Nikt nie lubi czasu podatkowego. Bądźmy szczerzy: składanie podatków jest zawsze stresujące - nawet jeśli zatrudnisz księgowego, aby zrobił to za Ciebie. Aby złagodzić niepokój podatkowy, ważne jest, aby wypełnić odpowiednią dokumentację i wysłać ją we właściwym czasie, aby uniknąć kar. Tutaj pojawiają się formularze W-2 i W-3. IRS ma serię formularzy "W", ale W-2 i W-3 są ściśle powiązane z pracodawcą. Jeden jest zawsze potrzebny, a drugi nie.
Formy W-2 i W-3 są zdecydowanie podobne. Główna różnica leży w ich odbiorniku. Kopie formularza W-2 przechodzą od pracodawcy do pracownika. Kopie formularza W-3 przechodzą od pracodawcy do Administracji zabezpieczenia społecznego (wraz z dodatkowymi kopiami W-2). Więc jak się zgłaszasz i jaka jest różnica?
Wskazówki
-
Pracodawcy używają W-3 do zgłaszania zarobków do Social Security Administration, jeśli nie składają W-2 elektronicznie.
Co to jest formularz W-2?
Każdy, kto kiedykolwiek był pracownikiem firmy, otrzymał formularz W-2. To jest jak siostra w MISC-1099, która służy pracownikom kontraktowym. Przed rozpoczęciem pracy w nowej firmie pracownicy wypełniają W-4, który wyszczególnia wszystkie swoje potrącenia podatkowe. Ten formularz jest następnie wykorzystywany przez pracodawcę do utworzenia W-2. Pod koniec roku W-2 jest wysyłany do wszystkich pracowników, co pozwala im poznać ich łączne zarobki za rok i podatki potrącane z ich pensji. Mogą z tego skorzystać, aby otrzymać zwrot podatku od zeznania podatkowego. W zależności od statusu zatrzymania pracownika, może on potrzebować zapłacić IRS na koniec roku. Zwykle jest to bardziej powszechne w przypadku 1099 pracowników, którzy nie mają podatków potrąconych z góry.
Formularze W-2 są wymaganiem dla każdego pracodawcy z pracownikami. IRS twierdzi, że pracodawcy muszą zgłaszać płace każdego pracownika, o ile:
- Zablokowane zostały podatki od dochodów, składki na ubezpieczenie społeczne lub w Medicare.
- Podatek dochodowy zostałby potrącony, o ile zażądano tylko jednego zasiłku u źródła lub nie przysługiwałoby zwolnienie na ich W-4.
Co to jest formularz W-3?
Świadczenia publiczne stanowią zbawienną łaskę dla tych, którzy upadają poniżej granicy ubóstwa. Pod koniec dnia wszyscy płacimy im, a my wszyscy jesteśmy uprawnieni do ich odbioru w pewnych okolicznościach. Na przykład osoby powyżej 65 roku życia mogą pobierać Ubezpieczenie Społeczne, o ile wpłacili wystarczającą kwotę do systemu. Osoby poniżej granicy ubóstwa kwalifikują się do Medicare. Administracja Social Security musi dokładnie wiedzieć, ile pracodawcy wpłacają na systemy, i tu pojawia się W-3.
Jeśli jesteś pracownikiem, prawdopodobnie nigdy nie załatwiłeś formularza W-3. Jest to wykorzystywane wyłącznie przez pracodawców. Pod koniec roku pracodawcy używają W-3 do zgłaszania zarobków, wynagrodzeń Medicare i składek na ubezpieczenie społeczne wszystkich swoich pracowników. Dokument ten zostanie przesłany do Social Security Administration nie później niż w lutym. Połów jest taki, że musi również zawierać formularze podatkowe W-2 każdego pracownika. Jeśli masz 10 pracowników, musisz wysłać 10 formularzy W-2. Sumy z wszystkich tych formularzy W-2 zsumowane powinny być równe tym, co zgłaszasz na formularzu W-3.
Mailing A W-2 i W-3
Pracodawcy wiedzą, że formularze W-2 zawierają dużo kopii - dokładnie sześć. Więc, który jest właściwy, aby wysłać wraz z W-3? Kopia A zostaje wysłana do Administracji Ubezpieczeń Społecznych, co oznacza, że dołączysz ją do swojego W-3. Kopiuj B i C idź prosto do swoich pracowników. Wyślą tę pierwszą do IRS i zatrzymają tę ostatnią dla swoich osobistych rekordów, jeśli kiedykolwiek zostaną poddani audytowi. Kopiowanie D zostaje usunięte w twoich rejestrach, na wypadek gdybyś był kiedykolwiek skontrolowany.
Ostatnie dwie kopie: Kopiowanie 1 i Kopiowanie 2 są dla państwowych lub lokalnych zeznań podatkowych. Są one przekazywane pracownikowi wraz z kopią B i C. Pracownicy otrzymują dwie kopie kopii 2, ponieważ niektóre z nich mogą być składane w różnych stanach.
Uzyskiwanie kopii W-2 i W-3
Łatwo uzyskać kopie formularzy W-2 i W-3. Możesz kupować już wydrukowane formularze w sklepach z artykułami biurowymi lub tworzyć je w sekcji "Usługi dla biznesu online" Social Security Administration. Możesz także wydrukować je na stronie IRS - pamiętaj tylko, że te formularze muszą być możliwe do skanu. Trzymaj się rządowych stron internetowych, aby uzyskać oficjalne formularze. Jeśli nie można go odczytać przez maszynę, spotkasz się z grzywnami.
Kiedy należy je wysłać?
IRS rozpoczyna przetwarzanie zeznań podatkowych pod koniec stycznia, ale im szybciej plik, tym szybciej otrzymujesz zwrot. Istnieją pewne zasady określające, kiedy pracodawca musi przedstawić W-2 i W-3 odpowiednie strony.
Zarówno W-2, jak i W-3 muszą zostać wysłane do odpowiednich stron do 31 stycznia. Jeśli nie zdążysz złożyć w terminie, poniesiesz kary, które IRS oblicza na podstawie tego, jak późno złożyłeś swoje zgłoszenie. Kara w wysokości 50 USD na formularz W-2 jest wysyłana w ciągu 30 dni od terminu płatności (co jest większe, jeśli masz dużo pracowników). Maksymalna kara wynosi 536 000 $ w tym oknie. Jeśli spóźnisz się o 31 lub więcej dni, kara wzrośnie do 60 $ za każdy zwrot z maksymalnym 1.609,000 $. Jeśli prześlesz swój zwrot po 1 sierpnia, kara zostanie zwiększona do 260 USD za każdy zwrot z maksymalną sumą 3 218 500 USD. Sytuacja jeszcze się pogorszy, jeśli IRS uzna, że celowo odmówiłeś formularzy W-2 i W-3. W tym przypadku grzywna wynosi 530 USD za każdy zwrot i nie ma maksimum.
Właściciele małych firm dostają przerwę w karach. Są ograniczone do niższej stawki, ale nadal mieszczą się w przedziale od 50 USD do 530 USD za każdy zwrot. Możesz również ponieść kary za wypełnianie formularzy, które nie są odczytywalne maszynowo lub zawierają nieprawidłowe informacje.
Rozszerzenia nie zawsze są gwarantowane
Wcześniej prawie każdy mógł otrzymać przedłużenie do wypełnienia formularzy W-2 i W-3. W ostatnich latach tak nie jest. IRS przestawił regulację na głowie. Dzisiaj musisz wypełnić wniosek o rozszerzenie, ale nie jest to gwarantowane. Musisz mieć uzasadniony powód za wnioskiem o przedłużenie.
Jeśli chcesz złożyć wniosek o przedłużenie, wypełnij formularz IRS 8809 przed 31 stycznia. Rozszerzenie daje tylko 30 dni.
Składanie W-2 i W-3
Firmy zazwyczaj wysyłają formularze MISC-1099 tylko wtedy, gdy płacą kontrahentowi ponad 600 USD za swoją pracę. Nie dotyczy to W-2, który nie ma minimalnych wymagań dotyczących archiwizacji. Każdy pracodawca musi złożyć W-2 dla pracownika, nawet jeśli nie zarabiają wystarczająco dużo, aby wymagać od nich złożenia zeznania podatkowego.
Z drugiej strony pracodawcy nie zawsze muszą wypełniać formularz W-3. Dotyczy to wyłącznie osób składających pocztę. Jeśli przesyłasz elektronicznie formularze W-2 pracownika do Social Security Administration i IRS, nie musisz wysyłać W-3. Zgłoszenie online jest wymogiem dla każdego, kto ma więcej niż 250 pracowników.
