Słownik Webstera określa literę jako pisemną lub drukowaną wiadomość do osoby lub grupy, która jest zwykle wysyłana pocztą. Oczywiście w naszym wieku elektronicznym wiele listów jest przesyłanych pocztą e-mail, w treści e-maila lub jako załącznik. Pomimo tego trendu listy biznesowe nadal mają tradycyjne funkcje. Dlatego ważne jest, aby osoby w świecie biznesu znały te funkcje, aby wywoływać prawidłowe wrażenie u partnerów biznesowych.
Obroty
Pomimo tendencji do prowadzenia biznesu drogą elektroniczną, "tradycyjne listy sprzedaży pozostają ważnym narzędziem nowoczesnego biznesu", mówi Kenneth Zimmer, profesor emerytowany w Wyższej Szkole Biznesu i Ekonomii w California State University oraz Sue C. Camp, profesor nadzwyczajny w College'u Gardner-Webb College. Broyhill School of Management. Co więcej, Zimmer i Camp utrzymują, że większość listów firmowych to w rzeczywistości listy sprzedaży, ponieważ ich celem jest promowanie sprzedaży towarów lub usług odbiorcom. Istnieje pięć głównych celów listów sprzedaży:
- Aby przyciągnąć uwagę odbiorcy.
- Nawiązać przyjazną relację z odbiorcą.
- Aby odwołać się do motywów zakupu odbiorcy.
- Aby przekonać odbiorcę do podjęcia działania.
- Aby zapewnić odbiorcy możliwość podjęcia działania.
Public Relations
Celem wszelkich działań z zakresu public relations jest wpływanie na przekonania, postawy lub działania określonych odbiorców. Tak jest w przypadku listu public relations, wyjaśnij Melvin L. DeFleur i Everette E. Dennis, współautorów "Understanding Mass Communication: A Liberal Arts Perspective". Głównym celem listu PR jest pozytywny wpływ na opinię publiczną firmy lub organizacja.
Niektóre przykłady listów public relations to te, które dążą do osiągnięcia następujących celów:
- Promuj nowy biznes.
- Zaproś klientów do otwarcia kont opłat.
- Podziękuj klientom za ich działalność.
- Witaj potencjalnych klientów w społeczności.
- Ogłoś specjalną sprzedaż lub usługę.
- Oferuj zachęty do korzystania z usług firmy.
Żądania i odpowiedzi
Najbardziej rutynowe pisma biznesowe albo składają wniosek, albo odpowiadają na jedno, Zimmer i Camp. Przykłady listów z prośbą obejmują rezerwację pokoju spotkań, żądanie ceny, zapytanie o wyciągi z rachunku i konfigurację spotkań. Niemniej jednak Zimmer i Camp radzą, aby te rutynowe listy "nie były traktowane rutynowo". Dlatego podczas składania wniosku lub odpowiadania na jedno z nich należy przestrzegać pewnych wytycznych:
- Podaj pełne informacje.
- Nigdy nie rób nieuzasadnionych żądań.
- Bądź dokładny i dokładny.
- Nigdy nie bądź nieuprzejmy.
Roszczenia i korekty
Klienci czasami skarżą się na wadliwe usługi lub produkty. Przy takich okazjach firmy muszą reagować, negocjując z klientami w celu dokonania korekty. Ponadto firmy piszą również listy roszczeń, na przykład gdy dostawca nie wysyła właściwego produktu lub nie wysyła go w ogóle. Jednak Zimmer i Camp twierdzą, że niezależnie od tego, czy odpowiadasz na skargę, czy też przesuwasz roszczenie, musisz pamiętać o następujących zasadach:
- Upewnij się, że masz wszystkie fakty.
- Bądź dokładny i kompletny podczas opisywania roszczenia.
- Unikaj oskarżeń, gróźb lub wymagających..
- Bądź uprzejmy.
- Zaproponuj rozsądne rozwiązanie, które będzie odpowiednie dla wszystkich zainteresowanych stron.
Komunikacja społeczna
Gratulowanie pracownikom biznesowym przy specjalnych okazjach jest "powszechną kurtuazją i tradycją" - piszą Zimmer i Camp. Pracodawcy powinni również wysyłać listy z wyrazami współczucia, gdy pracownik traci stratę lub tragedię, szybko reaguje na oficjalne zaproszenia, rozpoznaje stypendia i wyraża wdzięczność za prezenty, gościnność lub specjalne traktowanie. Brak uznania takich okoliczności przedstawia firmę w złym świetle.
Pamiętaj, aby poprawnie sformatować litery:
- Użyj firmowego papieru firmowego.
- Dopasuj datę korespondencji na prawo od strony.
- Umieść nazwisko odbiorcy, oficjalny tytuł i adres u dołu strony, wyrównane w lewo.
- Śledź pozdrowienie przecinkiem, a nie dwukropkiem, na przykład: Drogi panie Jones,
- Podwójna przestrzeń między zwrotem grzecznościowym a pierwszym akapitem litery i między każdym akapitem. Jednak pojedyncza przestrzeń ciała każdego akapitu.
- Nie podawaj inicjałów odniesienia, notatek kopiowania itp.
