Procedury księgowe w hotelu pomagają firmie w branży hotelarskiej przygotować dokładne sprawozdania finansowe zgodne z przepisami i zasadami rachunkowości. Regulacje te obejmują międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej (MSSF) i ogólnie przyjęte zasady rachunkowości USA (GAAP). Dotyczą one również zasad Komisji Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (SEC) oraz Nadzoru nad rachunkami przedsiębiorstw publicznych (PCAOB).
Rozpoznawanie przychodów i wydatków
Przepisy SEC i PCAOB wymagają od firmy hotelarskiej ustanowienia odpowiednich i funkcjonalnych mechanizmów kontrolnych w systemach rozpoznawania przychodów i wydatków. Przychody są przychodem generowanym przez hotel poprzez świadczenie usług lub wynajem pokoi. Przykładem pozycji przychodów są opłaty za rezerwację gościa i opłaty za pokój. Księgowy hotel przypisuje konto przychodowe do zwiększenia swojej kwoty i obciąża ją, aby zmniejszyć saldo rachunku. Koszt to koszt lub strata, którą hotel ponosi przy świadczeniu usług lub wynajmowaniu pokoi. Wydatki mogą odnosić się do wynagrodzeń, kosztów żywności i napojów oraz mediów. Księgowy hotel obciąża konto wydatków, aby zwiększyć jego kwotę, i przyznaje, że zmniejsza saldo konta. Firma hotelarska zgłasza przychody i koszty w swoim rachunku zysków i strat.
Nagrywanie zasobów i odpowiedzialności
Kierownik hotelu musi wdrożyć odpowiednie wytyczne dotyczące systemów ewidencji aktywów i pasywów, ponieważ pozycje aktywów i pasywów wskazują na solidność finansową firmy. Pozycje te odzwierciedlają kapitał obrotowy przedsiębiorstwa lub krótkoterminową dostępność gotówki (kapitał obrotowy jest równy aktywom obrotowym pomniejszonym o zobowiązania bieżące). Składnik aktywów jest zasobem należącym do hotelu, takim jak gotówka i zapasy (aktywa krótkoterminowe) lub nieruchomości i maszyny (aktywa długoterminowe). Zobowiązanie jest długiem, który hotel musi spłacić, gdy jest on należny, lub obietnicą finansową, którą musi uszlachetnić na czas. Zobowiązanie krótkoterminowe to dług, który firma hotelarska musi spłacić w ciągu roku lub krócej, a dług długoterminowy przypada po roku. Księgowa hotelowa obciąża konto aktywów, aby zwiększyć jego kwotę, i przyznaje, że zmniejsza saldo konta. Odwrotnie jest w przypadku konta odpowiedzialności. Hotel raportuje aktywa i pasywa w bilansie.
Sprawozdawczość finansowa
Przepisy i procedury dotyczące rachunkowości, takie jak amerykańskie GAAP i MSSF, a także zasady SEC i PCAOB, wymagają od firmy hotelarskiej zgłaszania "uczciwych" i pełnych sprawozdań finansowych na koniec każdego kwartału lub roku. W terminologii rachunkowości hotelowej "uczciwy" oznacza dokładny lub obiektywny. Kompletny zestaw raportów finansowych zawiera zestawienie bilansowe (zwane również sprawozdaniem z sytuacji finansowej), rachunek zysków i strat (P & L lub rachunek zysków i strat), sprawozdanie z przepływów pieniężnych oraz zestawienie kapitałów własnych (zwane również sprawozdaniem z zysków zatrzymanych).
