Księga nieruchomości śledzi dochody i wydatki związane z nieruchomościami. Utworzenie księgi nieruchomości nie różni się zbytnio od tworzenia jakiegokolwiek innego rodzaju księgi handlowej. Pierwszym krokiem, niezależnie od typu tworzonej księgi, jest decyzja, czy wykonać ją ręcznie, czy za pomocą skomputeryzowanego oprogramowania. Są obie wady i zalety.
Utrzymanie ręcznej księgi może wydawać się nieaktualne w dobie komputerów, w przypadku małej firmy lub pojedynczego agenta może mieć sens. Największą zaletą papierowej księgi jest to, że możesz zobaczyć wszystko jednym spojrzeniem, nie ma przewijania i nie wiesz, jak dopasować strony do siebie po wydrukowaniu. Inne zalety to możliwość zabrania go ze sobą w dowolnym miejscu, możliwość otwarcia go w dowolnym momencie i zapoznania się z wpisami oraz bez obaw o awarie komputera niszczące dane.
Wady ksiąg papieru polegają na ręcznym dodawaniu i odejmowaniu, co z łatwością może prowadzić do błędów. Mogą również być bardziej czasochłonne, jeśli masz dużą ilość danych do wprowadzenia. Ponadto nie ma łatwego sposobu udostępniania informacji innym. Nie można szybko wysłać e-maila ani załadować księgi głównej.
Zaletami oprogramowania są automatyczne obliczenia, szybkie i łatwe wprowadzanie, możliwość szybkiego udostępniania informacji swojemu księgowemu lub innym oraz fakt, że istnieje kilka programów stworzonych specjalnie dla nieruchomości. Poza tym często można uzyskać natychmiastową pomoc online, jeśli masz pytania dotyczące miejsca i sposobu wprowadzania przedmiotów.
Wady oprogramowania polegają na tym, że trzeba ciągle tworzyć kopie zapasowe w przypadku problemów z komputerem, twoja księga nie jest tak przenośna, jeśli nie posiadasz laptopa, i często łatwiej jest umieszczać liczby w niewłaściwych kolumnach niż w papierze księga, w której widać całą stronę.
Gdy już zdecydujesz, która metoda jest dla Ciebie odpowiednia, nadszedł czas, aby wybrać kategorie w Twojej księdze głównej.
Ten krok jest taki sam w przypadku ksiąg papierowych i opartych na oprogramowaniu, jednak w przypadku zakupu oprogramowania, takiego jak Real Estate Agent Accelerator, wiele kategorii będzie już dla Ciebie. W takim przypadku utwórz listę kategorii i dodaj to, co oprogramowanie jeszcze nie dodało.
Jeśli tworzysz kategorie od zera, weź kawałek papieru i utwórz dwie kolumny, jedną dla wydatków, a drugą dla przychodów. Możesz być tak szczegółowy, jak chcesz, ale unikaj zbyt ogólnego charakteru. Będziesz chciał oddzielić niektóre strumienie dochodów dla celów podatkowych, takich jak prowizje i premie.
W kolumnie "Przychody" wymień wszystkie rodzaje dochodów, jakie spodziewasz się otrzymać, i wymień je. Upewnij się, że zawierasz także kategorię "różne" lub "inne", ponieważ zawsze są nieoczekiwane przedmioty, które nie pasują nigdzie indziej.
Zrób to samo po stronie wydatków. Pomyśl o różnych rodzajach wydatków, które ponosisz i wymień je. Można je łączyć lub rozdzielać według własnego uznania, ale będziesz chciał zachować elementy wpływające na podatki inaczej w swoich kolumnach. Na przykład, możesz mieć listę materiałów biurowych i listę materiałów do czyszczenia, lub możesz połączyć je w jedną kategorię, ponieważ oba są odliczane w ten sam sposób na podatkach (jako koszty konserwacji). Zapytaj swojego doradcę podatkowego o radę, ale niektóre rzeczy, które powinieneś zachować osobno, to koszty podróży i duże zakupy, takie jak pojazdy, ponieważ te wydatki są potrącane w inny sposób.
Ostatnim krokiem jest po prostu wypełnienie wierzchołków kolumn utworzonymi kategoriami i rozpoczęcie wprowadzania wpisów pod każdą kolumną w miarę ich pojawiania się.
Jeśli korzystasz z księgi głównej, często najłatwiej jest poświęcić połowę książki na wydatki, a drugiej na przychody. Wyraźny podział między tymi dwoma pomoże uniknąć błędów przy wjeździe.
Jeśli korzystasz z programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, możesz rozważyć utworzenie dwóch oddzielnych plików, jednego dla przychodów i jednego dla wydatków, aby uniknąć pomyłek. Niektóre programy automatycznie ustawiają te dwie kategorie, co pomaga uniknąć błędów.
