Chociaż słowa załącznik i obudowa są często używane zamiennie w listach biznesowych, reprezentują różne metody włączania przedmiotów. W ścisłym znaczeniu za załącznik uznaje się załącznik, a klauzula jest traktowana jako osobny dokument. W przypadku niektórych organizacji, takich jak rząd, użycie każdego z nich jest określone przez wysłaną korespondencję, podczas gdy w przypadku innych użycie jest dopuszczalne.
Dodawanie załącznika
Załącznik jest dokumentem będącym częścią pisma biznesowego. Dodaje lub dodatkowo opisuje informacje zawarte w liście. Niektóre przykłady obejmują arkusz kalkulacyjny, który zapewnia wizualne wyjaśnienie finansowych rozliczeń lub prognoz, wykres, który daje graficzny pogląd na trendy biznesowe lub budżet. Wysyłając załącznik, dołącz słowo "Załącznik" w lewym dolnym rogu litery, używając średnika i numeru załącznika. Powinieneś również wspomnieć w treści listu, że przedmiot jest dołączony (lub wiele elementów jest dołączonych), które ulepszają lub dodatkowo wyjaśniają informacje w liście.
W tym obudowa
Załącznik jest dokumentem, który jest dodatkiem do listu biznesowego. Może występować samodzielnie jako własny dokument i nie wymaga listu biznesowego, aby wyjaśnić, czym jest dokument lub jak go interpretować. Wysyłając załącznik do listu firmowego, umieść litery "Enc" średnikiem lub napisz słowo "Enclosure" na dole litery po lewej stronie. Następnie wpisz nazwę dokumentu. To ostrzega czytelnika, że drugi dokument jest zawarty w korespondencji. Jednym z przykładów dokumentu, który jest odpowiedni dla obudowy, jest życiorys zawarty w liście przewodnim. Życiorys jest oddzielny od listu i łatwo jest sam.
Załączniki w e-mailu
W niektórych sytuacjach nie istnieje żadna metoda umożliwiająca rozróżnienie między załączeniem a załącznikiem. Jedna z tych sytuacji występuje, gdy wysyłasz pocztą firmową e-mail. Ponieważ nie ma opcji klauzuli, a e-mail jest formą transmisji elektronicznej, wszystkie dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną stają się załącznikiem. Załącznik jest dodawany do wiadomości e-mail jako element do pobrania, który jest wysyłany wraz z treścią wiadomości e-mail.
Wykorzystanie rządu federalnego
Mogą istnieć zasady dotyczące korzystania z załączników i załączników w niektórych rządowych oddziałach. Na przykład w podręczniku dotyczącym korespondencji amerykańskie badanie geologiczne opisuje sposób postępowania z załącznikiem i załącznikiem podczas wysyłania do nich korespondencji. Zgodnie z ich podręcznikiem, wysyłasz przedmiot jako załącznik, gdy korespondencja jest notatką, a jeśli jest to litera, powinieneś użyć słowa enclosure dla dodatkowych dokumentów. W obu przypadkach wpisz "Enclosure" lub "Attachment" dwa wiersze poniżej bloku podpisu. Czyniąc to, każesz czytelnikowi szukać załączników lub załączników. Jeśli ich nie ma, poproś o ich wysłanie, ponieważ zostały one przeznaczone do wysłania wraz z listem lub notatką.
Jeśli istnieje więcej niż jeden załącznik lub obudowa, należy wskazać liczbę takich "2 załączników" lub "3 załączników". Jeśli jedno z nich nie jest określone w tekście, należy użyć dwukropka po słowie, a następnie tytuł dokumentu lub wyjaśnienie w następnym wierszu. Na przykład: "Enclosure:" (następna linia) wcięcie dwóch spacji i dodaj "Resume of John Q. Adams" bez kończenia interpunkcji. Jeśli istnieje wiele załączników lub załączników, które nie są wymienione w tekście, tytuł lub opis każdego z nich w osobnym wierszu. Na przykład: 2 Załączniki: (następna linia) wcięcie dwóch spacji i wpisz: "Wznów Johna Q. Adamsa" (następna linia) wcięcie dwóch spacji i wpisz: Lista nagród i Osiągnięć "bez interpunkcji końcowej.
