Dokumentacja jest ważna dla każdego wdrożenia systemu, a system rachunkowości nie jest wyjątkiem. Dokumentowanie odbywa się zwykle na papierze lub w Internecie z objaśnieniami, dlaczego podjęto pewną decyzję w stosunku do innych. Dokumentacja jest zwykle standardowa w firmie i odbywa się w taki sam sposób za każdym razem, gdy wdrażany jest nowy system, co ułatwia czytanie i badanie wszelkich problemów.
Rozwiązywanie problemów
Znaczenie dokumentacji systemu księgowego jest wyraźnie widoczne, gdy coś idzie nie tak i ludzie muszą dowiedzieć się, jak to naprawić. Na przykład: system zobowiązań powoduje dodanie dziwnego podatku do niektórych dostawców. Najłatwiejszym sposobem znalezienia przyczyny tego problemu jest przejrzenie dokumentacji, aby zobaczyć, jak system został skonfigurowany i dlaczego. Ma to kluczowe znaczenie, gdy system zostanie po raz pierwszy użyty, a ludzie znajdują nieoczekiwane problemy. Może raport prosi o informacje, które nie istnieją. Zaglądanie do dokumentacji pomogłoby w rozwiązaniu problemu, pokazując, gdzie te informacje są skonfigurowane w systemie.
Decyzje
Dokumentacja systemu księgowego powinna przedstawiać decyzje w trakcie wdrażania systemu. Wiele systemów pozwala na dużą elastyczność i, wraz z elastycznością, podejmuje decyzje. Na przykład dokumentacja pokazuje, kto zdecydował, ile cyfr powinno mieć konto, oraz powody, dla których podjęto tę decyzję. Jest to bardzo ważne, gdy firma przechodzi poważne zmiany, a nowe kierownictwo chce zrozumieć decyzje podejmowane przez osoby, które już nie istnieją. Może te decyzje były mądre; może nie. Ale przynajmniej istnieje dokumentacja decyzji podjętych dla firmy.
Zmiany
Gdy system wymaga aktualizacji za pomocą nowej wersji lub nowego modułu, posiadanie odpowiedniej dokumentacji może pomóc przyspieszyć ten proces. Ma to kluczowe znaczenie, jeśli program księgowy został zaprojektowany specjalnie dla firmy. Wszelkie szczegóły techniczne są bardzo ważne przy rozważaniu kompatybilności z innym oprogramowaniem i wszelkich zmianach wymaganych w programie. Na przykład możesz potrzebować modułu środka trwałego i chcesz, aby ten moduł przekazywał informacje do księgi głównej. Dokumentacja powinna dać ci wskazówki, czy możesz to zrobić, a jeśli tak, to co musisz zrobić. Zwykle ludzie technologii informatycznych (IT) używają dokumentacji do informacji technicznych.
Format
Dobra dokumentacja dla systemów księgowych to zazwyczaj połączenie schematów blokowych i tekstu. Wiele razy diagram danych pokazuje, jak system został opracowany i wdrożony lepiej niż tekst. Może to być nieco skomplikowane, aby zrozumieć, więc upewnij się, że twoja dokumentacja ma legendę, abyś mógł postępować zgodnie z koncepcjami.
Inne formaty dokumentacji są w formie ankiet, gdzie zadawane są szczegółowe pytania, a odpowiedzi są dokumentowane. W oparciu o odpowiedzi, raporty i inne problemy z systemem rachunkowym zostały rozwiązane. Wiele razy dokumentacja zawiera zarówno schematy blokowe, jak i kwestionariusze.
Rozważania
Wiele firm dokumentuje, w jaki sposób i dlaczego wybrano określony system rachunkowości, a nie inne. To może dać użytkownikom naprawdę dobre wyobrażenie o tym, co wtedy było, nawet jeśli żaden z decydentów nie jest w stanie zadawać pytań. Odkąd wdrożenie systemu może być kosztowne, zazwyczaj dostępne są minuty spotkań w celu udokumentowania procesu decyzyjnego. Możliwe, że jeden ze sprzedawców oferował darmowe szkolenia, które były bardziej atrakcyjne niż inne. Tak więc, nawet przed rozpoczęciem wdrożenia systemu, powinna być dostępna również dokumentacja.
