Księga główna to plik lub książka, w której firma rejestruje wszystkie swoje transakcje finansowe. Na początku każdego roku budżetowego rozpoczyna się nowa księga główna z saldem otwarcia. W tym roku księgowy lub księgowy wprowadzi każdą transakcję, rozdzieloną na przypisane rachunki. Zwykle odbywa się to za pomocą kodów kont przypisanych przez firmę. Prowizja główna nie tylko pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej, w ramach której pieniądze zostały przeznaczone, ale także pomaga przewidzieć, co będzie potrzebne w nadchodzącym roku podatkowym.
W pierwszej komórce arkusza kalkulacyjnego lub lewej górnej lewej części w księ gowej wersji papierowej wpisz "Kod G / L". Tutaj będą wprowadzane kody kont księgi głównej. Każdy kod konta jest przypisany do określonego działu lub kategorii, takich jak materiały biurowe, wysyłki lub usługi prawne.
W drugiej komórce arkusza kalkulacyjnego lub drugiej spacji w pierwszym rzędzie księgi wpisz "Data faktury". W tej kolumnie osoba odpowiedzialna wpisuje datę powstania kredytu lub debetu. Wprowadź "Numer faktury" w następującej komórce.
W następnych trzech komórkach lub przestrzeniach wpisz "Wymagane przez", "Ilość czeku" i "Zapłacono na". Osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgi głównej wprowadzi osobę, która zażądała czeku, za ile i kogo została wystawiona. W następującej komórce lub przestrzeni wpisz "Cel", aby umożliwić szczegółowy opis wydatków.
W ostatnim polu komórki lub księgi w pierwszym wierszu wpisz "Saldo". Wprowadź saldo początkowe dla roku obrachunkowego w pierwszej komórce tej kolumny pod nagłówkiem.
Wprowadź formułę, aby automatycznie wstawiać pozostałe saldo w kolumnie "Saldo", jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego takiego jak Microsoft Excel. Składnia tej formuły będzie miała postać "= Ostatni bilans - kwota czeku". Jeśli używasz księgi wydruku, saldo będzie musiało zostać obliczone ręcznie.
Wskazówki
-
Jeśli firma używa wielu kont pod jednym kodem G / L, na przykład kodów materiałów biurowych obciążających poszczególne działy, użyj różnych kart arkusza lub stron księgi dla każdego działu, korzystając z salda budżetu każdego departamentu.
