Jako właściciel firmy, jesteś odpowiedzialny za śledzenie swoich finansów i płacenie podatków na czas. W zależności od preferencji możesz prowadzić własną księgowość, zatrudnić specjalistę lub wyznaczyć kogoś w swojej organizacji do obsługi tego zadania. Bez względu na wybraną opcję, poświęć czas na zapoznanie się z różnymi systemami księgowymi. Upewnij się, że dobrze rozumiesz różnice między systemami pojedynczego wejścia i systemami podwójnego wejścia, oprócz ręcznych i skomputeryzowanych programów księgowych.
Czym jest system księgowy?
Istnieją różne rodzaje systemów księgowych, a każdy z nich ma charakterystyczne cechy. Jednak wszystkie mają wspólny cel: zarządzanie finansową działalnością przedsiębiorstwa, takie jak przychody, wydatki i zobowiązania. W erze cyfrowej większość księgowych korzysta z wyrafinowanych systemów obejmujących zaległe przypomnienia o płatnościach, zaawansowane funkcje raportowania, automatyczne tworzenie kopii zapasowych danych, usługi w chmurze i inne.
Bez systemu księgowego trudno byłoby przygotować książki do comiesięcznego i rocznego raportowania, śledzić bieżące wydatki i oceniać wyniki finansowe firmy. Ręczne obliczenia są przestarzałe i podatne na błędy ludzkie. Skomputeryzowane systemy księgowe są dokładne i sprawiają, że wszystko jest o wiele łatwiejsze. Ty lub Twój zespół zaoszczędzisz czas i pieniądze, jednocześnie zapobiegając kosztownym pomyłkom.
Programy te mogą obsługiwać wszystkie rodzaje informacji księgowych i generować szczegółowe raporty. Możesz ich używać do obliczania płac wypłacanych i płaconych pracownikom, rejestrowania transakcji, sprawdzania wskaźników obrotu kredytowego i przetwarzania danych dotyczących sprzedaży, listy płac, zapasów i innych kluczowych aspektów Twojej firmy. Niektóre systemy księgowe są przeznaczone dla małych firm i freelancerów, podczas gdy inne odwołują się do dużych przedsiębiorstw, agencji rządowych lub określonych branż.
Rodzaje oprogramowania księgowego
Wybór systemu księgowego zależy od budżetu, preferencji i wielkości firmy. Cztery główne typy systemów oprogramowania finansowego obejmują:
- Systemy pojedynczego wejścia
- Systemy podwójnego wejścia
- Ręczne systemy księgowe
- Skomputeryzowane systemy księgowe
Można je dalej podzielić na kilka innych kategorii, takich jak oprogramowanie do księgowania w chmurze, niestandardowe oprogramowanie księgowe, oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa, komercyjne oprogramowanie z półki i wiele innych. Najnowsze programy mają możliwości automatyzacji marketingu i sprzedaży, nieograniczone planowanie faktur, moduły płac i inne nowatorskie funkcje. Ich zastosowanie w rachunkowości wykracza poza śledzenie codziennych operacji finansowych.
Systemy pojedynczego wejścia są najbardziej podstawową opcją. Jak sugeruje ich nazwa, rejestrują każdą transakcję pojedynczym wpisem w dzienniku rachunkowości. Ta metoda jest łatwa w użyciu i nie wymaga szkolenia w zakresie rachunkowości. Apeluje do małych firm o małej aktywności. Minusem jest to, że jest podatny na błędy i nie śledzi należności, zobowiązań, zobowiązań i innych.
Obecnie większość typów oprogramowania finansowego, w tym te przeznaczone dla małych przedsiębiorstw, wykorzystuje księgowość podwójnego zapisu. Oznacza to, że każda transakcja obejmuje co najmniej dwa konta, co pozwala na dokładniejsze raportowanie i wykrywanie błędów w odpowiednim czasie.
Manualne i skomputeryzowane systemy księgowe
Oba typy systemów rachunkowości oparte są na tych samych zasadach. Rachunek ręczny jest jednak czasochłonny i wiąże się z większą ilością papierkowej roboty. Ci, którzy go używają, muszą sporządzać sprawozdania finansowe, obliczać salda prób, rejestrować transakcje w rejestrach fizycznych i tak dalej. Ponieważ wszystko odbywa się ręcznie, istnieje większe ryzyko błędu ludzkiego.
Z drugiej strony, skomputeryzowane systemy rejestrują transakcje finansowe drogą elektroniczną i usprawniają operacje. Użytkownicy mogą wyświetlać dane w różnych formatach, przechowywać je w chmurze i uzyskiwać do nich dostęp w drodze. Przykłady obejmują FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero i ActivityHD.
W zależności od swojej niszy możesz także wybrać branżowe systemy księgowe, takie jak Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting lub Sage Fixed Assets. Wiele programów jest specjalnie zaprojektowanych dla placówek opieki zdrowotnej, firm produkcyjnych, organizacji non-profit i innych typów organizacji.
