicznych księgowych, specjalistów podatkowych lub doradców finansowych, rola księgowego firmy może być związana z kontaktem z tymi wykonawcami. Księgowy może prowadzić dodatkowe zapisy, organizować potrzebne sprawozdania finansowe przed spotkaniami lub działać jako przedstawiciel firmy na spotkaniach z wykonawcami. Księgowi pomagają również w podejmowaniu ważnych decyzji finansowych.
Złote zasady rachunkowości
Każdy kurs rachunkowości poprosi uczniów o odpowiedź na podstawowe pytanie, jakie są złote zasady rachunkowości? Istnieją trzy główne zasady nauczane i uważane za złote zasady. Oznacza to, że są one spójne w różnych firmach i branżach. Nie zmieniają się, niezależnie od specyfiki firmy.
Aby zrozumieć złote zasady rachunkowości, musisz najpierw zrozumieć system podwójnego zapisu księgowości. Każda transakcja finansowa w ramach tego systemu z konieczności wpłynie na co najmniej dwa konta z planu kont. Na przykład, jeśli klient zapłacił za duże zamówienie na koszulki, które kosztują 1000 USD, należałoby obciążyć kategorię dochodów przez 1000 USD. Jednak wcześniej zaległa kwota na koszule zostałaby również wymieniona na należnościach. Dlatego księgowy musiałby zaliczyć tę kategorię do 1000 $.
Pierwsza złota zasada rachunkowości jest zgodna z tą zasadą i stwierdza, że zawsze obciążasz odbiorcę i przypisujesz dawcę w każdej transakcji.Dotyczy to rachunków osobistych, które można zdefiniować jako rachunki dotyczące osoby fizycznej, przedsiębiorstwa lub instytucji. Konsekwentnie przestrzegając tej zasady, zawsze należy wprowadzić dwie pozycje dla każdej transakcji finansowej.
Druga złota zasada rachunkowości mówi, że należy obciążyć to, co przychodzi i przyznać, co wychodzi. Jest to w zasadzie takie samo, jak zasada numer jeden, ale nie jest używane w przypadku kont osobistych. Zamiast tego zasada ta obowiązuje w przypadku rachunków rzeczywistych, które zaczynają się od salda debetowego. Rachunki rzeczywiste to konta bilansowe, w tym aktywa, takie jak gotówka, należności i budynki, konta zobowiązań, takie jak należności i pensje oraz rachunki kapitałowe akcjonariuszy, takie jak akcje zwykłe i zatrzymane. Tak więc we wcześniejszym przykładzie księgowy obciążyłby przychodzące pieniądze. Jeżeli, z drugiej strony, firma wyda pieniądze na zakup dostaw, transakcja ta będzie reprezentowana jako kredyt dla firmy.
Trzeci złoty zasada rachunkowości odnosi się do rachunków nominalnych, takich jak rachunki kapitałowe. Mogą obejmować wszystko, co związane z dochodami i wydatkami, takie jak zapłacony czynsz, rabaty, złe długi i prowizje. Trzecia zasada mówi, że musisz obciążyć wszystkie wydatki i straty, i zaliczyć wszystkie dochody i zyski.
Podstawy rachunkowości
Jeśli masz nadzieję dowiedzieć się o rachunkowości lub jeśli chcesz założyć podstawowy system księgowy dla małych firm, musisz zapoznać się z podstawowymi sprawami. Tradycyjnie prowadzenie dokumentacji finansowej odbywało się ręcznie. Książka używana do śledzenia transakcji finansowych nosi nazwę czasopisma. Dziś wolisz korzystać z oprogramowania księgowego, ale termin "dziennik" wciąż pojawia się często, nawet w elektronicznej rachunkowości. Ponadto podstawowe zasady są takie same.
Transakcja jest zdarzeniem finansowym, które należy udokumentować. Śledzisz kwotę transakcji wraz z datą jej wystąpienia, opisem i kontem obciążającym lub obciążającym.
Czasami firma może używać wielu dzienników do śledzenia transakcji związanych z różnymi kontami. Na przykład, dziennik wpływów gotówkowych może zostać wykorzystany do uporządkowania listy pieniędzy, podczas gdy dziennik wypłat gotówki może zostać wykorzystany do zapisania środków pieniężnych. Dziennik wypłat gotówki jest taki sam jak rejestr czekowy.
Aby przygotować się do potencjalnego audytu i zachować czyste książki, zawsze powinieneś używać oddzielnego konta czekowego lub karty kredytowej do transakcji biznesowych. Mieszanie kont osobistych i korporacyjnych nie tylko powoduje, że prowadzenie rejestrów jest bardziej skomplikowane, ale może również podnosić czerwone flagi podczas audytu.
Księgowość opiera się na planie kont dla swojej struktury. Ta lista kategorii dochodów i wydatków obejmuje, na przykład, aktywa, pasywa, kapitał własny właściciela, przychody, koszt sprzedanych towarów (nie dotyczy spółki usługowej) i koszty operacyjne. Pozostałe rachunki dochodów i wydatków są dodawane w razie potrzeby.
Podczas śledzenia transakcji finansowych każda transakcja powinna być podzielona na kategorie zgodnie z jej typem. Sprawozdania finansowe zwykle zawierają tylko łączną kategorię rachunków, a nie poszczególne transakcje. Miesięczny, kwartalny lub roczny raport finansowy, taki jak bilans, obejmuje na przykład sumę aktywów, zobowiązań ogółem i wynikający z nich kapitał własny.
Po przygotowaniu sprawozdań finansowych stan przedsiębiorstwa jest reprezentowany w bilansie. To jak migawka kondycji finansowej firmy w danym momencie. Aktywa to materialne lub niematerialne rzeczy, które firma posiada, takie jak gotówka, należności (pieniądze należne przedsiębiorstwu przez klientów), inwestycje, budynki, grunty, sprzęt lub inne rzeczy. Z drugiej strony, zobowiązania są tym, co firma zawdzięcza innym, takim jak kredyty, karty kredytowe lub hipoteki. Kapitał własny lub kapitał, trzecia kategoria w bilansie odzwierciedla inwestycje spółki w działalność gospodarczą oraz wszelkie zyski lub straty w działalności od momentu jej rozpoczęcia. Te trzy kategorie muszą być zrównoważone, więc aktywa muszą być równe kapitałowi własnemu właściciela plus zobowiązaniom.
Inne kategorie rachunkowości zwykle nie są uwzględniane w raportowaniu na dużą skalę. Przychody, koszty sprzedanych towarów i koszty operacyjne są jednak rejestrowane w księdze głównej firmy, która składa się z salda każdego konta śledzonego przez firmę. Dochód lub przychód to środki uzyskane przez przedsiębiorstwo ze sprzedaży towarów lub usług. Jeśli firma produkuje towary, a nie sprzedaje usług, koszt produktu jest rejestrowany i jest znany jako koszt sprzedanych towarów. Koszty operacyjne, koszty prowadzenia działalności z dnia na dzień, są również rejestrowane i obejmują między innymi usługi użyteczności publicznej, takie jak energia cieplna i wodna dla biur, usług internetowych lub wynajmu.
Oprócz bilansu, rachunek zysków i strat lub rachunek zysków i strat jest ważnym sprawozdaniem finansowym, które pokazuje przychody pomniejszone o koszty z wynikającym z nich zyskiem lub stratą netto.
Posiadanie wykwalifikowanego księgowego jest ważne, bez względu na to, w jakim jesteś przedsiębiorstwie lub w jakiej branży. Od kwestii zgodności i regulacji po bieżące i długoterminowe wytyczne księgowi analizują najbardziej skomplikowane aspekty finansowe firmy i udzielają ważnych porad. Księgowi mogą powiedzieć, co się dobrze układa w twojej firmie i powiadomić cię o tym, co należy zmienić, aby zapewnić maksymalny wzrost. Wszystkie firmy muszą nadawać priorytet rachunkowości, niezależnie od tego, czy mają tylko jednego oddanego pracownika, wykonawcę czy cały zespół kierowników ds. Zarządzania i finansów.
