Kiedy potrzebujesz zaktualizować podręcznik szkoleniowy, proces biznesowy lub podręcznik, idealny pojazd jest notatką szkoleniową. Format notatek umożliwia kierowanie do odbiorców i zawiera informacje na temat dalszych działań. Jest szczególnie przydatny w sytuacjach, w których do istniejącego procesu dodano nowe względy prawne lub wymagane kroki. Wykonując kilka prostych kroków, możesz upewnić się, że twoje notatki w jasny i zwięzły sposób przedstawiają twoje pomysły, unikając typowych pułapek.
Zidentyfikuj swoich odbiorców. Pomoże to w umieszczeniu najbardziej istotnych informacji na temat notatki. Na przykład, jeśli piszesz, aby wyjaśnić, jak korzystać z nowej kopiarki na trzecim piętrze, nie wysyłaj notatki do każdego pracownika w budynku. Lub jeśli nowe prawo wpłynie na sposób składania oświadczeń pod przysięgą w biurze prawnym, nie musisz uwzględniać zespołu obsługi technicznej.
Przedstaw swój temat. Pierwsze kilka linii powinno dać czytelnikom znać, dlaczego ta notatka jest dla nich ważna. Poinformuj ich, jaki był stary proces lub do którego bieżącej procedury dotyczy ta aktualizacja, a także powód aktualizacji.
Przedstaw nowe kroki lub wymagania. Używaj tylko jednego poziomu nagłówków i staraj się, aby twoje objaśnienia były zwięzłe i skupione. Dołącz zaktualizowane informacje, a także wszelkie wcześniejsze kroki lub procesy, których nie należy już przestrzegać lub wykonywać.
Dołącz linię czasu. Poinformuj publiczność, kiedy nowa polityka wejdzie w życie. Jeśli jest to natychmiastowa zmiana, wyraź jednoznacznie, czy jest jakikolwiek okres przejściowy lub przejściowy dla wcześniejszej procedury. Na przykład, jeśli pojawi się nowy formularz wniosku o urlop, niech pracownicy dowiedzą się, co stanie się z żądaniami, które są już przetwarzane.
Zamknij, postępując zgodnie z instrukcjami. Na koniec notatek, niech widzowie wiedzą, co powinni zrobić, jeśli mają pytania, na które nie ma odpowiedzi w twoim dokumencie. Może to obejmować link do dodatkowej dokumentacji lub numer kontaktowy, do którego mogą zadzwonić. Jeśli notatka szkoleniowa jest częścią serii aktualizacji, należy podać, kiedy następna aktualizacja będzie gotowa.
Wskazówki
-
Ogranicz swoje notatki do jednego głównego tematu. Użyj drugiej osoby (ty), aby porozmawiać bezpośrednio z publicznością.
