Księga główna to miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje i zapisy księgowe firmy oraz gdzie są księgowane wszystkie transakcje. Jest to również miejsce, w którym wyciąga się informacje finansowe (bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych). Aby księgi rachunkowe były kompletne i dokładne, księga główna musi być utrzymywana w stanie równowagi i aktualności.
Sprawdź, czy księga główna jest w równowadze. Okresowo, zazwyczaj miesięcznie, książki firmy będą zrównoważone i zamknięte. Oznacza to, że wszelkie niezbędne wpisy dostosowujące są dokonywane w celu zrównoważenia księgi głównej. Sprawozdania finansowe pochodzą z księgi głównej. Pozycje zamknięcia są wprowadzane w celu ustalenia sald początkowych na następny okres - czyli aktualizacji księgi głównej. Zamykanie zapisów nie powinno następować do momentu, aż księga główna nie osiągnie salda za bieżący okres. Jeśli saldo początkowe jest nieprawidłowe w kolejnych okresach, będą one nadal obowiązywać przez wszystkie kolejne okresy do momentu dokonania odpowiednich korekt.
Uruchom raport z salda prób, pokazujący salda początkowe i salda końcowe. Jeśli sumy bilansowe początkowe nie są równe zero, ponownie uruchom raport o saldzie próbnym.Okres, w którym początkowe saldo jest równe zeru, to miejsce, w którym po raz pierwszy występuje problem braku równowagi.
Korzystając z danego zakresu dat, wydrukuj raport źródła szczegółów księgi głównej dla wszystkich dzienników i partii.
Przejrzyj raport źródła szczegółów księgi głównej i zidentyfikuj wszelkie wpisy, które nie są dwustronne. Po znalezieniu wpisu, który nie jest dwustronny, należy odwołać się do oryginalnego wydruku rejestru, aby zidentyfikować brakujący fragment wpisu.
Wpisanie brakującej części hasła będzie wymagało jednostronnego wpisu. Aby dokonać jednostronnego wpisu, prawdopodobnie będziesz potrzebować praw nadzorczych do systemu.
Aby wprowadzić pozycję dostosowującą w dzienniku ogólnym, należy wprowadzić z rejestru oryginalny dziennik, numer partii i datę księgowania. W polach wprowadzania danych wprowadź tylko te konta i dane, których brakuje. Po zakończeniu tych wpisów wydrukuj ogólny dziennik i zaktualizuj.
Potwierdź, że nie jesteś już zrównoważony. Porównaj salda końcowe dla raportu z prób dla tego okresu.
Powtarzaj cały proces dla każdego kolejnego okresu, aż dotrzesz do bieżącego okresu i nie jesteś już zrównoważony. Idąc dalej, powinieneś pracować tylko z bieżącym okresem, ponieważ skorygowałeś wszystkie poprzednie okresy i nie zamykasz książek bez wcześniejszego zrównoważenia księgi głównej.
Należy zauważyć, że księga główna może się zrównoważyć i nadal być nieprawidłowa, dzieje się tak, gdy obciążenia równe są kredytom, ale księgowania zostały dokonane na niewłaściwych rachunkach.
