Czasami trudno jest narzucić porządek i dyscyplinę na spotkaniu stowarzyszenia condo. Zwłaszcza jeśli dyskutuje się o poważnych wydatkach lub zmianie zasad, możesz napotkać wiele różnych poglądów i nie ma prawdziwego konsensusu co do dalszych działań. Ważne jest, aby przestrzegać właściwej procedury spotkania, aby każdy mógł być wysłuchany, a decyzje mogą być podejmowane skutecznie. Powinieneś również zapoznać się z zasadami obowiązującymi w Twoim stanie związanymi ze stowarzyszeniami condo i upewnić się, że przestrzegasz procedury prawnej dotyczącej przebiegu spotkań.
Zachowaj punkty porządku dziennego do dyskusji od wszystkich członków zarządu, aby upewnić się, że wszystkie nierozstrzygnięte kwestie są rozwiązywane.
Pisz i rozsyłaj porządek obrad przed spotkaniem, wraz z protokołem poprzedniego spotkania. Może być najbardziej efektywny, jeśli masz adres e-mail każdego właściciela, aby zapewnić efektywną dystrybucję. Program powinien jasno określać czas i miejsce spotkania oraz dokładnie to, co zostanie omówione. Powinien zawierać wyraźnie określone wnioski dotyczące działalności merytorycznej.
Upewnij się, że masz sekretarkę do podjęcia właściwych minut na spotkaniu. W ten sposób działania zatwierdzone podczas spotkania zostaną odpowiednio zarejestrowane i mogą zostać przeprowadzone.
Zezwalaj na krótki czas na początku spotkania, aby spotkać się z innymi i poczęstuj kawą lub innymi napojami. Dzięki temu właściciele mogą się mieszać i tworzyć bardziej przyjazną i przyjazną atmosferę.
Przywołaj spotkanie na zamówienie, oświadczając, że oficjalna firma się rozpocznie. Upewnij się, że masz uwagę wszystkich przed przystąpieniem do danego biznesu.
Zatwierdza protokół z poprzedniego posiedzenia, jako taki lub z poprawkami zaakceptowanymi przez członków.
Przedstaw wszystkie raporty oficerów, które są niezbędne, aby poinformować właścicieli o wszelkich działaniach podjętych w ich imieniu od ostatniego spotkania.
Przejdź do pierwszego przedmiotu działalności. Podaj wniosek i poproś o dyskusję. Członkowie powinni być uznawani przez przewodniczącego, zanim przemówią. System ten zapewnia, że dyskusja nie przerodzi się w bezproduktywny, wolny dla wszystkich, co może się zdarzyć, jeśli emocje są wysokie w związku z konkretnym problemem z mieszkania.
Przenieś wniosek, albo jako pierwszy stwierdzony, albo jako zmieniony przez dyskusję, a następnie weź głos.
Upewnij się, że sekretarz spotkania odnotowuje dokładne brzmienie wniosku i wynik głosowania, zanim przejdzie dalej. Ten wniosek będzie następnie kierować kolejnymi działaniami stowarzyszenia w tej konkretnej kwestii.
Przeprowadź w ten sposób wszystkie elementy działalności.
