Wizerunek liczy się dla firm fotograficznych, dlatego prezentowanie łatwych do odczytania, dobrze udokumentowanych faktur nabiera dodatkowego znaczenia. Wzmacniają one Twój profesjonalizm, a gdy są zorganizowane i dokładne, ułatwiają proces zatwierdzania klienta. Nie istnieje żaden oficjalny format i możesz dostosować go do różnych zadań. Kluczowe elementy należą jednak do każdej faktury fotografii, niezależnie od jej układu. Włączenie ich chroni Ciebie i Twoich klientów oraz usprawnia prowadzenie księgowości.
Utwórz pozycję
Jednym z najważniejszych słów, na które należy wystawić rachunek, jest "Faktura", którą Hallmark Institute of Photography zaleca umieszczenie na górze strony, aby nie została przeoczona w innej poczcie klienta. Dodaj logo do uznania. Aby otrzymać płatność, podaj nazwę firmy, numer identyfikacyjny pracodawcy lub numer EIN oraz dane kontaktowe, takie jak: adres, numery telefonów, adres e-mail i strona internetowa.
Dodaj identyfikatory transakcji
Faktura powinna zawierać numer zamówienia, nazwę i datę zamówienia klienta. Numeruj swoje faktury i łatwiejsze śledzenie i unikaj zamieszania. Twój system numerowania może przypisać sekwencyjny numer do kodu klienta lub być oparty na dacie. Inne narzędzie do śledzenia, numer pracy przypisany do projektu, należy do tej sekcji. Zwróć uwagę na termin płatności i zasady płatności, takie jak "płatne przy odbiorze" lub "saldo należne po otrzymaniu zdjęć" i ewentualne rabaty za wcześniejszą płatność.
Zarys warunków licencyjnych
Fotografowie posiadają swoje obrazy. Dołącz sekcję, która określa prawa użytkowania i prawa własności do obrazu przyznane klientowi ponieważ mogą one powodować licencjonowanie i twórcze opłaty. Amerykańskie Stowarzyszenie Fotografów Medialnych zaleca stosowanie Picture Licensing Universal System - PLUS - kolejność języków i kategorii w odniesieniu do tablicy standardowej lub oświadczenia, które obejmuje uprawnienia mediów, wymagane słownictwo kredytowe i zakupione prawa. W przypadku prostszych zadań należy użyć wyrażenia typu "Reklama, reklama i dodatkowe wykorzystanie 40 zdjęć bezterminowo".
Wydatki na szczegóły
Mięso twojej faktury to szczegółowy opis pracy i twoich zarzutów. Opis zadania, który kieruje tą sekcją, obejmuje szczegóły, takie jak położenie pędu, fotografowane obiekty, liczba obrazów i specjalne wymagania. Na przykład opis sesji fotograficznej z broszurami firmowymi brzmi: "Trzydniowe strzelanie do obiektów i pracowników w fabryce Racine w stanie Wisconsin, w celu złożenia 40 zdjęć portretowych w formacie cyfrowym. Klient dostarczył uwolnienia, rekwizyty i włosy / makijaż i stylizacja garderoby."
Kolejność, w której podajesz wydatki do zwrotu, powinna odzwierciedlać kolejność zastosowaną w Twoim oszacowaniu. Koszty podróży, zaopatrzenia, wypożyczenia i wynajmu, które asystują w sesji, znajdują się w tej sekcji, podobnie jak opłaty przygotowawcze za pliki cyfrowe, płyty CD i galerie internetowe lub dowody. Oddzielne opłaty od wydatków i rozpoznaje wszelkie płatności i kredyty otrzymane do tej pory. WonderfulMachine sugeruje to zamówienie na podsumowanie płatności.
Opłaty:
- Opłaty za licencje, kreacje i wynagrodzenia pracownicze są wyszczególnione osobno wraz z ewentualnymi obowiązującymi kosztami dziennymi
- Dowody
- Obrazy przetworzone do celów reprodukcji i opłaty za obraz Opłata całkowita
Wydatki:
- Personel
- Sprzęt
- Przelot
- Kwatera
- Żywnościowy
- Wypożyczalnia samochodów
- Posiłki i inne. Wydatki ogółem
Załącz paragony
Organizowanie pokwitowań według kategorii wydatków skraca czas potrzebny klientowi do zatwierdzenia i opłacenia faktury. Przechowuj oryginalne paragony i dostarcz kopie do obsługi faktury. Rozważ zeskanowanie każdej grupy paragonów, aby utworzyć dokument.pdf, który możesz następnie edytować dla jasności. Dodaj tytuł, podświetl sumę wydatków kategorii i powtórz całą stronę jako przypis w prawym dolnym rogu. Wylicz wydatki bez pokwitowań, takich jak przebieg i napiwki, na drobnym dzienniku kasowym i skanuj to. Twój klient może następnie porównać sumę rachunków za wypożyczenie sprzętu z tym elementem zamówienia na fakturze.
