Niezależnie od tego, czy zamawiasz towar, ubiegasz się o stanowisko, żądasz funduszy, wyrażasz wdzięczność lub składasz zażalenia, zawsze gdy masz do czynienia z organizacją, musisz napisać list biznesowy. Powinieneś postępować zgodnie z ustalonymi procedurami i dołączyć niezbędne komponenty do każdej litery, którą napiszesz. Rozpocznij od arkusza papieru firmowego zawierającego adres organizacji. Możesz również utworzyć swój własny nagłówek zawierający imię i nazwisko, adres, kod pocztowy, numer telefonu i adres e-mail.
Data
Pozostaw co najmniej jedną pustą linię między nagłówkiem lub nagłówkiem a datą. Użyj amerykańskiego formatu daty, na przykład 23 maja 2011 r., Pisząc do organizacji w Stanach Zjednoczonych. Nie używaj indeksów dolnych, takich jak 2nd. Możesz albo pozostawić usprawiedliwić datę lub kartę do punktu centralnego i wpisać datę.
Adres wewnętrzny
Adres wewnętrzny lub adres odbiorcy zaczyna się o jeden cal (trzy puste linie) poniżej daty. Jest zawsze wyrównany do lewej. Dwukrotnie sprawdź pisownię nazwy odbiorcy i adres pocztowy. Dołącz osobisty tytuł, taki jak Pan, Pani, Dr, Pani lub Pani, oraz tytuł biznesowy, taki jak Dyrektor ds. Marketingu. Jeśli nie masz pewności co do jednego z tych tytułów, zadzwoń do recepcjonisty w organizacji.
Pozdrowienie
Pozostaw pusty wiersz po adresie wewnętrznym. Jeśli znasz odbiorcę, możesz użyć jej imienia, na przykład: Droga Mario. W innych przypadkach użyj jej osobistego tytułu i nazwiska, na przykład: Droga Pani Johnson. Jeśli nie masz pewności co do płci odbiorcy, użyj imienia i nazwiska. Po pozdrowieniu możesz dodać przecinek lub dwukropek lub pominąć interpunkcję.
Ciało
Pozostaw pustą linię po powitaniu. Pojedyncza spacja i lewa uzasadniają akapity w treści litery. Większość listów zawiera co najmniej trzy akapity. W pierwszym akapicie wprowadź cel listu. Jeśli odpowiadasz na ogłoszenie o pracę, nazwij stanowisko i wskaż jego źródło. Na przykład możesz napisać "Pozycja dyrektora marketingu reklamowanego online dokładnie opisuje moje umiejętności i umiejętności".
Drugi i trzeci akapit zawierają szczegółowe informacje, które wspierają ten cel. Na przykład, jeśli reklamujesz produkt lub usługę, podaj datę zakupu, numer faktury i przyczynę niezadowolenia.
Skorzystaj z ostatniego akapitu, aby ponownie określić cel i oczekiwaną odpowiedź. Na przykład, napisać "Proszę o kontakt osobiście, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub uwagi dotyczące naszej nowej linii produktów, czekam na zaspokojenie potrzeb Twojej korespondencji biznesowej przez wiele lat". Pozostaw pusty wiersz między każdym akapitem.
Zamknięcie
Pozostaw pusty wiersz po ostatnim akapicie litery. Zakończ list odpowiednim zamknięciem uzupełniającym, takim jak Z poważaniem, odpowiednio Twój lub Serdecznie Twój. Jeśli dwukropek lub przecinek śledził pozdrowienie, dodaj przecinek po zamknięciu. Pozostaw od trzech do czterech pustych linii do podpisu. Zakończ na swoim piśmie podpis i tytuł, na przykład John Stewart, Sales Manager.
