Twój menedżer poprosił Cię o zbadanie trendu rynkowego i wygenerowanie raportu dla twojego działu, aby twoja firma mogła stworzyć strategię zwiększania udziału w rynku i zysków. W tym momencie musisz zdecydować, jaki rodzaj raportu zapisać. Znajomość różnic pomiędzy raportami formalnymi i nieformalnymi pomoże ci wybrać odpowiedni styl.
Nieformalny raport
Nieformalne raporty są zazwyczaj wewnętrznymi raportami i mogą być przekazywane innym członkom wydziału i szefom działów. Są również wykorzystywane do raportów, które będą rozpowszechniane w całej firmie. Używają zaimków osobowych i skurczów. Chociaż raport może mieć kilka sekcji, jest zwykle o wiele krótszy niż raport formalny. Brak zawartości strony. Nieformalne raporty można nawet sformatować jak notatkę.
Nieformalna struktura
Twoje wprowadzenie i zakończenie są zawarte w treści raportu i nie ma żadnych abstraktów. Jeśli to konieczne, dołącz bardzo krótkie nagłówki. We wstępie krótko opisz problem, co zrobiłeś i swój końcowy wniosek. Masz grupę docelową, więc porozmawiaj bezpośrednio z nimi w swojej dyskusji. Podaj fakty i nie dopieszczaj szczegółów, ale upewnij się, że raport jest zrozumiały. Przypomnij czytelnikowi, jakie były twoje wnioski. Twój raport zostanie wyrównany do prawej z czcionką od 10 do 12 punktów. Dołącz swoje zalecenia i postępy, jakie poczyniłeś, aby rozwiązać problem. Bądź pozytywnie nastawiony do oczekiwań i zaleceń.
Formalny raport
Jeśli piszesz raport dla wyższej kadry zarządzającej lub dla innej organizacji, będziesz potrzebował formalnego raportu. Oficjalne raporty są również wykorzystywane w dokumentach badawczych w szkolnictwie wyższym. Formalne raporty są dłuższe i dobrze zbadane. Raporty formalne są bezosobowe, rzadko używają zaimków osobowych i skurczów.Streszczenia znajdują się na oddzielnych stronach i zwykle zawierają więcej niż jeden nagłówek. Oficjalne raporty mogą być również poprzedzone propozycją. Dołącz stronę z treścią, jeśli raport ma więcej niż pięć stron. Może być wymagany list przewodni lub memo.
Formalna struktura
Dołącz stronę tytułową, która przypomina okładkę książki. Streszczenie krótko podsumowuje problem, proces badań i końcowe wnioski na jednej stronie lub mniej. Twoja strona tytułowa będzie zawierać tytuł raportu, osobę, która skompilowała raport, wydawca i datę przesłania. Podsumuj swoją początkową tezę lub cel badania i dołącz wszystkie szczegóły, które są niezbędne, aby Twoi odbiorcy mogli w pełni zrozumieć pytanie. Dodaj spis treści i listę tabel i rycin. Treść raportu będzie zawierać wstęp, przegląd badań oraz końcowe wnioski i zalecenia. Zakończ raport z podziękowaniami, listą referencji, gdzie zlokalizowałeś swoje badania i wszelkie załączniki.
