Małe firmy i freelancerzy z dobrą sprzedażą mogą być opłacalne na papierze, ale mają problemy z opłacaniem rachunków z powodu złych przepływów pieniężnych. Wysyłanie aktualnych i łatwych do zrozumienia faktur za produkty, które sprzedajesz lub świadczone usługi, pomoże Ci uniknąć niedoborów finansowych. Korzystając ze standardowych informacji znajdujących się na większości faktur, możesz utworzyć własny system, który pomoże Ci szybciej odzyskać należności niż później.
Wyświetl informacje dotyczące faktury
Zdecyduj, co chcesz umieścić na fakturze. Wspólne informacje na fakturze obejmują:
- Nazwa i adres firmy
- Data transakcji
- Opis transakcji
- Cena jednostkowa produktu sprzedanego
- Liczba sprzedanych sztuk
- Całkowita cena zamówienia
- Podatek od sprzedaży
- Nazwa i adres klienta
- Numer zamówienia zakupu (jeśli jest używany przez klienta)
- Kontakt z klientem
- Zasady płatności
- Oferta rabatowa
- Opcje płatności
Opis przedmiotów
Twój opis transakcji zawiera szczegóły zamówienia zamówionego przez klienta w formie zdania lub frazie. Cena jednostkowa to cena za przedmiot, który sprzedajesz. Twoje warunki płatności opisują, kiedy pieniądze są należne, a także wszelkie kary za opóźnienia w płatnościach. Opcje płatności obejmują instrukcje dotyczące sposobu, w jaki klient może zapłacić, takie jak czek, który należy zapłacić na nazwę firmy, adres e-mail PayPal lub powiadomienie, że akceptujesz płatności kartą kredytową przez telefon. Jeśli chcesz otrzymać pełną płatność w ciągu określonej liczby dni, na przykład 30 dni, podaj frazę "30 dni netto". Jeśli chcesz zaoferować zniżkę za wcześniejszą płatność, dodaj coś w rodzaju "3-procentowy rabat na płatności w ramach 10 transakcji". dni tej faktury."
Wygeneruj numer faktury
Gdy dzwonisz do osób, które są Ci winne pieniądze, szczególnie ci więksi klienci i ci, którzy robią z tobą powtórkę, często proszą cię o numer faktury, o który dzwonisz. Jeśli otrzymasz telefon od faktury od klienta, możesz szybciej znaleźć dokument, jeśli masz faktury ponumerowane.
Najłatwiejszym sposobem utworzenia systemu numerowania faktur może być rozpoczęcie każdego numeru faktury z datą, a następnie podanie liczby odpowiadającej liczbie faktur, które piszesz w tym dniu. Na przykład, jeśli będziesz pisać tylko jedną fakturę w dniu 25 kwietnia 2015 r., Twój numer faktury będzie 42520151. Jeśli napiszesz drugą fakturę w tym dniu, numer faktury będzie 42520152. Ten system pomaga zapobiec przypadkowemu użyciu tego samego numer na dwóch różnych fakturach. Możesz użyć litery zamiast cyfry, aby śledzić datę i / lub użyć myślnika, aby oddzielić datę od końcowej cyfry lub litery. Na przykład możesz użyć 4252015-1 lub 4252015-A dla pierwszej faktury, którą napiszesz 25 kwietnia 2015 r.
Utwórz fakturę
Gdy już wiesz, jakie informacje chcesz umieścić na fakturze i mają numer faktury, utwórz dokument. Umieść nazwę firmy i dane kontaktowe u góry, a następnie informacje o kliencie. Najprościej jest wymienić informacje za pomocą nagłówków, a następnie dwukropka, a następnie informacji. Na przykład zakład żywieniowy może wystawić fakturę za babeczki z tymi informacjami:
Faktura nr: 4252015-1 Towar zamówiony: Cupcakes Cena jednostkowa: 2,50 USD Razem jednostki: 144 Cena całkowita: 360 USD Podatek (przy 7%): 25,20 USD Łączna opłata: 385,20 USD
