Kiedy wydajność pracownika spada poniżej oczekiwań firmy, wielu pracodawców opracowuje plany poprawy wydajności. Celem planu poprawy wydajności jest zapewnienie pracownikowi szansy na usunięcie braków w wydajności przy użyciu ustrukturyzowanej metody obejmującej nadzór kierownika i regularne monitorowanie w celu mierzenia postępów. Niektóre plany poprawy wydajności to ostatnia szansa, aby pracownik musiał pozostać zatrudniony. Dlatego też twórz plany z surowymi wytycznymi, które wymieniają konsekwencje, o których pracownik jest świadomy podczas pisania planu.
Przejrzyj ocenę wydajności pracownika w bieżącym okresie oceny. Porównaj to z ocenami wydajności poprzednich ocen, aby ustalić, czy pracownik wykazał się biegłością w przeszłości w odniesieniu do bieżących problemów.
Wymień standardy wydajności, w których wydajność pracownika nie spełnia oczekiwań. Na przykład, jeśli standardy wydajności wskazują, że agent obsługi klienta musi utrzymywać 85 procent zadowolenia z opinii klientów, pracownik, którego ocena wynosi zaledwie 60 procent, musi ulec poprawie. Obszary wymagające ulepszeń mogą obejmować umiejętności komunikacyjne, procedury obsługi klienta oraz ewentualnie umiejętności negocjacyjne i rozwiązywania konfliktów.
Porozmawiaj o mocnych stronach pracownika i sposobach wykorzystania tych umiejętności do poprawy w obszarach, w których jego wydajność musi się poprawić. Na przykład pracownik, który wykazuje się doskonałą znajomością obsługi klienta przez telefon, może pracować nad przekazywaniem tych dobrych umiejętności komunikacyjnych, pomagając klientom w kontaktach twarzą w twarz. Poproś pracownika o informacje na temat tego, w jaki sposób może on się poprawić, na przykład szkolenie w zakresie umiejętności zawodowych lub indywidualne porady od przełożonego lub doświadczonego pracownika.
Określ obszary do poprawy według ich priorytetu. Obszary krytyczne są na pierwszym miejscu, a następnie obszary, w których pracownik może wprowadzać kolejne ulepszenia lub drobne poprawki. Zastanów się nad integracją drobnych korekt w celu poprawy, jeśli są to stosunkowo łatwe poprawki, które pracownik może natychmiast rozwiązać.
Dokumentować opinie i zalecenia przełożonego. Zbuduj pisemny plan zawierający listę braków wydajności zgodnie ze standardami wydajności. Ponadto należy wymienić działania, które pracownik podejmie w celu usprawnienia i zasoby niezbędne do poprawy.
Zaplanuj kamienie milowe do monitorowania postępów w planie poprawy wydajności. Na przykład, jeśli plan trwa 45 dni, cotygodniowe konferencje kontrolne z opiekunem powinny ujawniać stopniowe usprawnienia.
Podaj konsekwencje nieprzestrzegania warunków planu poprawy wydajności. W zależności od obszarów i rodzajów poprawy, usunięcie z pozycji lub nawet zakończenie może wynikać z faktu, że pracownik nie wypełnia warunków planu.
Uzyskaj zgodę od pracownika na warunkach planu poprawy wydajności. Przekaż pracownikowi kopię planu i poproś go o podpisanie, aby wskazać, że rozumie wymagania i konsekwencje.
Załącz kopię aktualnego planu oceny wydajności do planu poprawy wydajności i zeskanuj oba dokumenty w pliku personelu pracownika.
