Każdy, kto pracował dla firmy, jest zaznajomiony z instrukcjami dotyczącymi polityki i procedur oraz ich krótszymi, bardziej zwięzłyszymi kuzynami, podręcznikami dla pracowników. Podręczniki dotyczące zasad i procedur służą dwóm celom - aby spełnić wymogi prawne, takie jak zatrudnianie i kwestie środowiskowe, a także wyrazić misję i wizję firmy poprzez przemyślane, szczegółowe wytyczne. Polityka określa, co firma chce zrobić dla pracowników, aby osiągnąć cele organizacyjne, a procedury opisują szczegółowo, w jaki sposób realizować te zasady. W idealnej sytuacji firma zastosuje prostą formułę: ustanowi deklaracje misji i wizji, opracuje cele strategiczne, opracuje zasady wsparcia i opracuje taktyczne procedury wdrażania zasad.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Obowiązujące prawa
-
Układy zbiorowe, jeżeli istnieją
Opracuj proces i strukturę i połącz zespół (jeśli nie jesteś jedynym przewodnikiem projektu). Zdecyduj się na obowiązki członków zespołu, w tym badania, pisanie, kwestie prawne, mechanizmy zatwierdzania i metody produkcji. Chociaż większość firm dostarcza literaturę pracowniczą w formacie elektronicznym, konieczne będzie również drukowanie wersji papierowych. Ustal liderów zespołów i kontakty na każdym etapie procesu. Przeprowadź spotkanie organizacyjne, aby zdecydować, w jaki sposób fizycznie przepłynie instrukcja - rozdział według rozdziału i krok po kroku.
Zajrzyj do prawnych aspektów instrukcji. Uwzględnij fragmenty dotyczące równych szans, molestowania seksualnego, dyskryminacji i testowania narkotyków. Upewnij się, że żadne sformułowanie w podręczniku nie narusza obowiązujących przepisów lub nie jest sprzeczne z umową o pracę. Nawiąż kontakt prawny w celu przejrzenia i zatwierdzenia podręcznika w kwestiach prawnych. Zaniedbanie i delikt są najczęstszymi problemami prawnymi firm, a instrukcje dotyczące polityki i procedur są prawnie wiążące dla firm. Większość naruszeń ze strony firm jest niezamierzona, ale jeśli instrukcje są źle sformułowane, ignorowane lub nie wyjaśniają wyraźnie konsekwencji działań pracowników, mogą pojawić się problemy prawne.
Dołącz deklaracje misji i wizji firmy oraz jej historię. Wyjaśnij, w jaki sposób zasady i procedury służą wspieraniu i wzmacnianiu zarysowanych wartości.
Napisz o korzyściach. Uwzględnij sprawy związane z mandatem, takie jak Ubezpieczenia Społeczne, zasiłki dla bezrobotnych, odszkodowania dla pracowników, względy wojskowe (na przykład rezerwa podatkowa) i urlop rodzinny. Przedstaw te nieobjęte obowiązkiem świadczenia, takie jak urlopy, nadgodziny, czas pracy, ubezpieczenia, programy nabycia uprawnień i emerytury (w tym wszelkie postanowienia 401k), a także urlopy i urlopy.
Rozwijaj i utrzymuj pozytywny ton pisania. Ustal parametry, w których pracownicy mogą z powodzeniem osiągać swoje cele. Unikaj, jeśli to możliwe, języka argumentacyjnego. Konsekwentne mówienie pracownikom, czego nie mogą lub nie powinni robić, powoduje napięcie, zwłaszcza gdy nie można zakazać łatwo rozpoznawalnych złych zachowań.
Utwórz wersję roboczą i przejrzyj, sprawdź i edytuj, a następnie przejrzyj, ponownie sprawdź i edytuj.
Wyślij wersję roboczą w procesie zatwierdzania. Poproś kilku pracowników niebędących członkami zespołu o przeczytanie instrukcji obsługi.
Wprowadź zmiany do podręcznika po procesie zatwierdzania i uzyskaj ostateczne zatwierdzenie, jeśli to konieczne. Przygotuj instrukcję do produkcji. Wybierz grafikę lub zdjęcia i sformatuj instrukcję.
Przygotuj podręcznik, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Upewnij się, że zidentyfikowałeś "strażnika" dla przyszłych zmian.
Wskazówki
-
Podręcznik pracownika powinien stanowić krótkie wprowadzenie do firmy, z zadowoleniem, orientacją i krótką dyskusją na temat zasad, oczekiwań i korzyści. Prawdopodobnie będzie to pierwsza rzecz, którą pracownicy przeczytali (przed podręcznikiem zasad i procedur) i nie powinni naśladować instrukcji tonem lub szczegółami.
Ostrzeżenie
Jeśli pracownicy Twojej firmy są reprezentowani przez związek zawodowy, często obowiązująca umowa zbiorowa będzie służyć jako podstawa dla większości polityk i procedur. Uważaj, aby nie sprzeciwiać się porozumieniom związkowym z zasadami i procedurami.
