Ocena skuteczności i wydajności Twoich dostawców jest równie ważna dla Twojej działalności biznesowej jak przeprowadzanie rocznych ocen wydajności pracowników. Podejmij ten krok, aby krytycznie przeanalizować poziomy wydajności, ponieważ odnoszą się one do kluczowych elementów odpowiedzialności dostawcy. Pomaga to w ustaleniu, czy umowa zawarta z dostawcami jest spełniana zgodnie z Twoimi oczekiwaniami lub potrzebami, aby zwiększyć wydajność.
Porozmawiaj o oczekiwaniach
Na początku relacji dostawcy należy określić oczekiwania, aby obie strony zrozumiały, czego szuka druga strona w warunkach umowy. Kluczowe elementy do rozważenia to: terminowość dostaw, dostępność materiałów źródłowych, przyjazność, elastyczność dostawcy i stosunek ceny do korzyści. Tak jak możesz ustalić cele i wymiary z pracownikiem, rozważ coś podobnego dla dostawcy, na przykład spisane zestaw oczekiwań dotyczących wydajności, które możesz zmierzyć i przedyskutować podczas przyszłej oceny umowy.
Śledź wydajność
Utwórz arkusz kalkulacyjny z nagłówkami, takimi jak dostawa na czas, jakość produktu lub usługi oraz relacje z innymi osobami w firmie, takimi jak pracownicy hurtowni lub dostawy lub pracownicy administracyjni.Dołącz kategorie dotyczące łatwości kontaktu z dostawcą, częstotliwości popełniania błędów, tego, czy dostawca wykracza poza jego zakres, aby upewnić się, że spełnia wszystkie Twoje oczekiwania i czy w trakcie realizacji zamówienia, które wymagają adresowania, pojawiają się problemy z wydajnością. Aktualizuj arkusz kalkulacyjny za każdym razem, gdy składane jest zamówienie lub gdy jest realizowana dostawa w celu śledzenia wydajności.
Sit-Down Evaluation
Kiedy nadejdzie pora odnowienia umowy dostawcy lub renegocjacji umowy, poproś o osobiste spotkanie, aby usiąść i przedyskutować szczegóły dotyczące twojej współpracy. Odwołaj się do arkusza oceny działania i zgłaszaj obawy, proponuj nagrody lub poproś o korekty w razie potrzeby. Na przykład: "Trzy razy w ubiegłym roku mieliśmy przesyłki, które zaowocowały nadgodzinami dla naszych pracowników magazynu. Dwa razy, zamówienia były błędne i musiały zostać zwrócone, a sekretarka często musiała wykonywać wiele połączeń, aby dotrzeć do ciebie, gdy potrzebowaliśmy dokonać ostatniej zmiany."
Omów przyszłe zmiany
W zależności od opinii otrzymanych od dostawcy, możesz zdecydować się na kontynuację współpracy z nowymi oczekiwaniami lub możesz zdecydować o zmianie dostawcy, ponieważ istniejąca relacja nie jest już odpowiednia. Jeśli dostawca jest częścią większej organizacji, możesz zaangażować bezpośredniego przełożonego dostawcy w rozmowę w ramach tego procesu. Możesz być zatrudniony z inną osobą do pracy lub firma może chcieć obniżyć koszty, wydać kredyt lub w inny sposób nadrobić wszelkie problemy z wydajnością. Jeśli masz gwiezdnych kontrahentów pracujących jako dostawcy, przekaż pozytywny komentarz na temat ich wydajności i ogólnej wiarygodności firmy.
