Procedury bezpieczeństwa zostały napisane, aby zapobiegać chorobom i obrażeniom oraz służyć jako narzędzie i wytyczne pomagające chronić pracowników. Kiedy firma posiada zestaw pisemnych procedur bezpieczeństwa, pracownicy nie muszą zgadywać, czy chodzi o prawidłowe korzystanie z maszyn, czy też protokół postępowania w przypadku zagrożenia. Pisemne procedury bezpieczeństwa umożliwiają innym rozpoznawanie i eliminowanie zagrożeń, utrzymywanie siebie i innych osób w bezpiecznym miejscu oraz postępowanie w nagłych wypadkach.
Poznaj swój cel pisania. Workforce Safety and Insurance twierdzi, że powinieneś najpierw poznać przyczynę lub główny cel pisania procedur bezpieczeństwa. Możliwe przyczyny mogą obejmować zmniejszenie liczby wypadków, zapewnienie pisemnych instrukcji bezpieczeństwa, obniżenie kwoty roszczeń pracowniczych o odszkodowanie i tak dalej.
Poznaj swoich odbiorców i dowiedz się, kto będzie korzystał z procedur bezpieczeństwa. Musisz wiedzieć, czy piszesz procedury bezpieczeństwa dla pracowników w firmie, dla kierownictwa, przedstawicieli związku czy federalnych organów regulacyjnych. Gdy już zdobędziesz te informacje, możesz pisać procedury bezpieczeństwa w sposób dostosowany do potrzeb odbiorców.
Wybierz format procedury bezpieczeństwa, który pozwoli pracownikom szybko znaleźć informacje na temat bezpieczeństwa. Workforce Safety and Insurance zaleca stosowanie papieru o wymiarach 8,5 na 11 cali, który może być dziurkowany i wkładany do segregatora.
Utwórz konspekt. Wymień najważniejsze punkty bezpieczeństwa w logicznej kolejności, abyś mógł uporządkować swoje myśli. OSHA stwierdza, że dobrze zorganizowany plan prowadzi do właściwego działania i eliminuje zamieszanie, uszkodzenia mienia i obrażenia.
Napisz krótkie wprowadzenie. Wprowadzenie wyjaśnia cel procedury i osobę odpowiedzialną za jej egzekwowanie.
Zapisz kolejno kroki procedury. Używając swojego konturu jako przewodnika, pisz kroki procedury bezpieczeństwa w sposób jasny i zwięzły. Używaj czasu teraźniejszego, czasowników akcji tak, jakbyś rozmawiał z osobą wykonującą zabieg w tym samym czasie. Workforce Safety and Insurance radzi ci zachować krótkie zdania i akapity, używać ilustracji z przykładami, unikać żargonu i pisać z pozytywnym tonem głosu.
Podziel się kompleksowymi procedurami bezpieczeństwa. Jeśli piszesz procedurę bezpieczeństwa trwającą dłużej niż kilka stron, taką jak plan ewakuacji awaryjnej, podziel tekst na kilka krótszych procedur i sekcji.
Edytuj swoje pisanie. Upewnij się, że pisownia i gramatyka są poprawne i że Twoje wprowadzenie, kroki procedury bezpieczeństwa i podsumowanie są zgodne. Skorzystaj z pomocy partnera, aby przetestować to, co napisałeś, aby upewnić się, że procedura bezpieczeństwa jest przejrzysta, łatwa do zrozumienia i nie przegapisz żadnego ważnego kroku.
Wskazówki
-
Wpisz nazwę firmy, instrukcję, tytuł procedury i nazwę sekcji (jeśli dotyczy) u góry każdej strony.
Zawsze numeruj swoje procedury.
Napisz numery stron w następujący sposób: "Strona 1 z (całkowita liczba stron)."
