Pisanie dla odbiorców biznesowych to nie to samo, co pisanie listu do przyjaciela. Cel tego listu jest inny - generalnie będziesz przekazywał konkretne informacje lub prosił kogoś o wykonanie określonego działania - i istnieją pewne oczekiwania dotyczące formatowania i stylu. Często list firmowy będzie pierwszym wrażeniem, które ktoś wyrządzi, więc ważne jest, aby to naprawić.
Co to jest list firmowy?
List firmowy to dowolny list wysyłany przez organizację do innej organizacji lub korespondencja między organizacją a jej klientami, dostawcami i innymi stronami. List, który napiszesz w ramach swojej pracy, będzie kwalifikował się jako list firmowy, ale każdy list, który wysyłasz do firmy, organizacji, grupy społeczności lub osoby w kontekście zawodowym, również będzie należeć do tej kategorii. Podstawowym sprawdzianem jest treść: czy twój odbiorca ma interes w tym, co piszesz, o ile wpływa on na ich życie zawodowe? Jeśli tak, to twój list zostanie zakwalifikowany jako list biznesowy.
Dlaczego musiałbyś napisać list biznesowy
Firmy piszą do klientów, klientów, dostawców i interesariuszy, aby przekazać ważne informacje. Mogą na przykład zamówić towary od producenta, zaktualizować klienta o stanie jego zamówienia, opisać istotne zmiany warunków firmy, zidentyfikować powstały problem lub przekazać dobrą wolę. Wiele listów biznesowych będzie zawierało wezwanie do działania, to znaczy, że list zażąda konkretnych informacji lub odpowiedzi od odbiorcy.
Osoby wybierają format listu biznesowego, gdy istnieje potrzeba napisania w sposób jasny i profesjonalny. Przykłady obejmują podanie o pracę, wznowienie listu motywacyjnego, listu reklamacyjnego, listu motywacyjnego, listu motywacyjnego, przyjęcia lub odrzucenia formalnego zlecenia lub żądania informacji od firmy. To, co te litery mają wspólnego, to oczekiwanie, że będziesz zwięzły i konkretny, a nie kreatywny lub sugestywny w swoim stylu pisania.
Formaty listów biznesowych
Firmy w Stanach Zjednoczonych używają jednego z czterech popularnych formatów listowych, które są wymienione poniżej. Spośród nich styl blokowy jest najbardziej popularny.
Format listu blokowego: W stylu blokowym cały tekst jest wyrównany z lewym marginesem. Utworzysz strukturę litery tak, aby tekst linii był pojedynczy, a akapity były podwójnymi odstępami. Marginesy mają typowo jedno-calowe ustawienie, chociaż niektóre firmy różnią się tym, aby dostosować je do stylu domu.
Format semi-block letter: Semi-block jest identyczny z formatem bloku, z wyjątkiem wcięcia pierwszego wiersza każdego akapitu.
Alternatywny format litery blokowej: Ten format jest ściśle zgodny z formatem bloku, z tą różnicą, że data, bezpłatne zamknięcie ("szczerze") oraz nazwisko, tytuł i podpis autora pojawiają się po prawej stronie. Jeśli nie używasz papieru firmowego, adres powrotu autora pojawi się również po prawej stronie.
Uproszczony format listu: Kolejna wariacja na temat formatu blokowego, uproszczony styl pomija pozdrowienie otwierające ("Drogi panie Smith:"). Wybierz ten format, gdy nie masz nazwy odbiorcy.
Jak adresować adresatów w piśmie służbowym
Zaadresowanie listu biznesowego do jednego odbiorcy jest stosunkowo proste. Po prostu wpisz nazwisko i adres odbiorcy w wewnętrznym bloku adresu po lewej stronie. Otwórz swój list z pozdrowieniem: "Szanowny Panie / Pani / Pani Pani nazwisko:" lub "Szanowny Panie / Szanowna Pani:" Zwróć uwagę na dwukropek na końcu powitania - tylko osobista litera używa tutaj przecinka; list firmowy zawsze używa dwukropka.
Dopuszczalne jest wpisanie imienia danej osoby, jeśli korzystasz z imion i nazwisk, na przykład spotkałeś się kilka razy i dobrze znasz osobę. W tym przypadku wasze pozdrowienie będzie brzmiało: "Drogi Józefie!" Nie od razu jednak sięgnij po imię; jest uważany za nieuprzejmy.
Aby adresować wielu odbiorców w tej samej liście, wybierz jedną z następujących opcji:
Gdzie odbiorcy pracują w tej samej lokalizacji: Wpisz tytuł, nazwę i (opcjonalnie) tytuł pracy każdego odbiorcy, a następnie pojedynczy adres firmy w wewnętrznym bloku adresu. Aby uzyskać zwrot grzecznościowy, należy podać nazwisko każdego adresata w takiej samej kolejności, w jakiej występują w adresie.
Przykład:
Pani Sophia Proctor, CEO Pan Martyn Byrne, dyrektor ds. Sprzedaży Dr. Regan Coulson, kierownik ds. Marketingu ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Szanowne Pani Proctor, Pan Byrne i Dr Coulson:
Gdzie adresaci pracują pod różnymi adresami: Każdy odbiorca powinien otrzymać własny list, więc będziesz musiał przygotować wiele kopii tej samej wiadomości. Użyj adnotacji kopii węglowej po zamknięciu - "cc:" - aby wyświetlić nazwy pozostałych odbiorców. Adnotacja pozwala każdemu odbiorcy wiedzieć, kim są inni odbiorcy.
Przykład:
Pani Sophia Proctor, CEO ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Szanowna Pani Proctor: Ciało listu Z poważaniem, Jane Doe DW: Pan Martyn Byrne, dyrektor ds. Sprzedaży, dr Regan Coulson, kierownik ds. Marketingu
Kiedy jest wielu odbiorców: Kiedy piszesz do wielu odbiorców, takich jak członkowie zarządu, dobrze jest napisać jedną literę i skierować ją do grupy jako całości. Zwrot powinien także odnosić się do osób, na przykład "Dear Sales Department" lub "Dear Community Liaison Team". Użyj bloku dystrybucji na końcu litery, aby wyświetlić listę poszczególnych członków grupy, którzy powinni przeczytać tę literę.
Przykład:
Rada dyrektorów ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Drodzy Członkowie Zarządu: Ciało listu Z poważaniem, Jane Doe Dystrybucja: Pani Sophia Proctor Pan Martyn Byrne Dr Regan Coulson Pani Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Pan Cohen Andersen
Różne części listu biznesowego
Niezależnie od tego, czy używasz formatu blokowego, czy innego stylu, list biznesowy powinien zawierać następujące sekcje:
Papier firmowy lub adres zwrotny: Firmy zwykle używają drukowanego papieru zawierającego specjalnie zaprojektowane logo lub papier firmowy u góry arkusza. Papier firmowy zawiera adres i dane kontaktowe organizacji. Jeśli nie używasz papieru firmowego, napisz swoje imię i nazwisko oraz adres w lewym górnym rogu litery. Dopuszczalne, ale nie obowiązkowe, jest podanie numeru telefonu i adresu e-mail, jeśli byłoby to pomocne dla odbiorcy.
Data: Wpisz datę w formacie miesiąc-dzień-rok bezpośrednio pod adresem zwrotnym. Ponieważ inne kraje używają formatu dzień-miesiąc-rok, unikaj zamieszania, przepisując datę słowem, a nie numerem - "28 czerwca 2018 r."
Adres wewnętrzny: Wpisz nazwisko odbiorcy, nazwę firmy, adres i kod pocztowy. W razie potrzeby podaj tytuł zadania. Zawsze należy dopasowywać adres wewnętrzny do lewego marginesu podczas korzystania ze standardowych materiałów biurowych. Oznacza to, że adres pojawi się w oknie koperty po złożeniu na trzy sekcje.
Pozdrowienie: Pamiętaj, aby użyć dwukropka po przywitaniu, jak opisano powyżej.
Wiersz tematu: Dodanie opcjonalnej linii tematycznej pomaga odbiorcy lepiej zrozumieć, o czym jest mowa. Oto przykład:
Szanowny Panie Phillips:
Wniosek o pakiet aplikacyjny
Ciało: Tutaj guma styka się z drogą. Rozpocznij od krótkiego oświadczenia, które opisuje, dlaczego piszesz, a następnie kilka akapitów, które opisują problem pod ręką. Trzymaj list zwięzły. W przypadku większości listów biznesowych dwa do pięciu akapitów są idealne.
Complimentary close: Masz różne opcje zaokrąglania listów biznesowych. Oto kilka przykładów:
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Serdecznie,
- Wszystkiego najlepszego,
Podpis: Wydrukuj swoje imię i nazwisko oraz stanowisko, pozostawiając spację między wpisanym imieniem i uzupełnieniem. Podpisujesz swoje nazwisko w tym miejscu.
Obudowy i kopie węglowe: Uwzględnij cc: jeśli wysyłasz kopie listu do kogoś innego. Jeśli do pisma dołączono jakiekolwiek dokumenty, należy wpisać "Enclosure" lub "Encl." pod blokiem podpisu.
Jak napisać Body of Business Letter
Bez względu na cel listu biznesowego, ważne jest, aby treść listu była jasna i zwięzła. Zrozum, że Twój odbiorca jest zajęty i prawdopodobnie przejrzy go. Skonstruuj swój list w logicznych akapitach - jedna idea na akapit - aby odbiorca szybko znalazł się w dolnej linii.
Zwięzłe oznacza jednak dosadne; musisz dążyć do dyplomatycznego i profesjonalnego tonu. Rozważ dwa przykłady:
Po dokładnym rozważeniu, zdecydowałem się przyjąć stanowisko w innej firmie. Zamierzam pracować w Company ABC.
Druga wersja jest zwięzła, ale jest zbyt bezpośrednia i niepotrzebnie ostra w tonie. Może to obrazić czytelnika. Pierwszy przykład, choć mniej zwięzły, jest bardziej pełen szacunku.
Po wpisaniu punktów do treści listu zakończ wezwanie do działania, krótkie oświadczenie, które opisuje, co chcesz teraz zrobić. Pamiętaj, że twój czytelnik jest zajęty. Nie pozostawiaj jej zgadywania, co powinna zrobić dalej. Oto kilka przykładów:
Jeśli zgodzisz się na tę propozycję, uprzejmie odpowiedz do 31 maja. Jeśli chcesz uzyskać dane kontaktowe osób, które z powodzeniem skorzystały z usług XYZ, wyślij mi e-mail na adres [email protected].
Opcje głosowe i językowe
Język listów biznesowych różni się od zrelaksowanego, konwersacyjnego do hiperformalnego, technicznego stylu, jaki można znaleźć w korespondencji prawnej. Najbardziej efektywne listy biznesowe zachowują równowagę między tymi dwoma skrajnościami. Choć listy biznesowe z czasem stały się mniej formalne, pisanie zbyt swobodne może okazać się nieprofesjonalne i nieszczere. Z drugiej strony, zbyt formalne pisanie może zrazić czytelników, którzy mogą nie rozumieć języka, terminologii i frazowania danej branży. Podobnie jak w przypadku wszystkich tekstów, musisz dopasować dźwięk do odbiorców. Daje to dużą swobodę w wyborze stylu.
Jeśli nie pracujesz w szczególnie formalnym sektorze, takim jak sektor bankowy, powinieneś starać się używać codziennych słów zamiast ich formalnego odpowiednika - "startuj" zamiast "rozpocznij", "zakończ" zamiast "zakończ" i "spróbuj" zamiast "dążyć." Utrzymanie tego w prosty sposób może wydawać się sprzeczne, ponieważ większość ludzi kojarzy profesjonalne słownictwo z dłuższymi i bardziej złożonymi słowami. Klarowność jest jednak kluczowa. O wiele ważniejsze jest to, że twój odbiorca rozumie twój list przy minimalnym wysiłku z jego strony, a nie dla twojego pokazania imponującego słownictwa.
Unikaj skurczów typu "Jestem", "Nie mogę" i "Nie zrobiłem", chyba że są one specyficzną cechą stylu Twojej firmy. Niektóre firmy wolą używać bardziej nieformalnego głosu, pisząc do konsumentów, aby otworzyć rozmowę; inni zamiast tego mieliby formalny ton. Konsekwencja jest kluczowa. Jeśli preferujesz jeden styl pisania nad innym, pamiętaj, aby poinformować o swoich stylach w całej organizacji i upewnić się, że każdy postępuje zgodnie z tym samym przewodnikiem.
Przykład listu biznesowego
Łącząc to wszystko razem, oto przykład krótkiego listu biznesowego w formacie blokowym:
Pan Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11 stycznia 2018 r Drogi panie O'Ryan: Piszę, aby jeszcze raz podziękować za aktywne wsparcie w programie społecznościowym "Grow Wild" w Townsville. Twoja opinia, twoja konstruktywna krytyka i twoje cenne doświadczenie znacznie przyczyniły się do pomyślnej realizacji tego projektu. Otrzymaliśmy teraz pełne fundusze na nasz kolejny projekt, który tymczasowo zatytułowany jest "Natura na wyciągnięcie ręki". Bylibyśmy zachwyceni, gdybyś mógł wyrazić zgodę na kontynuowanie współpracy w tym projekcie. Z pewnością moglibyśmy wykorzystać twój wgląd i wiedzę. Załączam krótką broszurę opisującą propozycję twojego przemyślenia. Chciałbym spotkać się z tobą, aby omówić nasze kolejne kroki i zadzwonię do twojego biura w przyszłym tygodniu, aby umówić się na spotkanie. Z góry dziękuję za uwagę. Z poważaniem, Jane Doe Encl:
